מאגר ידע (שאלות נפוצות) #

שאלות נפוצות (FAQs) הן אחת הדרכים הקלות והיעילות ביותר להפוך את הבוט מבוסס הבינה המלאכותית שלך לחכם יותר. כאשר איש קשר שואל שאלה, הבוט מחפש בתוך השאלות הנפוצות שלך כדי למצוא את התשובה הטובה ביותר ומשלב אותה באופן טבעי בשיחה.

חשוב על שאלות נפוצות כעל דף עזר עבור הבוט שלך. ככל שדף העזר טוב יותר, כך התשובות של הבוט יהיו טובות יותר.

מדוע שאלות נפוצות הן חשובות #

ללא שאלות נפוצות, הבוט שלך מסתמך רק על ההנחיות הכלליות ועל פרטי החברה שסיפקת. זה עובד עבור שיחות בסיסיות, אך שאלות נפוצות מעניקות לבוט תשובות מדויקות ומאומתות לשאלות ספציפיות.

מה שאלות נפוצות מתוחזקות היטב עושות עבורך:

• הבוט שלך מספק תשובות מדויקות ועקביות בכל פעם
• הסבירות שהבוט ימציא מידע פוחתת משמעותית
• באפשרותך לכסות נושאים מפורטים או מיוחדים מבלי להעמיס על הנחיות הבוט
• הבוט שלך נשמע בקיא ואמין יותר

כיצד הבוט מוצא את השאלה הנפוצה הנכונה #

כאשר איש קשר שולח הודעה, הבוט לא רק מחפש מילים תואמות. הפלטפורמה משתמשת במערכת חיפוש חכם היברידי שמבינה משמעות, ולא רק ניסוח מדויק.

חיפוש מבוסס-משמעות זה נכנס לפעולה רק כאשר ל-Agent יש 3 שאלות נפוצות (FAQs) או יותר מקושרות. כאשר יש לך כמות כזו, הבוט יכול לבצע התאמה לפי משמעות - לדוגמה, איש קשר ששואל “כמה זה עולה?” ימצא את השאלה הנפוצה שלך בנושא “תמחור” גם אם המילה “עולה” כלל לא מופיעה בה.

אם ל-Agent יש רק 1 או 2 שאלות נפוצות, הבוט חוזר להשתמש בהתאמת מילות מפתח. במקרה כזה, ההודעה של איש הקשר והשאלה הנפוצה שלך צריכות לחלוק מילים ממשיות - הבוט אינו יכול לבצע התאמה על בסיס משמעות בלבד. לכן, ברגע שיהיו לך כמה שאלות נפוצות, החיפוש החכם מבוסס-המשמעות יהפוך לזמין.

כך זה עובד מאחורי הקלעים:

1. חיפוש וקטורי (מבוסס משמעות) - המערכת ממירה את הודעת איש הקשר לייצוג מתמטי של משמעותה, ולאחר מכן מוצאת שאלות נפוצות בעלות משמעות דומה, ללא קשר למילים המדויקות שבהן נעשה שימוש
2. התאמת מילות מפתח BM25 - אלגוריתם מוכח לדירוג מילות מפתח שתופס התאמות מילים מדויקות ומבטיח ששום דבר מובן מאליו לא יתפספס

שתי הגישות הללו פועלות יחד כחיפוש היברידי כדי למצוא את 7 השאלות הנפוצות הרלוונטיות ביותר עבור כל שיחה. רק השאלות הנפוצות הרלוונטיות הללו משותפות עם הבוט, מה ששומר על התגובות שלו ממוקדות ורלוונטיות לנושא.

אין צורך להבין את הפרטים הטכניים. פשוט כתוב שאלות נפוצות ברורות בשפה טבעית והמערכת תטפל בכל השאר.

היכן לנהל שאלות נפוצות (FAQs) #

כל השאלות הנפוצות שלך נמצאות במקום אחד: דף Knowledge Base (מאגר ידע), תחת AI Studio בסרגל הצד הראשי. הוא משלב את ספריית השאלות הנפוצות שלך עם מקורות מאגר הידע שמהם הן נוצרו.

לדף יש שלושה חלקים:

• מקורות בסיס ידע — האתרים והמסמכים שייבאת. כל מקור מציג את מספר העמודים שבו ואת כמות השאלות הנפוצות (FAQs) שנוצרו ממנו, עם אפשרות רענון לסריקה חוזרת לזיהוי שינויים, וכפתור סוכן לפתיחת בורר וקישור (או ביטול קישור) של אותו מקור לסוכן.
• קבוצות ידע — ריכוז שאלות נפוצות יחד, כך שתוכל להחיל את כל החבילה על סוכן בלחיצה אחת, במקום לקשר שאלות אחת אחת.
• שאלות נפוצות — ספריית השאלות הנפוצות המלאה שלך, הניתנת לחיפוש וסינון, עם פעולות מצא סתירות, הסר כפילויות ו-ייבוא / ייצוא בחלק העליון. לכל שורה יש מספר, כך שתוכל להתייחס לשאלה ספציפית (“שאלה מספר 7 זקוקה לתשובה טובה יותר”) בעת סקירת הרשימה עם עמית או לקוח. המספרים עוקבים אחר הסדר על המסך וממשיכים להיספר לאורך דפים, לכן במיון ברירת המחדל של החדש ביותר תחילה, שאלה חדשה תזיז את כל השאר למטה — שנה את המיון ל-הישן ביותר תחילה או אלפביתי כאשר תרצה שהמספרים יישארו קבועים.

הוספת שאלה נפוצה בודדת #

1. לחץ על AI Studio → Knowledge Base בסרגל הצד הראשי.
2. לחץ על New FAQ בפינה הימנית העליונה. ייפתח חלון קופץ.

3. הקלד את ה-Question (שאלה) בשדה הראשון.
4. הקלד את ה-Answer (תשובה) בשדה השני.

5. לחץ על Add FAQ בתחתית החלון הקופץ.

ניתן גם להוסיף או לסקור שאלות נפוצות של Agent מתוך העורך שלו: פתח את ה-Agent ולחץ על הכרטיסייה FAQs & Knowledge. זוהי אותה ספרייה משותפת - שאלה נפוצה שתוסיף שם היא אותה שאלה שמופיעה בדף מאגר הידע, פשוט מסוננת לאלו המקושרות לאותו Agent.

מה למלא #

אין שדה ‘קטגוריה’ או מתג ‘פעיל’ לכל FAQ בחלון הקופץ New FAQ — שאלות נפוצות נמצאות בספרייה שלך או שלא. כדי לארגן ספרייה הולכת וגדלה, השתמש ב-Knowledge groups (קבוצות ידע, להלן) כדי לאגד שאלות נפוצות קשורות יחד במקום זאת.

טיפים לכתיבת שאלות נפוצות מצוינות #

• כתוב את השאלה כפי שלקוח היה שואל אותה. השתמש בשפה טבעית. במקום “מדיניות החזרים”, כתוב “האם אוכל לקבל החזר אם איני מרוצה?”
• שמור על תשובות מלאות אך תמציתיות. כלול את כל העובדות שהבוט צריך. הוא ינסח מחדש את התשובה באופן טבעי בשיחה.
• נושא אחד לכל שאלה נפוצה. אל תשלב מספר שאלות בערך אחד. צור שאלות נפוצות נפרדות לכל שאלה.
• כלול פרטים ספציפיים. מחירים, לוחות זמנים, מידות, דרישות - הבוט לא יכול לנחש אותם.

