# Quy trình Bán hàng ## Giao dịch là gì? Deals (Giao dịch) cho phép bạn theo dõi các cơ hội bán hàng khi chúng chuyển từ lần liên hệ đầu tiên đến khi chốt đơn thành công. Mỗi giao dịch đại diện cho một cơ hội bán hàng hoặc kết quả kinh doanh gắn liền với một liên hệ cụ thể. Bằng cách sắp xếp các giao dịch vào các giai đoạn, bạn sẽ có cái nhìn rõ ràng về vị trí của từng cơ hội và những việc cần bạn chú ý tiếp theo. **Tại sao nên sử dụng quy trình bán hàng?** Nếu không có quy trình này, bạn rất dễ quên mất mình đã nói chuyện với ai, đã đề xuất những gì và khách hàng tiềm năng nào cần được theo dõi. Quy trình bán hàng cung cấp cho bạn cái nhìn tổng quan trực quan về toàn bộ quá trình bán hàng để đảm bảo không bỏ sót bất kỳ cơ hội nào. **Ví dụ:** Hãy tưởng tượng bạn đang điều hành một công ty tiếp thị. Bạn đang trò chuyện với 30 khách hàng tiềm năng qua WhatsApp và Instagram. Một số là khách hàng mới, một số đã nhận được đề xuất vào tuần trước và một số đã sẵn sàng ký hợp đồng. Nếu không có quy trình bán hàng (pipeline), bạn sẽ phải ghi nhớ tất cả những điều đó trong đầu. Với Deals, bạn có thể thấy ngay rằng mình có 10 khách hàng tiềm năng mới, 8 khách hàng đã nhận đề xuất và 3 khách hàng sẵn sàng chốt đơn — và bạn biết chính xác nơi cần tập trung năng lượng của mình. --- ## Tìm Deals ở đâu Trong thanh bên, dưới nhóm **CRM**, hãy nhấp vào **Deals**. Phần tiêu đề hiển thị số lượng giao dịch và tổng giá trị quy trình bán hàng của bạn, cùng với các nút **Stages** (Giai đoạn) và **New deal** (Giao dịch mới) ở góc trên bên phải. --- ## Thiết lập các Giai đoạn Quy trình của bạn Không giống như các hệ thống cứng nhắc với các giai đoạn cố định, nền tảng cho phép bạn tạo các giai đoạn quy trình riêng phù hợp với chính xác quy trình bán hàng của bạn. Bạn quyết định sử dụng giai đoạn nào, thứ tự xuất hiện và màu sắc cho từng giai đoạn. ### Cách Cấu hình các Giai đoạn Quy trình 1. Nhấp vào **Deals** (Giao dịch) trong thanh bên. 2. Nhấp vào **Stages** (Giai đoạn) ở đầu trang để mở cửa sổ **Edit pipeline stages** (Chỉnh sửa giai đoạn quy trình). 3. Các giai đoạn được nhóm thành ba phần — **Open** (Đang mở), **Won** (Thắng), và **Lost** (Thua) — cùng với bộ chọn mẫu quy trình ở bên trái. Từ đây, bạn có thể: - **Thêm giai đoạn mới** — Nhấp vào dấu **+** bên cạnh tiêu đề phần, đặt tên cho giai đoạn, chọn màu và kéo nó vào vị trí. - **Chỉnh sửa giai đoạn hiện có** — Thay đổi tên hoặc màu của bất kỳ giai đoạn nào ngay tại chỗ; nhấp vào **Advanced** (Nâng cao) trên hàng giai đoạn để hiển thị các trường **Trigger tag** (Thẻ kích hoạt) và **Default value** (Giá trị mặc định) (xem phần "Tự động hóa dựa trên thẻ" bên dưới). - **Sắp xếp lại các giai đoạn** — Kéo các giai đoạn lên hoặc xuống để thay đổi thứ tự xuất hiện trên bảng của bạn. - **Xóa giai đoạn** — Sử dụng menu của hàng giai đoạn và chọn **Delete** (Xóa). 4. Nhấp vào **Apply changes** (Áp dụng thay đổi) khi bạn hoàn tất. > **Giới hạn giai đoạn và điều gì xảy ra khi bạn xóa.