דוגמאות לשאלות נפוצות #

Q: What are your shipping times?
A: Standard shipping takes 3-5 business days within the US. Express
   shipping (next day) is available for $12.99. International shipping
   takes 7-14 business days depending on the destination.

Q: Do you offer a free trial?
A: Yes, we offer a 14-day free trial with full access to all features.
   No credit card required. You can upgrade to a paid plan at any time.

Q: What happens if I cancel my subscription?
A: You can cancel at any time from your account settings. Your access
   continues until the end of your billing period. We do not offer
   prorated refunds for partial months.

ארגון שאלות נפוצות באמצעות קבוצות ידע (Knowledge Groups) #

לספריית ה-FAQ אין שדה קטגוריה או תיקייה — עם חיפוש היברידי שמתאים לפי משמעות (ראו לעיל), הבוט לא זקוק לכזה, וגם אתם לא כדי למצוא FAQ מאוחר יותר (תיבת החיפוש בדף Knowledge Base מחפשת גם בשאלות וגם בתשובות).

קבוצות ידע הן כלי הארגון האמיתי: דרך מהירה יותר לקשר שאלות נפוצות רבות לסוכן בבת אחת. קבץ שאלות קשורות לקבוצה בדף בסיס הידע (+ קבוצה חדשה), ולאחר מכן קשר את כל הקבוצה לסוכן בלחיצה אחת במקום לקשר כל שאלה בנפרד. קבוצות טובות לבנייה: כל מה שקשור למחירים, כל מה שקשור למשלוחים, כל מה שספציפי למבצע מסוים.

כאשר מוסיפים שאלות נפוצות לקבוצה, יש לסמן שאלה נפוצה כדי להוסיף אותה ולבטל את הסימון כדי להסיר אותה — סימני הביקורת מתעדכנים בלחיצה. כדי למלא קבוצה במהירות, יש להקליד חיפוש תחילה וללחוץ על הוסף את כל המוצגות כדי להוסיף את כל השאלות הנפוצות התואמות בבת אחת (ללא חיפוש, הפעולה תוסיף את כל הספרייה שלך). תגית המספר של הקבוצה סופרת את השאלות הנפוצות שעדיין נמצאות בפועל בספרייה שלך, לכן מחיקה או הסרת כפילויות של שאלות נפוצות מעדכנות את הספירה באופן אוטומטי.

שאלות נפוצות גלובליות לעומת שאלות נפוצות ספציפיות לסוכן #

כל שאלה נפוצה נמצאת בספרייה משותפת אחת, אך שאלה משמשת בוט רק אם היא מקושרת לסוכן שעונה על השיחה. התווית “גלובלית” פשוט אומרת שהשאלה אינה קשורה לסוכן יחיד, כך שתוכל לעשות בה שימוש חוזר — זה לא אומר שהבוט מחיל אותה בכל מקום באופן אוטומטי.

כדי להשתמש בשאלה מהספרייה, קשר אותה מתוך שלב שאלות נפוצות וידע בסוכן — או קשר מקור ידע שלם בבת אחת. אין “דריסה אוטומטית במקרה של התנגשות” בין שאלות גלובליות לספציפיות — הבוט פשוט משתמש בכל השאלות המקושרות לסוכן שעליו הוא עונה.

שיטה מומלצת: שמור מידע כללי על החברה (שעות פעילות, מדיניות כללית, פרטי התקשרות) כשאלות נפוצות בספרייה לשימוש חוזר וקשר אותן לכל Agent שזקוק להן. שים פרטים ייחודיים להצעה, מוצר או מבצע מסוים בשאלות נפוצות שאתה מקשר רק לאותו Agent. זה מונע כפילות של שאלות נפוצות בין Agents.

שאלות נפוצות וידע בסוכן #

שלב 4 בעורך הסוכנים הוא המקום שממנו מגיעות התשובות של הסוכן. פתח את הסוכן ולחץ על שאלות נפוצות וידע כדי לקשר שאלות ומקורות ידע מבלי לצאת מהעורך — זו אותה ספרייה משותפת, רק מוגבלת לסוכן הספציפי הזה.

תיבת חיפוש ממוקמת מעל רשימת מקורות הידע: הקלד חלק מכתובת של דף כדי לצמצם את האתר, התיקיות והדפים שלו בבת אחת. בזמן שחיפוש פעיל, בטל קישור להכל הופך ל-בטל קישור לתואמים ומנתק רק את הדפים שעל המסך.

שאלות נפוצות מובנות לעומת טקסט מדור קודם: סוכנים שהועברו מבוט ישן יותר עשויים להכיל גוש טקסט חופשי של שאלות במקום שאלות בודדות. סוכנים אלו מציגים מתג שאלות נפוצות מובנות / טקסט מדור קודם בראש השלב; סוכנים שנבנו מאז הגעת המערכת המובנית הם מובנים בלבד ולעולם לא יציגו זאת.

• שאלות נפוצות מובנות — תצוגת ברירת המחדל. שאלות ותשובות אינדיבידואליות, ניתנות לחיפוש ולשימוש חוזר, בדיוק כמו בכל מקום אחר במדריך זה.
• טקסט מדור קודם — בלוק הטקסט החופשי הישן, שנשלח ל-AI כפי שהוא. עדיין ניתן לערוך אותו כאן, אך הוא אינו מורכב משאלות נפוצות בודדות — זהו גוש טקסט אחד.

אם גוש הטקסט החופשי עדיין מלא ועדיין לא קושרו שאלות נפוצות מובנות, באנר יציע כפתור העבר כעת. העברה ממירה את גוש הטקסט החופשי לשאלות נפוצות מובנות בודדות באופן אוטומטי ומעבירה את השלב לתצוגת שאלות נפוצות מובנות — זהו שדרוג חד-כיווני, ולא משהו שצריך לעשות שאלה אחר שאלה. #

יצירה אוטומטית של שאלות נפוצות מהאתר שלך #

כאשר אתה מוסיף כתובות אתרים (כמו דפי מכירות או דפי מוצר) בזמן בניית סוכן, הפלטפורמה יכולה ליצור שאלות נפוצות באופן אוטומטי מתוכן הדף.

כל שאלות נפוצות שנוצרות בדרך זו זוכרות מאיזה עמוד הן הגיעו, וה-AI שלך מקבל את כתובת העמוד ההוא לצד התשובה. לכן, כאשר לקוח מבקש לראות משהו שהידע מתאר — קטגוריית מוצרים, התמחור שלך, או עמוד מדיניות — ה-AI משתף את הקישור האמיתי לאותו עמוד מדויק באתר שלך. ה-AI מורשה לשתף אך ורק קישורים שקיימים באמת בידע או בהנחיות שלו; הוא לעולם לא יבנה או ינחש כתובת אינטרנט.