** Bạn có thể có tối đa 20 giai đoạn quy trình và tên giai đoạn có thể dài tối đa 80 ký tự. Khi bạn xóa một giai đoạn, bất kỳ giao dịch nào vẫn còn trong đó sẽ không bị xóa — nhưng chúng cũng **không** được chuyển đi đâu cả, vì vậy chúng sẽ biến mất khỏi bảng — và khỏi các chế độ xem Danh sách và Bảng — cho đến khi bạn gán lại chúng. Hãy chuyển các giao dịch ra khỏi một giai đoạn **trước** khi xóa giai đoạn đó. Việc xóa một giai đoạn trống không gây ra tác dụng phụ nào. **Nếu bạn chưa định cấu hình giai đoạn nào,** trang Deals sẽ hiển thị trạng thái trống, nhắc bạn thiết lập các giai đoạn quy trình trước khi có thể bắt đầu tạo giao dịch. ### Mỗi Giai đoạn bao gồm những gì | Thuộc tính | Chức năng | |---|---| | **Tên** | Nhãn hiển thị trên cột Kanban (ví dụ: "Khách hàng tiềm năng mới", "Đã gửi đề xuất", "Chốt đơn thành công"). | | **Màu sắc** | Màu sắc trực quan cho cột giai đoạn, giúp dễ dàng phân biệt các giai đoạn trong nháy mắt. | | **Vị trí** | Thứ tự của giai đoạn trong quy trình của bạn, từ trái (sớm nhất) sang phải (muộn nhất). | | **Thẻ kích hoạt** | Một thẻ tùy chọn giúp tự động hóa việc tạo và di chuyển giao dịch (xem "Tự động hóa dựa trên thẻ" bên dưới). | | **Giá trị mặc định** | Giá trị tiền tệ được tự động gán cho bất kỳ giao dịch nào được tạo bởi thẻ kích hoạt cho giai đoạn này. Ví dụ: nếu bạn đặt giá trị mặc định là $1.000 cho giai đoạn "Đã đủ điều kiện", mọi giao dịch được tự động tạo trong giai đoạn đó sẽ bắt đầu ở mức $1.000. | | **Tự động di chuyển các giao dịch không hoạt động** | Tùy chọn. "Sau N ngày không có hoạt động, di chuyển đến [giai đoạn]". Một giao dịch nằm trong giai đoạn này N ngày mà không có bất kỳ thay đổi nào sẽ được di chuyển đến giai đoạn bạn chọn, được kiểm tra mỗi ngày một lần. Tiện lợi để chuyển các khách hàng tiềm năng cũ sang cột "Cũ" hoặc "Theo dõi sau" khi nhóm của bạn làm việc thủ công trên bảng. Cần cả hai phần: số ngày (1 đến 365) và giai đoạn mục tiêu. Xóa một trong hai phần sẽ tắt quy tắc này. | ### Ví dụ về Quy trình **Công ty tiếp thị:** Khách hàng mới > Cuộc gọi khám phá > Đã gửi đề xuất > Đàm phán > Thắng > Thua **Cửa hàng thương mại điện tử:** Yêu cầu > Đã gửi báo giá > Chờ thanh toán > Đã thanh toán > Đã hoàn tất **Bất động sản:** Yêu cầu mới > Đã lên lịch xem nhà > Đã đưa ra đề nghị > Đang trong hợp đồng > Đã chốt **Công ty tư vấn:** Liên hệ ban đầu > Đánh giá nhu cầu > Đề xuất > Xem xét hợp đồng > Đã ký kết Bạn không bị giới hạn trong các ví dụ này. Hãy tạo bất kỳ giai đoạn nào phù hợp với doanh nghiệp của bạn. --- ## Tạo giao dịch Để tạo một giao dịch mới: 1. Nhấp vào **Deals** (Giao dịch) trong thanh bên. 2. Nhấp vào **New deal** (Giao dịch mới) ở góc trên bên phải — hoặc nhấp vào nút **+** ở đầu bất kỳ cột kanban nào, thao tác này sẽ chọn trước giai đoạn của cột đó. Ngoài ra còn có một trường thêm nhanh ở cuối mỗi cột để thêm giao dịch chỉ bằng tiêu đề. 3. Điền thông tin chi tiết về giao dịch: - **Tiêu đề** — Tên mô tả cho cơ hội (ví dụ: "Thiết kế lại trang web - Acme Corp" hoặc "Phí giữ chỗ hàng tháng - Sarah's Bakery"). - **Giá trị** — Giá trị tiền tệ ước tính của giao dịch (ví dụ: $5,000). Điều này giúp bạn dự báo doanh thu. Giá trị sử dụng loại tiền tệ của tài khoản của bạn và được nhập dưới dạng số nguyên. - **Xác suất (%)** — Khả năng chốt giao dịch này là bao nhiêu, từ 0 đến 100 phần trăm (xem phần "Xác suất giao dịch và Dự báo có trọng số" bên dưới). - **Giai đoạn** — Giai đoạn hiện tại của giao dịch trong quy trình của bạn. - **Mức độ ưu tiên** — Mức độ ưu tiên của giao dịch (Thấp, Trung bình hoặc Cao). - **Liên hệ** — Chọn liên hệ mà giao dịch này được liên kết. - **Người được giao** — Thành viên nhóm sở hữu giao dịch này (hoặc để trống là Chưa gán). - **Công ty** — Công ty hoặc tổ chức mà giao dịch gắn liền với. - **Ngày chốt** — Thời điểm bạn dự kiến giao dịch sẽ chốt. - **Nguồn** — Nơi giao dịch bắt nguồn (ví dụ: trang web, giới thiệu, chiến dịch). - **Thẻ** — Các nhãn tự do để lọc sau này. - **Mô tả** — Tóm tắt về giao dịch và bất kỳ ngữ cảnh nào đáng lưu giữ. 4. Nhấp vào **Tạo giao dịch**. **Mẹo:** Hãy tạo giao dịch ngay khi cuộc trò chuyện trở thành một cơ hội bán hàng thực sự. Bạn bắt đầu theo dõi càng sớm thì càng ít có khả năng quên các bước theo dõi quan trọng. --- ## Liên kết giao dịch với liên hệ Mỗi giao dịch đều được liên kết với một liên hệ trong ứng dụng. Kết nối này cung cấp cho bạn ngữ cảnh mạnh mẽ: - **Lịch sử trò chuyện đầy đủ** — Lịch sử trò chuyện và ngữ cảnh giao tiếp luôn có sẵn ngay bên cạnh chi tiết giao dịch, vì vậy bạn không bao giờ mất dấu những gì đã được thảo luận. - **Phản hồi AI thông minh hơn** — Khi tác nhân AI của bạn tương tác với một liên hệ, nó có thể nhận biết giai đoạn giao dịch và điều chỉnh phản hồi cho phù hợp. Để liên kết một giao dịch với một liên hệ, chỉ cần chọn liên hệ đó khi tạo hoặc chỉnh sửa giao dịch — hoặc liên kết trực tiếp từ phần **Giao dịch** trong [bảng liên hệ trò chuyện](../chats/chat-interface.md#right-panel-the-contact-panel) của liên hệ đó. --- ## Thêm tác vụ vào một giao dịch Một công việc tiếp theo thường thuộc về một giao dịch: "gọi cho họ vào ngày mai lúc 3 giờ về báo giá". Bạn có thể tạo tác vụ đó ngay từ giao dịch, trên một dòng duy nhất mà không cần mở biểu mẫu tác vụ đầy đủ: - **Trên bảng** — di chuột qua một thẻ và nhấp vào biểu tượng **dấu kiểm** trong hàng thao tác nhanh của thẻ đó. Một dải nhỏ sẽ hiện ra. - **Trong ngăn kéo giao dịch** — nhấp vào một thẻ để mở ngăn kéo của nó; phần **Tác vụ** có cùng dải đó, với các tác vụ đang mở của giao dịch được liệt kê bên dưới. - **Trên hồ sơ giao dịch** — mở tab **Tác vụ** của giao dịch; dải này nằm phía trên các tác vụ được liên kết. Nút **Tác vụ mới** vẫn ở đó để bạn sử dụng khi cần biểu mẫu đầy đủ (loại, giai đoạn, người được giao, mô tả). Dải này hoạt động giống nhau ở mọi nơi: 1. **Tiêu đề** được điền sẵn cho bạn — "Theo dõi việc thiết kế lại Website" — và bạn có thể nhập đè lên đó. 2. Chọn **ngày đến hạn** từ các lựa chọn nhanh: **Cuối hôm nay**, **Ngày mai**, **Trong 3 ngày**, hoặc **Tuần tới**. Hoặc nhấp vào nút ngày để tự chọn ngày của riêng bạn. Cần một giờ chính xác? Hãy đặt nó trong trường **thời gian** bên cạnh ngày. 3. Nhấp vào **Tạo tác vụ** (hoặc nhấn Enter trong trường tiêu đề). Tác vụ này là một **Việc cần làm**, được liên kết với giao dịch và liên hệ của giao dịch đó, vì vậy nó sẽ hiển thị trên giao dịch, trong bảng trò chuyện của liên hệ và trên trang Tác vụ. Lựa chọn ngày đến hạn bạn đã sử dụng gần nhất sẽ được ghi nhớ cho lần sau. > **Bạn không thấy dải này?** Nó chỉ xuất hiện khi Tác vụ được bật cho tài khoản của bạn và quyền của nhóm cho phép bạn chỉnh sửa liên hệ. Xem [Tác vụ](../tasks/tasks.md#permissions). --- ## Chế độ xem và Lọc Hai hàng thẻ nằm phía trên bảng: - **Chế độ xem đã lưu** — các cài đặt sẵn nhanh như **Tất cả**, **Quy trình đang mở**, **Thắng trong tháng này**, **Giao dịch nóng**, **Không hoạt động 14 ngày+** và **Chốt trong tháng này**, mỗi mục đều có số lượng trực tiếp. Chỉ cần một cú nhấp chuột là chuyển toàn bộ bảng sang lát cắt đó. - **Thẻ lọc thông minh** — bật/tắt bất kỳ kết hợp nào của **Đang mở**, **Thắng trong tháng này**, **Cũ 14 ngày+**, **Giá trị cao** hoặc **Chốt trong 7 ngày** trên chế độ xem đã lưu để thu hẹp phạm vi hơn nữa. Bên dưới đó, một hộp tìm kiếm giúp tìm các giao dịch theo **tiêu đề** hoặc **công ty**, và nút **Filter** (Bộ lọc) mở ra trình tạo quy tắc bao gồm **giai đoạn, mức độ ưu tiên, thẻ, ngày tạo, ngày chốt, công ty, người được giao** và **giá trị** — bao gồm cả lọc theo phạm vi ngày: - **Phạm vi ngày tạo** — Chỉ hiển thị các giao dịch được tạo trong khoảng thời gian giữa hai ngày. Hữu ích cho việc đánh giá hàng tháng hoặc hàng quý. - **Phạm vi ngày đóng** — Chỉ hiển thị các giao dịch có ngày đóng dự kiến trong một khoảng thời gian đã chọn. Hữu ích cho việc báo cáo "những gì sẽ chốt trong tháng này?". **Ví dụ:** - "Hiển thị cho tôi tất cả các giao dịch được tạo trong Quý 1 để tôi có thể xem xét quá trình xây dựng quy trình bán hàng của mình." - "Hiển thị cho tôi các giao dịch được tạo trong tuần này để tôi có thể xem xét các khách hàng tiềm năng mới nhất của mình." **Mẹo:** Các bộ lọc ngày bao gồm toàn bộ ngày đó. Việc chọn cùng một ngày bắt đầu và ngày kết thúc sẽ cung cấp cho bạn mọi thứ được tạo (hoặc chốt) trong ngày đó, từ nửa đêm đến nửa đêm. Trình chuyển đổi chế độ xem cho phép bạn chuyển đổi giữa **Kanban** (bảng các thẻ được sắp xếp theo cột, mỗi cột là một giai đoạn), **Danh sách** và **Bảng** cho cùng một tập hợp giao dịch đã lọc. --- ## Quản lý quy trình bán hàng - **Bảng kiểu Kanban** — Các giao dịch được hiển thị dưới dạng thẻ được sắp xếp theo giai đoạn trong các cột. Mỗi cột tương ứng với một trong các giai đoạn quy trình tùy chỉnh của bạn, từ trái sang phải theo thứ tự bạn đã xác định. Bạn có thể xem toàn bộ quy trình của mình trong nháy mắt. - **Kéo và thả giữa các giai đoạn** — Di chuyển các giao dịch giữa các giai đoạn bằng cách kéo chúng từ cột này sang cột khác. Ví dụ: kéo một giao dịch từ "Đã gửi đề xuất" sang "Đàm phán" khi khách hàng bắt đầu thảo luận về các điều khoản. - **Kéo và thả trong cùng một giai đoạn** — Bạn cũng có thể sắp xếp lại các thẻ trong cùng một cột. Điều này rất hữu ích để giữ các giao dịch quan trọng hoặc khẩn cấp nhất ở đầu mỗi giai đoạn để bạn có thể thấy chúng đầu tiên. Thứ tự này được lưu cho tài khoản của bạn. - **Các ô tóm tắt** — Phía trên bảng, bốn ô hiển thị **Quy trình mở** (tổng giá trị của mọi thứ vẫn đang hoạt động), **Dự báo có trọng số** (giá trị của mỗi giao dịch mở nhân với xác suất của nó, sau đó cộng lại — xem [Xác suất giao dịch và Dự báo có trọng số](#deal-probability-and-weighted-forecasts)), **Đã thắng trong tháng này** và **Tổng số đã thắng**. - **Nhấp vào một thẻ để mở chi tiết** — Một ngăn bên sẽ hiển thị giá trị, xác suất, ngày đóng, mức độ ưu tiên, nguồn, chủ sở hữu và ngày tạo của giao dịch, cùng với các hành động **Đánh dấu thắng**, **Chỉnh sửa** và **Xóa**. - **Mở cuộc trò chuyện trực tiếp từ thẻ** — Đối với bất kỳ giao dịch nào được liên kết với một liên hệ, hãy nhấp vào biểu tượng trò chuyện ở góc trên bên phải của thẻ (hoặc ở cuối hàng trong chế độ xem Danh sách) để chuyển thẳng đến cuộc trò chuyện của liên hệ đó mà không cần rời khỏi quy trình. Biểu tượng này chỉ xuất hiện khi giao dịch có liên kết với một liên hệ. **Tại sao chế độ xem này quan trọng:** Bảng quy trình giúp bạn phát hiện các điểm nghẽn trong nháy mắt. Nếu bạn thấy 15 giao dịch bị kẹt ở "Đã gửi đề xuất" và không có giao dịch nào chuyển sang "Đàm phán", bạn biết đã đến lúc cần theo dõi các đề xuất đó. Nếu cột giai đoạn đầu tiên của bạn trống, bạn biết mình cần tạo thêm khách hàng tiềm