איך עושים זאת:

1. צור סוכן חדש, או ערוך סוכן קיים
2. הוסף את כתובות האתר שלך בסעיף דפי מכירות
3. הפלטפורמה קוראת את תוכן הדף
4. ה-AI מנתח את התוכן ומייצר שאלות נפוצות רלוונטיות
5. השאלות שנוצרו מופיעות בדף בסיס הידע (ובכרטיסיית שאלות נפוצות וידע של הסוכן) לבדיקה

במהלך תהליך ההטמעה (Onboarding): אם אתם משתמשים באשף ההטמעה המודרך, הפלטפורמה יכולה ליצור שאלות נפוצות באופן אוטומטי מהאתר שלכם כחלק מתהליך ההגדרה. אשף ההטמעה סורק את האתר שלכם, מנתח את תוכנו ויוצר עבורכם קבוצה ראשונית של שאלות נפוצות באופן אוטומטי — מה שנותן לבוט שלכם יתרון התחלתי עוד לפני שתסיימו את ההגדרה.

יש לבדוק תמיד את השאלות הנפוצות שנוצרו באופן אוטומטי. הבינה המלאכותית עושה עבודה טובה, אך עליכם לוודא את הדיוק, להוסיף פרטים חסרים ולהסיר כל דבר שאינו רלוונטי.

יצירה אוטומטית של שאלות נפוצות ממסמכים (מקורות בסיס ידע) #

אם יש לכם מסמכים קיימים כמו מדריכי מוצר, מסמכי מדיניות או חומרי הדרכה, תוכלו להעלות אותם ולתת לבינה המלאכותית ליצור שאלות נפוצות באופן אוטומטי. זו דרך מהירה להעניק לבוט שלכם ידע מפורט מבלי לכתוב כל שאלה נפוצה ידנית.

סוגי קבצים נתמכים: PDF, Word (סיומת .docx ו-.doc ישנה), טקסט פשוט (.txt), Markdown (.md), CSV ו-Excel (סיומת .xlsx ו-.xls ישנה). גודל קובץ מקסימלי הוא 50 MB לקובץ.

איך עושים זאת:

1. עבור אל AI Studio → בסיס ידע.
2. גלול אל המקטע מקורות בסיס ידע.
3. לחץ על הכפתור הירוק הוסף מקור.
4. תיפתח חלונית קופצת בשם הוסף מקור ידע עם שתי לשוניות: אתר אינטרנט (לסריקת אתר — ראה מקורות URL להלן כיצד עובדת סריקת ריבוי-עמודים) ו-מסמך (להעלאת קובץ).

5. לחץ על לשונית מסמך.

6. לחץ על לחץ כדי לבחור מסמך (או גרור ושחרר קובץ לחלונית) כדי לבחור מסמך אחד.
7. לחץ על הוסף מסמך. המתן לסיום מצב ההתקדמות של הכפתור (“מעלה…” ואז “קורא מסמך…”) — זה יכול לקחת דקה עבור קבצים גדולים יותר.
8. השאלות הנפוצות שנוצרו יופיעו ברשימת השאלות הנפוצות למעלה, כאשר המסמך משמש כמקור שלהן.

כדי להוסיף מסמכים נוספים, חזרו על הפעולה משלב 3 — מקור אחד בכל פתיחה של חלונית.

עדכון מסמך שכבר העלית: כפתור ה-Refresh חל רק על מקורות אתר אינטרנט. כדי לעדכן קובץ, מחק את המקור הישן והעלה את הגרסה החדשה של הקובץ — הפלטפורמה תקרא אותו באותו אופן שבו קראה את הראשון.

מעלים קטלוג מוצרים או מחירון? השתמשו בגיליון אלקטרוני או ב-CSV, עם מוצר אחד בכל שורה ושורת כותרת המציינת כל עמודה (שם מוצר, מחיר, כתובת URL של המוצר, זמינות, וכן הלאה). קבצים אלו נקראים שורה אחר שורה: כל מוצר הופך לערך ידע משלו, כאשר כל העמודות שלו נשמרות בדיוק כפי שכתבתם אותן, כך שהבוט יכול לצטט מחיר ולשתף את הקישור הנכון. המערכת מתמודדת גם עם קבצים מהעולם האמיתי: שורות כותרת מעל שורת הכותרות הראשית, גיליון נתונים לצד גיליון הערות, ומבנים לא מסודרים אחרים מזוהים ומטופלים באופן אוטומטי. שני דברים שיש לזכור: גיליון נקרא שורה אחר שורה עד 2,000 שורות (פצלו קטלוג גדול יותר למספר קבצים), ושורת הכותרת צריכה להימצא בתוך השורות הראשונות עם תא פשוט ולא ממוזג עבור כל שם עמודה. קטלוג בתוך מסמך PDF או Word נקרא כטקסט רציף, דבר שהוא הרבה פחות אמין עבור מספרים וקישורים מדויקים, לכן בצעו בדיקה מדגמית של כמה מוצרים לאחר מכן אם תבחרו בדרך זו.

מקורות URL וסריקת מפת אתר (Sitemap) #

מקורות URL אינם מוגבלים לדף בודד. כאשר אתה מוסיף כתובת URL כמו help.example.com, הפלטפורמה קוראת את מפת האתר (רשימה של כל הדפים באתר) ומושכת את הדפים שהיא מוצאת כחלק מאותו מקור. כל דף הופך לערך עצמאי תחת המקור, אך הם מנוהלים יחד כ"דומיין" אחד.

הפלטפורמה סורקת את מפת האתר עד 100 דפים לכל ייבוא או רענון. אתרים גדולים מאוד מוגבלים לתקרה זו — אם באתר שלך יש יותר דפים, הוסף את החלקים החשובים ביותר כמקורות נפרדים כדי שכל אחד מהם יישאר מתחת למכסה.

זה הופך מאגרי ידע חיצוניים (מסמכי העזרה שלכם, ה-wiki של המוצר, או כל דבר עם מפת אתר) למקורות אידיאליים: עדכנו מסמך חיצוני אחד והפלטפורמה תשקף אותו בשאלות הנפוצות שלכם. יוצא דופן אחד שכדאי להכיר: דף יומן שינויים (changelog) הוא בדרך כלל מקור גרוע, למרות שהוא נראה עשיר במידע — הערכים בו מתארים את מה שהיה נכון בזמן כתיבתם, לכן הם מתיישנים מעצם הגדרתם ועלולים בסופו של דבר לסתור את הדפים שמתעדים את התכונות שלכם כיום. בורר הדפים מסמן יומני שינויים עם התווית דילוג (מומלץ) בדיוק מהסיבה הזו.

היזהרו מכל תוכן התלוי בזמן בדף שאתם מייבאים. משפט כמו “אנחנו בתפוסה מלאה עד ספטמבר”, “סגור לרגל החגים” או “המבצע מסתיים ביום שישי” נקרא כעובדה פשוטה והופך לשאלה נפוצה (FAQ) שממשיכה להציג את המידע הזה זמן רב לאחר ששיניתם את הדף. שום דבר לא בודק זאת עבורכם מחדש: שאלות נפוצות מיובאות הן תמונת מצב של הדף ביום שבו ייבאתם אותו, והן נשארות כך עד שתעדכנו את המקור או תערכו את השאלה הנפוצה. זה בעייתי במיוחד בדפי הזמנות או יצירת קשר, שבהם שורה מיושנת על זמינות גורמת לבוט שלכם לדחות אנשים שהיו יכולים להזמין. או שתמנעו מלהכליל משפטים כאלה בדפים שאתם מייבאים, או שתקפידו לרענן את המקור בכל פעם שאתם משנים אותם. אם הבוט שלכם אומר אי פעם משהו על הזמינות שלכם שאינכם מזהים, חפשו אותו בספריית השאלות הנפוצות שלכם — כמעט תמיד הוא נמצא שם בכתב.

כשאתם בוחרים דפים לייבוא, כל אחד מהם נושא את אותה הכוונה מועילה כמו בורר רענון הדומיין: הדפים השימושיים ביותר ממוינים לראש הרשימה, מומלץ מסמן את דפי הליבה שלכם (דף הבית, תמחור, מוצרים, שאלות נפוצות וכדומה), ודפים שלעיתים רחוקות שייכים למאגר — טקסט משפטי, מסכי התחברות, תוצאות חיפוש, רשימות תגיות, יומני שינויים — מציינים זאת עם סיבה בשפה פשוטה. כפתור בחר מומלצים מסמן את קבוצת הדפים המומלצים בלחיצה אחת, ותמיד תוכלו לסמן כל דבר אחר בעצמכם.

כדי לראות את הדפים שהפלטפורמה גילתה, הרחב את שורת המקור ברשימת מקורות מאגר הידע — כל כתובת URL שנסרקה מופיעה שם.

מציאה וניקוי של מקורות בכמות גדולה. ברשימת המקורות יש תיבת חיפוש שמחפשת בתוך כל אתר: הקלד חלק מכתובת או שם של דף (למשל, “changelog”) והדפים התואמים יופיעו עם ספירה של “3 מתוך 227 דפים תואמים” באתר שלהם. לכל שורה של דף וקובץ יש תיבת סימון, ותיבת הסימון של אתר בוחרת את כל הדפים שלו בבת אחת — סמן את מה שברצונך להסיר ולחץ על מחיקת הנבחרים; אישור המחיקה מציין בדיוק כמה דפים ושאלות נפוצות יוסרו, והמחיקה מתבצעת ברקע עם שליחת אימייל בסיומה. בזמן שחיפוש פעיל, תיבת הסימון של אתר בוחרת רק את הדפים המוצגים, כך שחיפוש ומחיקה לעולם לא יסירו בשקט דפים שלא הסתכלת עליהם. ניתן גם לסמן מספר אתרים שלמים וללחוץ על רענון הנבחרים כדי לסרוק את כולם בבת אחת — הדפים החדשים שנמצאו בכל אתר מוצעים אתר אחר אתר, עם אותן הנחיות כדאיות להוספה כמו ברענון בודד.

עצירת ייבוא #

ייבוא גדול רץ ברקע, עמוד אחר עמוד, וניתן לעצור אותו בכל שלב. בזמן שעמודים עדיין ממתינים, שורת הדומיין מציגה כפתור עצור ייבוא (Stop import) יחד עם מספר העמודים שנותרו בתור. עצירה מבטלת את העמודים הללו ואינה כרוכה בעלות — עמוד שטרם נקרא מעולם לא חויב. עמודים שכבר יובאו נשארים כפי שהם, ועמודים שהיו בתהליך קריאה ברגע שלחצת על עצירה יסיימו את התהליך (הם יחויבו, ואישור הפעולה יציין כמה).

עמודים שנעצרו נשארים ברשימה ומסומנים כ-נעצרו (Stopped) כדי שתוכל לראות מה בוטל. ניתן למחוק אותם, או לייבא אותם שוב מאוחר יותר אם תשנה את דעתך.

ניתן גם למחוק עמודים בזמן שהייבוא רץ — סמלי פח האשפה נשארים זמינים, ומחיקת עמוד שעדיין ממתין מונעת את ייבואו לחלוטין.

אם מפתח ה-AI האישי שלך מפסיק לעבוד באמצע הייבוא #

זה תקף רק אם חיברת מפתח AI משלך (BYOK). ייבוא עמודים באמצעות המפתח שלך אינו משתמש בקרדיטים של ה-AI.

אם המפתח שלך מפסיק לעבוד באמצע ייבוא גדול — לרוב בגלל שיתרת החשבון אצל ספק ה-AI שלך אזלה — העמודים הנותרים יושהו (paused) במקום להסתיים. הם יסומנו כ-מושהים (Paused) ברשימה, ולא יחויב דבר בזמן שהם ממתינים. אנו עושים זאת מכיוון שסיום הייבוא שלהם משמעו מעבר לשימוש בקרדיטים של ה-AI שלנו, וזו החלטה שצריכה להיות שלך, ולא משהו שתגלה בדיעבד ביתרת החשבון שלך.

עומדות בפניך שתי אפשרויות:

1. הטענת יתרה או תיקון מפתח ספק ה-AI שלך, ולאחר מכן לחיצה על המשך (Resume) בדומיין הרלוונטי. העמודים הנותרים ימשיכו לעובד באמצעות המפתח שלך, ללא עלות בקרדיטים.
2. לחיצה על המשך ללא תיקון המפתח. העמודים הנותרים ייקראו באמצעות קרדיטי ה-AI שלנו. אישור הפעולה יציין זאת לפני שיתבצע כל תהליך.

כך או כך, עמודים שכבר יובאו נשמרים.

לפני שאתה מרענן: איזה עותק הוא המקור? #

ניתן לעדכן מאגר ידע שמקורו באתר האינטרנט שלך בשתי דרכים, וכדאי להחליט באיזו מהן אתה משתמש לפני שתלחץ על “רענן” (Refresh):

• אתר האינטרנט שלך הוא המקור. אתה שומר על האתר שלך מעודכן, ובכל פעם שהוא משתנה אתה מרענן את המקור כאן. הפלטפורמה בונה מחדש את השאלות הנפוצות (FAQs) של אותו דף כדי שיתאימו לאתר, ולאחר רענון דומיין היא מאחדת תשובות חופפות כך שהבוט שלך לא יחזיק כמעט-כפילויות. זהו המצב הנכון אם האתר שלך הוא המקום שבו נמצא המידע המהימן.
• מאגר הידע כאן הוא המקור. ייבאת או יצרת קבוצת התחלה פעם אחת, ואז השקעת זמן בעריכה, הוספה וארגון של שאלות נפוצות באופן ידני. במצב זה, בצע את השינויים שלך ישירות בספריית השאלות הנפוצות — והתייחס ל"רענן" כאל כפתור “התחל מחדש מהאתר”, מכיוון שרענון בונה מחדש שאלות נפוצות שנוצרו מהדף החי, ופעולת הניקוי שבאה לאחר רענון דומיין עלולה למזג או לנסח מחדש שאלות נפוצות שכתבת או ייבאת בעצמך אם הן מכסות את אותו נושא כמו האתר.

ערבוב של השניים — עריכה ידנית של שאלות נפוצות ולאחר מכן סריקה מחדש של אותו תוכן — הוא מה שמפתיע אנשים: הרענון עושה את עבודתו (התאמת הידע לאתר ואיחוד כפילויות), אך עבודה זו כוללת עיבוד מחדש של שאלות נפוצות שנכתבו ידנית וחופפות לתוכן הדף. כפתורי הרענון מבקשים ממך אישור לפני שכל זה קורה, כך ששום דבר לא מתחיל בטעות. אם הקדשת זמן אמיתי לעריכה, ייצא תחילה את ספריית השאלות הנפוצות שלך (ראה ייבוא וייצוא שאלות נפוצות) — זהו גיבוי בלחיצה אחת.