năng. ### Biến một giai đoạn thành danh sách liên hệ Việc phát hiện điểm nghẽn là một chuyện — còn việc nhắn tin cho tất cả những người bị kẹt trong đó lại là chuyện khác. Mỗi tiêu đề cột đều có một **biểu tượng người** bên cạnh dấu **+**: hãy nhấp vào đó và bạn sẽ nhận được một [danh sách thông minh](../get-started/list-and-contact-management.md#smart-lists-auto-updating) mới đã được thiết lập sẵn với một quy tắc: **Giai đoạn giao dịch là bất kỳ giai đoạn nào trong số đó**. Hãy đặt tên cho nó (hệ thống sẽ gợi ý tên dựa trên giai đoạn) và lưu lại. Kết quả là một danh sách liên hệ *luôn đồng bộ với cột*: bất kỳ ai có giao dịch nằm trong giai đoạn đó đều sẽ có mặt trong danh sách, và ngay khi một giao dịch được kéo vào hoặc kéo ra khỏi giai đoạn, liên hệ tương ứng sẽ tự động tham gia hoặc rời khỏi danh sách. Hãy hướng một [bản tin](../broadcasts/broadcasts.md) vào danh sách đó và "theo dõi tất cả mọi người trong giai đoạn Đã gửi đề xuất" sẽ trở thành một đối tượng chỉ với một cú nhấp chuột — không cần xuất dữ liệu, không cần chọn liên hệ thủ công, và vào tháng sau, danh sách đó vẫn sẽ chính xác. Bạn cũng có thể mở rộng các quy tắc sau khi tạo danh sách — hãy mở phần **Chỉnh sửa quy tắc** của danh sách và thêm các giai đoạn khác, hoặc các điều kiện bổ sung như "không có phản hồi trong 14 ngày". ### Sắp xếp các giao dịch trong một giai đoạn **Cách sắp xếp lại:** 1. Mở trang **Giao dịch** (chế độ xem Kanban). 2. Nhấp và giữ một thẻ giao dịch. 3. Kéo thẻ đó lên hoặc xuống trong cùng một cột giai đoạn. 4. Thả chuột để đặt nó vào vị trí mới. **Mẹo để sắp xếp hiệu quả:** - Giữ các **giao dịch quan trọng nhất ở đầu** mỗi giai đoạn để bạn nhìn thấy chúng trước tiên. - Đẩy các **giao dịch cũ hoặc ưu tiên thấp xuống dưới** để chúng không làm bạn xao nhãng, nhưng bạn vẫn có thể tìm thấy chúng. - Các giao dịch mới tạo sẽ tự động được thêm vào **đầu** giai đoạn của chúng, vì vậy các cơ hội mới nhất sẽ xuất hiện ngay lập tức. - Khi bạn kéo một giao dịch vào một giai đoạn mới, theo mặc định, nó sẽ nằm ở đầu giai đoạn đó. Sau đó, bạn có thể sắp xếp lại nó trong cột đó. --- ## Xác suất giao dịch và Dự báo có trọng số Mỗi giao dịch đều có trường **Xác suất**, được biểu thị bằng tỷ lệ phần trăm từ **0 đến 100**. Điều này thể hiện khả năng giao dịch sẽ chốt thành công. **Ý nghĩa của xác suất:** - **0%** — Giao dịch này về cơ bản đã mất hoặc không thể thực hiện. - **25%** — Mới quan tâm, nhưng vẫn còn nhiều việc phải làm để thành công. - **50%** — Một cơ hội thực sự, cơ hội ngang nhau. - **75%** — Có khả năng chốt, chỉ còn hoàn thiện các chi tiết cuối cùng. - **100%** — Giao dịch gần như chắc chắn đã thắng. **Tại sao xác suất lại quan trọng:** Giá trị của một giao dịch đơn lẻ có thể gây hiểu lầm. Một giao dịch trị giá 10.000 đô la với xác suất 10% không giống như một giao dịch 10.000 đô la với xác suất 90%. Xác suất cho phép bạn xây dựng dự báo trung thực hơn bằng cách **tính trọng số** giá trị của mỗi giao dịch theo khả năng chốt của nó — đây chính xác là những gì ô **Dự báo có trọng số** phía trên bảng hiển thị. **Ví dụ:** | Giao dịch | Giá trị | Xác suất | Giá trị có trọng số | |---|---|---|---| | Trang web Acme Corp | $5,000 | 80% | $4,000 | | Phí giữ chỗ Bakery | $2,000 | 50% | $1,000 | | Big Box Co Pilot | $20,000 | 10% | $2,000 | | **Tổng quy trình** | **$27,000** | — | **$7,000** | Tổng chưa tính trọng số (27.000 đô la, khớp với ô **Quy trình mở**) hiển thị con số tiêu đề. Tổng đã tính trọng số (7.000 đô la, khớp với ô **Dự báo có trọng số**) hiển thị những gì bạn có thể thực tế mong đợi đạt được dựa trên khả năng thực tế chốt được của mỗi giao dịch. **Thiết lập xác suất:** Bạn có thể thiết lập xác suất khi tạo giao dịch và chỉnh sửa bất kỳ lúc nào từ chi tiết giao dịch. Nhiều nhóm chọn chuẩn hóa xác suất theo từng giai đoạn (ví dụ: "Khám phá = 25%, Đề xuất = 50%, Đàm phán = 75%") để dự báo trở nên nhất quán trong toàn đội ngũ. Tổng số theo giai đoạn — giá trị và số lượng giao dịch — cũng hiển thị ở đầu mỗi cột kanban và tuân thủ bất kỳ chế độ xem đã lưu, bộ lọc thông minh hoặc quy tắc bảng Lọc nào mà bạn hiện đang áp dụng. --- ## Tự động hóa dựa trên thẻ (Tag) Một trong những tính năng mạnh mẽ nhất của hệ thống giao dịch là tự động hóa dựa trên thẻ. Mỗi giai đoạn quy trình có thể được gán một **thẻ kích hoạt**. Khi thẻ đó được thêm vào một liên hệ — cho dù bởi tác nhân AI, webhook hay thủ công — nền tảng sẽ tự động: 1. **Tạo một giao dịch mới** cho liên hệ đó trong giai đoạn được kích hoạt, hoặc 2. **Di chuyển một giao dịch hiện có** đến giai đoạn đó nếu liên hệ đã có một giao dịch trong đường ống bán hàng của bạn. ### Thiết lập thẻ kích hoạt 1. Đi tới **Deals** (Giao dịch) trong thanh bên. 2. Nhấp vào **Stages** (Giai đoạn) để mở **Edit pipeline stages** (Chỉnh sửa giai đoạn quy trình). 3. Trên giai đoạn bạn muốn tự động hóa, nhấp vào **Advanced** (Nâng cao) để hiển thị menu thả xuống **Trigger tag** (Thẻ kích hoạt). Chọn thẻ sẽ kích hoạt việc tạo hoặc di chuyển giao dịch cho giai đoạn đó. 4. Tùy chọn, đặt **Default value** (Giá trị mặc định) cho giai đoạn — giá trị này sẽ được gán cho bất kỳ giao dịch nào được tự động tạo bởi thẻ kích hoạt. 5. Nhấp vào **Apply changes** (Áp dụng thay đổi). > **Các liên hệ đã được gắn thẻ cũng sẽ được chọn.** Khi bạn liên kết một thẻ kích hoạt với một giai đoạn (hoặc di chuyển thẻ kích hoạt sang một giai đoạn khác) và nhấp vào **Áp dụng thay đổi**, các liên hệ đã mang thẻ đó sẽ được tạo hoặc di chuyển giao dịch ngay lập tức — bạn không cần phải gắn lại thẻ. > > **Di chuyển giao dịch thủ công không làm thay đổi thẻ, trừ khi bạn bật đồng bộ hóa thẻ.** Theo mặc định, việc kéo một giao dịch sang cột khác chỉ di chuyển giao dịch đó; các thẻ của liên hệ vẫn giữ nguyên như cũ. Nếu bạn muốn các giai đoạn và thẻ phản ánh lẫn nhau, hãy bật **Giữ thẻ liên hệ đồng bộ với các giai đoạn** (xem bên dưới). ### Giữ thẻ đồng bộ với các giai đoạn (tùy chọn) Ở cuối hộp thoại **Chỉnh sửa giai đoạn quy trình** có một thẻ **Cài đặt quy trình** với công tắc **Giữ thẻ liên hệ đồng bộ với các giai đoạn**. Theo mặc định, công tắc này đang tắt. Khi bạn bật nó lên: - **Di chuyển một giao dịch sẽ áp dụng thẻ của giai đoạn đó.** Kéo một giao dịch vào một giai đoạn có thẻ kích hoạt và liên hệ đó sẽ nhận được thẻ đó; các thẻ kích hoạt giai đoạn khác sẽ bị xóa khỏi liên hệ. - **Áp dụng thẻ giai đoạn sẽ di chuyển giao dịch đến giai đoạn đó, ngay cả khi lùi lại.** Cho dù tác nhân AI, thành viên trong nhóm hay API áp dụng thẻ kích hoạt giai đoạn, giao dịch sẽ tuân theo thẻ được áp dụng gần đây nhất và các thẻ kích hoạt giai đoạn khác sẽ bị xóa. Các thẻ giai đoạn không bao giờ cùng tồn tại trên một liên hệ. - Các giai đoạn không có thẻ kích hoạt sẽ không bị ảnh hưởng theo bất kỳ cách nào. Hãy để tắt nếu bạn thích quy tắc mặc định, nơi một liên hệ có thể giữ nhiều thẻ giai đoạn và giao dịch luôn nằm ở giai đoạn xa nhất. > **Lưu ý trước khi bật tính năng này cho quy trình do AI điều khiển.