רענון דומיין (סריקה חוזרת של מספר דפים) #

עבור מקורות URL עם מספר דפים, פעולת הרענון פועלת ברמת הדומיין. לחץ על רענון דומיין (Refresh Domain) לצד המקור והפלטפורמה תבצע את הפעולות הבאות:

1. קריאה חוזרת של מפת האתר וגילוי דפים חדשים שלא היו קיימים בפעם הקודמת (תראה אותם מופיעים ברשימה).
2. עדכון שאלות נפוצות עבור דפים שהתוכן שלהם השתנה.
3. הסרה או מיזוג של שאלות נפוצות עבור תוכן שכבר אינו קיים או הפך ללא רלוונטי.
4. יצירת שאלות נפוצות חדשות עבור דפים וחלקים חדשים.

אם נמצאו דפים חדשים, ייפתח חלון נמצאו דפים חדשים כדי שתוכל לבחור אילו מהם לייבא — שום דבר אינו נבחר מראש, מכיוון שכל דף מיובא עולה קרדיטים. כאשר ישנם דפים חדשים רבים (למשל אתר עם הרבה גרסאות שפה), הם מקובצים למקטעים הניתנים לכיווץ לפי אזור באתר (כמו /es/ או /blog/): לחץ על מקטע כדי להרחיב את הדפים שלו, או השתמש בתיבת הסימון של המקטע כדי לבחור או לבטל את הבחירה של כל הקבוצה בבת אחת. אישור ללא בחירת פריטים פשוט יבצע סריקה מחדש לדפים שכבר ייבאת.

כל דף כעת אומר לכם אם כדאי להוסיף אותו. הרשימה ממוינת כך שהדפים השימושיים ביותר נמצאים בראש, ודפים שבדרך כלל לא שייכים למאגר ידע נושאים תווית דילוג (מומלץ) עם הסיבה במילים פשוטות — יומן שינויים מסומן כ"דף היסטוריה — הערכים בו מתיישנים והדפים הנוכחיים שלכם כבר מכסים את התכונות", וטקסט משפטי, מסכי התחברות, תוצאות חיפוש ורשימות תגיות מקבלים הערות דומות. דפים כמו דף הבית, התמחור, המוצרים והשאלות הנפוצות שלכם מופיעים כמומלץ, וכפתור בחר מומלצים מסמן בדיוק אותם בלחיצה אחת (הוא מוסיף לכל מה שכבר סימנתם, לעולם לא מחליף אותו). התוויות הן בגדר המלצה, לא חוקים: כל דף נשאר במרחק לחיצה אחת, לא משנה מה התווית שלו אומרת.

כאשר אתה מסמן עמודים, החלון מציג את עלות הקרדיטים המשוערת של הבחירה שלך ואת היתרה הנוכחית שלך ממש מעל כפתור הייבוא. אם הבחירה גדולה, או שהיא עשויה להשתמש ביותר ממחצית הקרדיטים שנותרו לך, תקבל שלב אישור לפני שכל תהליך יתחיל.

היזהרו מגרסאות שפה. אם האתר שלכם מפרסם עותק של כל דף בכל שפה, בחירה של הכל תייבא את אותו תוכן פעמים רבות — אתר של 200 דפים ב-20 שפות הוא 4,000 דפים, ואתם תחויבו על כל אחד מהם. ייבאו את השפה שאתם באמת צריכים. הבורר מסייע כאן: דף שהכתובת שלו זהה לדף שכבר יש לכם, מלבד חלק השפה שלו, יסומן כ-אופציונלי — עותק שפה של דף שכבר יש לך, ויושאר מחוץ ל-בחירה מומלצת. בייבוא ראשון, המקור נשאר מומלץ והתרגומים שלו לא, כך שלחיצה אחת תביא לכם שפה אחת במקום עשרים.

דפים חדשים מצטרפים לסוכנים שכבר משתמשים באתר כולו. אם סוכן מקושר לכל דף בדומיין, דפים שנמצאים ברענון מאוחר יותר מתווספים לאותו סוכן באופן אוטומטי — אין צורך לקשר מחדש את הדומיין לאחר כל רענון. סוכנים שמקושרים רק לחלק מהדפים בדומיין נשארים ללא שינוי, כיוון שבחירת מספר דפים אינה זהה לבקשה עבור האתר כולו; קשר את הדומיין לאותו סוכן פעם אחת והוא ימשיך להתעדכן מאותו רגע ואילך.

בזמן שהרענון פועל, הדומיין מציג מונה מרענן 40 מתוך 249 לצד שמו, שמתקדם ככל שדפים נקראים מחדש, ולאחר מכן משתנה ל-מנקה כפילויות… עבור השלב האחרון. אתר גדול עשוי לקחת זמן מה, וכפתור ה-Refresh נשאר אפור עד לסיום הפעולה — ניתן לעזוב את הדף ולחזור אליו, והמונה ימשיך מהנקודה שבה עצר. תקבל גם הודעת דוא"ל כאשר תהליך הרענון כולו יסתיים.

עצירת רענון שלא התכוונת להתחיל. בזמן שאתר עובר רענון, כפתור ה-Refresh (רענון) שלו הופך ל-Cancel (ביטול). לחץ עליו והרענון ייעצר בנקודה שבה הוא נמצא: דפים שכבר נקראו מחדש ישמרו על התוכן המעודכן שלהם, דפים שעדיין ממתינים יישארו כפי שהיו, ולא יישלח אימייל סיום. ברגע שרענון מגיע לשלב האחרון שלו (סידור כפילויות), לא ניתן לעצור אותו יותר — במקרה כזה, Cancel יודיע לך שהתהליך כבר לקראת סיום, כיוון שהמעבר האחרון חייב להסתיים כדי להבטיח שדפי ה-FAQ שלך יישארו תקינים. לא ניתן לבחור או למחוק אתר שנמצא בתהליך רענון בינתיים; עליך לסיים או לבטל את הרענון תחילה.

סתירות נבדקות אוטומטית לאחר רענון. כאשר רענון מסתיים, הפלטפורמה קוראת מחדש את דפי האתר מול שאר בסיס הידע שלך ופותחת את סקירת Find Contradictions (מציאת סתירות) עבור כל דבר שאינו תואם כעת. זה חשוב מכיוון שדף שרעננת עשוי היה לשנות את דעתו לגבי מחיר או מגבלה, בעוד שדף אחר עדיין מציג את הערך הישן. אינך צריך עוד לזכור להריץ את הבדיקה בעצמך לאחר רענון.

לעתים קרובות תראה את מספר השאלות הנפוצות עולה במהלך השליפה ואז יורד חזרה — זוהי הפלטפורמה שממזגת באופן אוטומטי שאלות נפוצות המכסות את אותו נושא בסוף הפעולה. ניקוי זה בוחן את כל ספריית השאלות הנפוצות שלך, לא רק את האתר שרוענן, כך שהוא יכול גם לקפל פנימה שאלות נפוצות שנכתבו ידנית או יובאו שאומרות את אותו הדבר כמו דף (ראה לפני שאתה מרענן לעיל). המטרה היא פחות שאלות נפוצות ומאוחדות — תשובות כמעט-כפולות הופכות את החיפוש של הבוט לגרוע יותר, לא טוב יותר.