** Khi bật đồng bộ hóa, một tác nhân áp dụng lại thẻ giai đoạn trước đó sẽ di chuyển giao dịch trở lại giai đoạn đó. Đó là mục đích của cài đặt này, nhưng hãy kiểm tra hướng dẫn gắn thẻ của tác nhân trước. **Ví dụ:** Bạn có một chiến dịch mà tác nhân AI của bạn gắn thẻ các liên hệ là "quan tâm" khi họ hỏi về giá cả. Bạn gán thẻ "quan tâm" làm trình kích hoạt cho giai đoạn "Đủ điều kiện" với giá trị mặc định là 1.000 đô la. Bây giờ, mỗi khi tác nhân gắn thẻ một liên hệ là "quan tâm", một giao dịch trị giá 1.000 đô la sẽ tự động được tạo trong cột "Đủ điều kiện" của quy trình của bạn — không cần làm thủ công. **Giao dịch được tạo tự động trông như thế nào:** Một giao dịch được tạo tự động sẽ được đặt tên theo liên hệ (tên của họ, hoặc email/số điện thoại nếu không có tên), bắt đầu với xác suất 50% và mức độ ưu tiên Trung bình, và được gắn thẻ Nguồn là "tag-trigger". Giá trị của giao dịch đến từ Giá trị mặc định của giai đoạn (hoặc 0 nếu bạn chưa đặt). Bạn có thể chỉnh sửa bất kỳ thông tin nào trong số này sau đó. ### Điều gì xảy ra khi nhiều thẻ được thêm vào Nếu một liên hệ nhận được nhiều thẻ cùng lúc khớp với các giai đoạn quy trình khác nhau, nền tảng sẽ đặt giao dịch vào giai đoạn nâng cao nhất (giai đoạn xa nhất trong quy trình của bạn). Điều này giúp ngăn chặn việc tạo giao dịch ở giai đoạn sớm hơn khi một giai đoạn sau đã phù hợp. > **Thẻ kích hoạt cũng hoạt động ngược lại.** Nếu bạn xóa thẻ kích hoạt cuối cùng khỏi một liên hệ, nền tảng sẽ tự động xóa giao dịch của liên hệ đó, giả định rằng họ đã rời khỏi phễu — bao gồm cả giao dịch đã được tự động tạo hoặc đã di chuyển qua nhiều giai đoạn, không thể hoàn tác. Nếu một liên hệ có nhiều hơn một giao dịch, hệ thống sẽ giữ lại giao dịch tiến xa nhất trong quy trình của bạn và xóa các giao dịch còn lại. Đối với các cơ hội bạn không muốn tự động quản lý, hãy tạo giao dịch theo cách thủ công và không dựa vào thẻ kích hoạt. ### Kết hợp trình kích hoạt thẻ với thẻ tác nhân AI Tính năng này hoạt động hoàn hảo với tính năng gắn thẻ tự động của tác nhân AI của bạn (được thiết lập trong cài đặt thẻ của chiến dịch). Một quy trình làm việc điển hình trông như sau: 1. **Thiết lập thẻ chiến dịch** với mô tả cho tác nhân biết khi nào cần áp dụng chúng (ví dụ: gắn thẻ "đã đặt lịch" với mô tả "Liên hệ đã xác nhận cuộc hẹn"). 2. **Gán các thẻ đó làm trình kích hoạt** trên các giai đoạn quy trình thích hợp. 3. **Tác nhân xử lý phần còn lại** — khi trò chuyện với các liên hệ, nó áp dụng các thẻ dựa trên cuộc trò chuyện và các giao dịch được tạo và di chuyển qua quy trình của bạn một cách tự động. --- ## Một kịch bản bán hàng: Tổng hợp mọi thứ lại với nhau Đây là cách các giao dịch hoạt động trong thực tế đối với một công ty thiết kế web sử dụng nền tảng này. Trong ví dụ này, công ty đã thiết lập các giai đoạn quy trình tùy chỉnh: **Khách hàng tiềm năng mới > Cuộc gọi khám phá > Đã gửi đề xuất > Đàm phán > Thắng > Thua**, với các thẻ kích hoạt trên mỗi giai đoạn. 1. **Thứ Hai:** Một khách hàng tiềm năng mới tên là Maria nhắn tin cho bạn qua WhatsApp để hỏi về thiết kế website. Tác nhân AI gắn thẻ cô ấy là "new-lead" (khách hàng tiềm năng mới), và một giao dịch có tên "Website Redesign - Maria's Restaurant" (Thiết kế lại website - Nhà hàng của Maria) được tự động tạo trong giai đoạn **New Lead** (Khách hàng tiềm năng mới) với giá trị mặc định là $3.000. 2. **Thứ Ba:** Bạn có một cuộc trò chuyện qua WhatsApp về nhu cầu và ngân sách của cô ấy. Bạn kéo giao dịch đó sang giai đoạn **Discovery Call** (Cuộc gọi khám phá), hoặc tác nhân AI gắn thẻ cô ấy là "discovery-scheduled" (đã lên lịch khám phá) và giao dịch sẽ tự động di chuyển. 3. **Thứ Tư:** Sau khi xác nhận Maria có ngân sách và thời gian, bạn gửi cho cô ấy một đề xuất. Bạn di chuyển giao dịch sang **Đã gửi đề xuất** và cập nhật giá trị thành $3.500 dựa trên phạm vi công việc đã thảo luận. 4. **Thứ Hai tuần sau:** Maria trả lời rằng cô ấy rất thích đề xuất nhưng hỏi về kế hoạch thanh toán. Bạn di chuyển giao dịch sang **Đàm phán**. 5. **Thứ Tư tuần sau:** Maria đồng ý với kế hoạch thanh toán và xác nhận dự án. Bạn di chuyển giao dịch sang **Thắng**! Trong suốt quá trình này, mọi cuộc trò chuyện trên WhatsApp đều được liên kết với giao dịch, vì vậy bất kỳ ai trong nhóm của bạn cũng có thể mở giao dịch và xem toàn bộ ngữ cảnh của những gì đã được thảo luận. Và vì bạn đã thiết lập các thẻ kích hoạt (trigger tags), phần lớn việc di chuyển giai đoạn đã diễn ra tự động dựa trên cuộc trò chuyện của tác nhân AI với Maria. --- ## Các phương pháp hay nhất - **Thiết kế các giai đoạn phù hợp với quy trình thực tế của bạn.** Đừng sao chép một quy trình chung chung. Hãy suy nghĩ về các bước thực tế mà một giao dịch trải qua trong doanh nghiệp của bạn và tạo các giai đoạn cho từng bước đó. - **Sử dụng thẻ kích hoạt để tự động hóa.** Bạn càng tự động hóa nhiều với các trình kích hoạt thẻ, bạn càng ít phải làm việc thủ công. Hãy để tác nhân AI di chuyển các giao dịch qua quy trình của bạn khi các cuộc trò chuyện tiến triển. - **Giữ cho các giao dịch được cập nhật** — Xem xét quy trình của bạn thường xuyên (ít nhất hàng tuần) và cập nhật các giai đoạn giao dịch. Các giao dịch cũ có thể làm cho quy trình của bạn trông có vẻ tốt hơn thực tế — thẻ lọc thông minh **Cũ 14 ngày+** và chế độ xem đã lưu **Không hoạt động 14 ngày+** giúp bạn dễ dàng tìm thấy chúng. - **Thêm ghi chú** — Ghi lại các cuộc trò chuyện, quyết định và các bước tiếp theo quan trọng trên mỗi giao dịch. Điều này đặc biệt có giá trị nếu nhiều thành viên trong nhóm làm việc trên cùng một tài khoản. - **Sử dụng giá trị giao dịch thực tế** — Gán giá trị tiền tệ trung thực cho các giao dịch để tổng quy trình của bạn có ý nghĩa. Các giá trị bị thổi phồng dẫn đến dự báo không chính xác. - **Xem xét các giao dịch bị mất** — Định kỳ xem xét các giao dịch bạn đã mất để xác định các mô hình. Bạn có đang mất giao dịch ở giai đoạn đề xuất không? Có lẽ giá của bạn cần điều chỉnh. Các khách hàng tiềm năng có trở nên nguội lạnh sau lần liên hệ đầu tiên không? Có lẽ thời gian theo dõi của bạn cần cải thiện. - **Kết hợp với các chiến dịch** — Sử dụng các chiến dịch để tự động hóa việc theo dõi với các liên hệ có giao dịch đang hoạt động. Ví dụ: thiết lập trình tự theo dõi cho các liên hệ trong giai đoạn đề xuất mà chưa phản hồi trong 3 ngày. - **Theo dõi tỷ lệ thắng của bạn** — Theo thời gian, hãy so sánh số lượng giao dịch thắng với tổng số giao dịch để hiểu tỷ lệ chuyển đổi của bạn. Điều này giúp bạn đặt ra các mục tiêu thực tế và xác định nơi cần cải thiện. --- ## Cần trợ giúp? If you have questions about the deals feature or sales pipeline, reach out via our [email support](mailto:hi@youraiconnector.com).