רענון מקור (עדכון בלחיצה אחת) #

כאשר האתר או המסמך שלך משתנים, לחץ על סמל הרענון (Refresh) לצד אותו מקור ברשימת מקורות מאגר הידע. הפלטפורמה:

1. סורק מחדש את ה-URL (או קורא מחדש את הקובץ).
2. משווה את התוכן החדש מול התצלום האחרון, חלק אחר חלק.
3. מייצר מחדש את השאלות הנפוצות עבור חלקי הדף שהשתנו, יחד עם כל מה שנוצר לצדם (בתוספת פעולת הסינתזה בין-חתכית על כל המקור).

רענון של דף בודד בונה מחדש את השאלות הנפוצות שנוצרו עבור אותו דף אך לא מריץ את ניקוי הכפילויות של כל הספרייה — זה קורה רק לאחר רענון דומיין (או שניתן להריץ ביטול כפילויות בעצמך, להלן). תתבקש לאשר לפני שהרענון יתחיל.

אינך צריך לקשר מחדש את המקור לאף סוכן לאחר רענון. כאשר אתה מקשר בסיס ידע לסוכן (עם כפתור קשר…), הוא שומר הפניה למקור עצמו — לא לכל שאלה בנפרד. לכן, לאחר רענון, כל סוכן שכבר היה מקושר למקור זה משתמש באופן אוטומטי בשאלות החדשות בפעם הבאה שהבוט עונה להודעה. לחיצה אחת על רענון מספיקה.

תראה הודעת סיכום לאחר הרענון: כמה חלקים נוספו / השתנו / הוסרו וכמה שאלות נפוצות עודכנו. רענון שלא מוצא שינויי תוכן הוא בחינם (0 קרדיטים); אחרת, תחויב רק עבור החלקים שנוצרו מחדש.

הסרת כפילויות בין מקורות #

רענון של דף בודד אינו ממזג כפילויות כלל, ואם יש לך מקורות מרובים (למשל דומיין של מסמכי עזרה וגם דומיין של יומן שינויים וגם קובץ PDF שהועלה), אותה שאלה נפוצה עלולה להיווצר על ידי יותר מאחד מהם.

לחץ על כפתור ה-Deduplicate (הסרת כפילויות) בראש כרטיס מקורות בסיס הידע בכל פעם שתרצה לנקות זאת. הפלטפורמה מנתחת כל FAQ פעיל בכל המקורות, מאחדת או מסירה כפילויות, ומציגה לך את התוצאה (“לא נמצאו כפילויות” או “X כפילויות אוחדו”). בטוח להרצה בכל עת — הפעולה נוגעת רק בשאלות FAQ שחופפות.

מציאת סתירות #

כפילויות הן לא הבעיה היחידה שמתפתחת בבסיס ידע גדול — לעיתים שתי שאלות נפוצות מספקות תשובות סותרות לאותה שאלה (דף בלוג ישן מציין מחיר אחד, בעוד מסמכי העזרה שלכם מציינים מחיר אחר). הבוט יכול להיות עקבי רק כמידת העקביות של הידע שלו, לכן תשובות סותרות משמען שלקוחות עלולים לקבל מידע שגוי.

לחצו על מציאת סתירות בדף בסיס הידע כדי לסרוק בעיות מסוג זה. הבדיקה רצה ברקע (רכיב התקדמות מציג את האשכולות שנבדקו ואת הסתירות שנמצאו) וממיינת את הממצאים לשלוש קבוצות:

• נפתר אוטומטית — כאשר תשובה אחת מגיעה ממקור אמין באופן מובהק (מסמכי העזרה שלכם או שאלות נפוצות שנכתבו ידנית) והשנייה מדף שיווקי, יומן שינויים או דף משפטי, התשובה האמינה מנצחת באופן אוטומטי. יומן שינויים נחשב כאן להיסטוריה ולא לאמת נוכחית: הודעה ישנה תפסיד לדף שמתעד את הנושא כיום. שתי גרסאות של אותו מאמר עזרה נחשבות גם הן — הגרסה החדשה יותר פשוט מנצחת. וכאשר שני דפים אמינים באותה מידה אינם מסכימים, הדף שכתובתו מוקדשת לנושא שבמחלוקת מנצח, באופן אוטומטי כאשר בודק הביקורת הגיע באופן עצמאי לאותה תשובה. השאלה הנפוצה המפסידה נשמרת מחוץ לידע של הבוט.
• מומלץ — הביקורת מציעה איזו תשובה היא הנכונה; קבלו אותן אחת אחת או לחצו על קבל הכל.
• דורש בדיקה — מקרים דו-משמעיים באמת שבהם אתם בוחרים איזו תשובה לשמור.

המערכת מסמנת רק אי-הסכמות לגבי העסק שלך. שני דפים המצטטים מחיר שונה עבור מוצר של מישהו אחר, מאמר המציין באיזו תדירות הוא מתעדכן, או שני מדריכים שכל אחד מהם נפתח עם מילת מפתח שונה אינם סתירות — אלו עובדות נפרדות שקורה שהן נראות דומות, והבדיקה מתעלמת מהן. מה שהיא מחפשת הוא תיאורים שונים של התמחור, התוכניות, המגבלות, התכונות והמדיניות שלך.

הרצה חוזרת של הבדיקה גם מנקה אחריה: כל פריט ברשימה שכבר אינו מהווה אי-הסכמה — מכיוון שערכת דף, מחקת מקור או ייבאת אותו מחדש — נסגר באופן אוטומטי, וכל שאלה נפוצה שהוחרגה בגללו חוזרת לידע של הבוט שלך.

לחצו על סקירה ברכיב התוצאות כדי לפתוח את לוח הסקירה. שמירת תשובה משאירה את השאלות הנפוצות הסותרות מחוץ לידע של הבוט (הן לא נמחקות — פתרון סתירה בדרך ההפוכה ישחזר אותן); התעלמות מודיעה לבדיקה ששתי התשובות למעשה אינן סותרות ושתיהן נשארות פעילות.

פעולה זו מתבצעת גם באופן אוטומטי בעת ייבוא. בכל פעם שאתם מוסיפים דף אתר חדש, מסמך, או מבצעים ייבוא מרוכז, הפלטפורמה בודקת את השאלות הנפוצות החדשות מול הידע הקיים שלכם. שאלות נפוצות חדשות שסותרות את מה שהבוט שלכם כבר יודע מוחזקות בהמתנה עד שתסקרו אותן — דף שיובא זה עתה לעולם לא יוכל לדרוס בשקט את התשובות שהבוט שלכם מספק.

קישור של אתר שלם או מקטע בבת אחת #

כאשר לוחצים על קישור מקורות (Link sources) בכרטיסייה שאלות נפוצות וידע (FAQs & Knowledge) של סוכן, הבורר מציג את המקורות שלך כעץ: כל אתר ברמה העליונה, המקטעים של אותו אתר כתיקיות בתוכו, והדפים הבודדים בתוך התיקיות. לכל רמה יש תיבת סימון משלה — סמן את האתר כדי לבחור את כל הדפים המיובאים מאותו אתר בלחיצה אחת, סמן תיקייה כדי לבחור את כל מה שנמצא באותו מקטע, או הרחב תיקייה וסמן דפים בודדים. מקף בתוך תיבת סימון מציין שרק חלק מהדפים שבפנים נבחרו. מסמכים שהועלו מקובצים תחת קבצים (Files) עם תיבת סימון משלהם לבחירת הכל. דבר לא משתנה עד שתלחץ על שמירת בחירה (Save selection).

הסרת מקורות מקושרים רבים מסוכן #

בכרטיסיית שאלות נפוצות וידע של סוכן, כרטיס מאגרי ידע מקושרים מקבץ מקורות מקושרים לפי דומיין (או “קבצים” עבור מסמכים שהועלו). כל שורת דומיין מציגה את מספר הדפים וכפתור הסר הכל מהסוכן — לחיצה אחת מבטלת את הקישור של כל הדפים מאותו דומיין בבת אחת. לחץ על כותרת דומיין כדי להרחיב ולראות את הדפים הבודדים אם ברצונך להסיר רק חלק מהם; לכל שורה יש כפתור הסר משלה.

ניתן גם לבחור ולהסיר דפים מכל מקום ברשימה בבת אחת: לכל שורת דף יש תיבת סימון, ולכל כותרת של אתר או תיקייה יש אפשרות “בחר הכל” שמסמנת את כל מה שנמצא בתוכה (מקף מסמל שרק חלק מהפריטים מסומנים). סמנו את הדפים שברצונכם להסיר — מאתר אחד או מכמה אתרים — ובתחתית המסך יופיע סרגל עם כפתור ניתוק (Unlink) שינתק את כל הבחירה לאחר אישור אחד בלבד.

אם הסרת מקורות ממאגר הידע שלך בעבר וסוכן עדיין מציג קבוצת “מקורות שנמחקו”, זוהי הפניה שנותרה למקור שכבר אינו קיים. לחץ על הסר הכל בקבוצה זו כדי לנקות אותה — הפלטפורמה כעת מנקה הפניות אלו באופן אוטומטי בפעם הבאה שתמחק מקור.

מחיקת מקור שומרת על השאלות הנפוצות שלו כברירת מחדל. מחיקת מקור מאגר ידע מסירה את המקור עצמו אך, כברירת מחדל, שומרת על השאלות הנפוצות שהוא יצר (כך שכל מה שערכת ידנית או עשית בו שימוש חוזר לא יאבד) — הן נשארות בספרייה שלך ובכל סוכן מקושר. בחר באפשרות “מחק גם את השאלות הנפוצות שלו” אם ברצונך שהשאלות הנפוצות שנוצרו יוסרו וינותקו מכל מקום.

מה קורה מאחורי הקלעים:

• ה-AI מנתח את מלוא התוכן של כל מסמך
• הוא מזהה נושאים מרכזיים, עובדות ופרטים שלקוחות עשויים לשאול עליהם
• הוא מייצר שאלות שנשמעות טבעיות ותשובות מדויקות
• שאלות נפוצות כפולות (כאלה שחופפות לשאלות הנפוצות הקיימות שלך) מסוננות באופן אוטומטי
• התהליך משתמש בנקודות זכות (AI credits), והעלות תלויה בכמות התוכן. יצירת בסיס ידע עולה נקודת זכות אחת לכל מקטע תוכן, או 0.25 בחשבונות עם תעריף Max/Mini. חישוב זה עוקב אחר החשבון שלך, ולא אחר הגדרת איכות ה-AI בסוכן. הפלטפורמה מחלקת כל דף או מסמך למקטעים, לכן מקורות ארוכים יותר עולים יותר, וההערכה המוצגת לפני האישור שלך כבר משקפת זאת.
• אם חיברת מפתח Anthropic משלך (BYOK), יצירת בסיס הידע תרוץ על המפתח שלך — העבודה תחויב ישירות בחשבון ה-Anthropic שלך ולא ינוכו נקודות זכות. החריג הוא חשבונות בתעריף Max/Mini, אשר משלמים את התעריף של 0.25 נקודות זכות למקטע ללא קשר ל-BYOK. עיין ב-AI Model & BYOK לרשימה המלאה של מה שהמפתח שלך מכסה.

טיפים לתוצאות הטובות ביותר:

• העלה מסמכים המכילים מידע עובדתי וספציפי (דפי תמחור, מפרטי מוצר, מדיניות). אלו מניבים את השאלות הנפוצות (FAQ) הטובות ביותר.
• עבור על כל שאלה נפוצה שנוצרה לפני הפעלתה. הסר כל שאלה שאינה רלוונטית או אינה מדויקת.
• מסמכים בעלי מבנה ברור (כותרות, נקודות, טבלאות) מניבים תוצאות טובות יותר מאשר טקסט ללא עיצוב.
• כל העלאה מוסיפה מסמך כמקור עצמאי. כדי לכסות מספר נושאים, הוסף את המסמכים אחד בכל פעם — כל אחד מהם יהפוך למקור נפרד שתוכל לרענן או להסיר בנפרד.

ייבוא וייצוא של שאלות FAQ #

שניהם נמצאים מאחורי כפתור אחד: לחץ על ייבוא / ייצוא בראש רשימת השאלות הנפוצות בדף בסיס הידע. זה פותח חלונית קופצת אחת עם מקטע ייצוא ומקטע ייבוא מוערמים זה על זה — אין כפתור ייבוא נפרד וכפתור ייצוא נפרד.

ייבוא #

אם כבר יש לך שאלות FAQ (מגיליון אלקטרוני, מרכז עזרה או כלי אחר):

1. הכינו קובץ CSV עם העמודות question (שאלה), answer (תשובה), ואופציונלית category (קטגוריה) (גם קובץ JSON עם אותם שדות יעבוד)
2. עברו אל AI Studio → Knowledge Base ולחצו על Import / Export
3. בסעיף הייבוא (Import), לחצו על Choose a file… ובחרו את קובץ ה-CSV או ה-JSON שלכם
4. אופציונלי: אם יש לכם קבוצות ידע (Knowledge Groups), יופיע בורר Import into Knowledge Group — בחרו קבוצה והשאלות הנפוצות המיובאות יתווספו לאותה קבוצה וגם לספרייה שלכם. השאירו על Main library (no group) כדי לייבא ללא שיוך לקבוצה. (ייבוא קובץ אחד לכל סט ידע ובחירת הקבוצה שלו בכל פעם היא הדרך המהירה ביותר לבניית ידע מקובץ.)

שאלות כפולות ושורות ריקות מדלגים עליהן באופן אוטומטי, והחלון הקופץ מדווח כמה שאלות נפוצות יובאו לעומת כמה שנדחו. שאלות כפולות שנדחו אינן מתווספות לקבוצה שנבחרה — הן נשארות בדיוק במקום שבו הן כבר נמצאות.

ייצוא #

כדי לגבות או לשתף את השאלות הנפוצות (FAQs) שלך:

1. עבור אל AI Studio → Knowledge Base ולחץ על Import / Export
2. במקטע הייצוא (Export), לחץ על Export CSV או Export JSON כדי להוריד את כל ספריית השאלות הנפוצות שלך (שאלה, תשובה, קטגוריה)

עריכה מרוכזת של שאלות נפוצות באמצעות ייבוא/ייצוא #

כשיש לך שאלות נפוצות רבות לתקן בבת אחת — ניסוח מחדש, התאמת הטון, או הוספת הצהרת ויתור עקבית לכל תשובה — זרימת העבודה המהירה ביותר היא לייצא את רשימת השאלות הנפוצות לקובץ טקסט/CSV, לערוך אותו חיצונית, ולייבא מחדש.

• פתחו את הקובץ המיוצא בעורך המועדף עליכם (אפליקציית גיליונות אלקטרוניים, עורך טקסט) או הדביקו את התוכן לתוך עוזר AI ובקשו ממנו לבצע את השכתוב עבורכם.
• זה מהיר משמעותית מאשר לחיצה על עשרות טפסי עריכה בודדים אחד אחד.
• ייבוא מחדש לעולם אינו משנה שאלות נפוצות קיימות. שורה שהשאלה שלה תואמת לשאלה נפוצה קיימת נדחית (היא לא מעדכנת את התשובה); רק שורות עם שאלות חדשות מתווספות. ייבוא גם לעולם אינו מוחק דבר.
• לכן, תהליך העבודה של עריכה מרוכזת הוא: ייצוא → עריכת הקובץ → בחירה ומחיקה של השאלות הנפוצות הישנות ברשימה (סמנו אותן והשתמשו במחיקה מרוכזת) → ייבוא הקובץ הערוך שלכם. שמרו על קובץ הייצוא המקורי ללא שינוי כגיבוי לפני שתתחילו, למקרה שתצטרכו לבצע שחזור.
• אם אתם רק מנסחים מחדש שאלות, ייבוא מחדש רגיל יעבוד — השורות שנוסחו מחדש ייחשבו כשאלות חדשות — אך הגרסאות הישנות יישארו מאחור עד שתמחקו אותן.

מעקב אחר ביצועי שאלות נפוצות #

האפליקציה מציגה לך כיצד השאלות הנפוצות שלך מתפקדות:

• Usage Count - כמה פעמים כל שאלה נפוצה שימשה את הבוט; נתון זה מוצג בכל שורת שאלה לאחר שנעשה בה שימוש לפחות פעם אחת
• מיין את רשימת השאלות הנפוצות לפי Most used (מתפריט המיון הנפתח) כדי לראות תחילה את השאלות הנפוצות ביותר שלך

השתמש בנתונים אלו כדי:

• לזהות את השאלות הנפוצות בעלות הערך הרב ביותר עבורך
• למצוא שאלות נפוצות שלעולם אינן בשימוש (שקול לנסח אותן מחדש או להסירן)
• לזהות פערים שבהם לקוחות שואלים שאלות שאין עבורן שאלות נפוצות (בדוק את השיחות החיות שלך כדי למצוא דפוסים והוסף שאלות נפוצות חדשות)

שיטות עבודה מומלצות #

1. התחל עם 10-20 שאלות נפוצות. כסה תחילה את השאלות הנפוצות ביותר. תמיד תוכל להוסיף עוד ככל שתלמד מה הלקוחות שואלים.

2. סקור שיחות חיות מדי שבוע. חפש שאלות שהבוט התקשה איתן וצור שאלות נפוצות חדשות כדי למלא את הפערים.

3. שמור על שאלות נפוצות עדכניות. אם התמחור או המדיניות שלך משתנים, עדכן את השאלה הנפוצה מיד. שאלה נפוצה מיושנת גרועה יותר מאשר ללא שאלות נפוצות כלל.

4. אל תשכפל את הוראות הבוט שלך. שאלות נפוצות מיועדות לעובדות ופרטים ספציפיים. התנהגות כללית ואישיות שייכים ל-הוראות ה-AI.

5. כתבו באופן טבעי. כתבו שאלות נפוצות (FAQs) כפי שלקוח היה שואל וכפי שהייתם עונים בשיחה אמיתית.

6. בדוק לאחר הוספת שאלות נפוצות חדשות. השתמש בכרטיסיית נסה זאת (Try Out) של הסוכן כדי לוודא שהבוט משתמש נכון בשאלות הנפוצות החדשות שלך כאשר עולות שאלות רלוונטיות.

שאלות נפוצות על מאגר הידע #

קישרתי קבוצת ידע לסוכן שלי — האם אני עדיין רואה את השאלות הנפוצות הבודדות בדף מאגר הידע? כן. קבוצות הן רק קיצור דרך לקישור שאלות נפוצות רבות בבת אחת; כל שאלה נפוצה עדיין נמצאת בספריית השאלות הנפוצות הראשית וניתנת לעריכה משם.

שאלה נפוצה שערכתי לא נראית בשימוש על ידי הבוט — מדוע? בדוק שהיא אכן מקושרת לסוכן (Agent) שעונה על אותה שיחה (או שהסוכן מוגדר להשתמש בכל בסיס הידע שלך). שאלה נפוצה שאינה מקושרת, טובה ככל שתהיה, אינה גלויה לבוט של אותו סוכן. (החריג היחיד: שאלה נפוצה שסומנה על ידי Find Contradictions נשארת מקושרת אך מוחרגת מהידע של הבוט עד שתפתור את הסתירה.)

האם אני צריך 3+ שאלות נפוצות כדי שיהיה כדאי להגדיר חיפוש חכם? לא — אפילו 1-2 שאלות נפוצות עוזרות באופן מיידי באמצעות התאמת מילות מפתח. החיפוש מבוסס-המשמעות הוא בונוס שמופעל אוטומטית ברגע שעוברים את ה-3, ללא צורך בהגדרה נוספת.

האם יש הגבלה על כמות השאלות הנפוצות שמאגר הידע שלי יכול להכיל? לא. אין הגבלה על מספר הערכים ואין מכסת אחסון — החשבונות הגדולים ביותר בפלטפורמה מריצים מעל מאה אלף ערכים ללא כל בעיה. המגבלות הקיימות הן לכל ייבוא, ולא לכל ספרייה: 50 MB לכל קובץ שמועלה, 2,000 שורות לכל גיליון אלקטרוני, ו-100 דפים לכל ייבוא או רענון של אתר אינטרנט.

אז האם מאגר ידע גדול יותר תמיד הופך את הבוט לחכם יותר? לא, וזהו החלק שחשוב להפנים. הסוכן שלך לא קורא את כל הספרייה בכל הודעה — הוא מחפש בה ומעביר ל-AI רק את הערכים התואמים לשאלה. הוספת ערכים כמעט כפולים או סותרים הופכת את החיפוש הזה לגרוע יותר, וזו הסיבה לכך שקיימים ביטול כפילויות בין מקורות ו-מציאת סתירות. ערכים מעטים ונקיים יותר מנצחים ערכים רבים בכל פעם.

האם יש הגבלה על כמות הטקסט שאני יכול לכתוב בהוראות הסוכן? כן, וזו מגבלה ממשית: זהו תקציב ההקשר (Context budget) בכרטיסיית הגדרות הבוט של הסוכן, והוא משתנה בהתאם לתוכנית. ראו הגדרת הבוט מבוסס ה-AI שלכם.

צעדים הבאים #

• סוכני AI — המקום שבו שאלות נפוצות מתחברות לשאר הגדרות הסוכן.
• הגדרת בוט ה-AI שלך — המדריך המלא לכתיבת הוראות וספרי מהלכים (playbooks).
• סוכני AI — הדף הראשי של קבוצת ה-AI Studio שבו נמצא מאגר הידע, לצד תבניות, ספריית מדיה, פונקציות מותאמות אישית ושרתי MCP.