Attività #

Tasks è un task manager integrato in stile CRM (il software CRM è ciò che le aziende utilizzano per tenere traccia dei propri contatti e delle attività da svolgere in un unico posto). Usalo per monitorare cose da fare, follow-up, chiamate, email, segnalazioni di bug e qualsiasi altra azione derivante dalle tue conversazioni o dal lavoro quotidiano del tuo team. Le attività possono essere create manualmente, automaticamente dall’IA o tramite l’API — un modo per consentire ad altri software di connettersi al tuo account e creare attività automaticamente.

How to open Tasks. In the sidebar, under the CRM group, click Tasks. (On a phone the menu is hidden — tap the menu icon ☰ in the top corner first, then tap Tasks.)

Turning Tasks on or off. Tasks is on by default for every account. If you don’t see it in your sidebar, it has been switched off for your account — reach out to support if you’d like it turned back on. On managed accounts, Tasks first needs to be enabled by your provider before you can use it.

Dove trovarla #

L’intestazione mostra il conteggio totale delle attività, con i pulsanti Fasi e Nuova attività in alto a destra.

Cosa possono fare le Attività per te #

• Tieni traccia di tutto in un unico posto — Cose da fare, chiamate, email, follow-up, segnalazioni di bug e richieste di funzionalità per tutto il tuo team
• Collega le attività a contatti, trattative, campagne o messaggi di chat specifici — Così sai sempre a cosa si riferisce un’attività e puoi tornare alla conversazione originale
• Visualizzazioni multiple — Bacheca Kanban (schede ordinate in colonne, una colonna per fase), elenco, tabella e visualizzazioni calendario. Scegli quella più adatta al lavoro.
• Attività create dall’IA — Quando il bot richiede l’attenzione umana, può creare automaticamente un’attività (non assegnata) in modo che un membro del team possa prenderla in carico
• Integrazione Webhook + API — Le attività attivano webhook alla creazione/aggiornamento in modo che gli strumenti esterni possano rimanere sincronizzati, e puoi creare o interrogare le attività tramite l’API pubblica

Tipi di attività #

Le attività vengono fornite con un set predefinito di tipi e puoi aggiungerne di tuoi. Ogni tipo ha la propria icona e il proprio colore, così puoi analizzare rapidamente una bacheca.

Puoi aggiungere un tipo di attività personalizzato al volo dal campo Tipo del modulo Nuova attività (o del modulo di modifica attività): apri il selettore Tipo e scegli + Crea nuovo tipo in fondo all’elenco, quindi assegna un nome. Il tipo viene creato esattamente dove lo stai utilizzando.

Modifica, riordino ed eliminazione dei tipi #

Per rinominare, ricolorare, riordinare o rimuovere i tipi, apri Attività e fai clic su Tipi nella parte superiore della bacheca (accanto a Fasi). Si aprirà la finestra di dialogo Modifica tipi di attività: rinomina un tipo digitando direttamente nella sua riga, fai clic sull’icona dell’etichetta per scegliere un nuovo colore, trascina la maniglia per riordinare, usa + per aggiungere un tipo e usa il menu della riga per Eliminare un tipo. Nulla viene salvato finché non fai clic su Applica modifiche.

Alcune cose da sapere:

• L’eliminazione di un tipo non elimina le sue attività. Le attività che avevano quel tipo perdono semplicemente la loro etichetta di tipo; aprille e scegline un’altra quando vuoi. Se un tipo è ancora presente in alcune attività, la finestra di dialogo ti indicherà quante prima di confermare.
• Due tipi vengono creati dall’IA e non possono essere eliminati: Aggiornamento FAQ e Avviso umano (contrassegnati come Auto nella finestra di dialogo). L’IA crea autonomamente attività di questi tipi e li ricreerebbe al successivo avviso, quindi rimangono; puoi comunque rinominarli e ricolorarli.
• Mantieni almeno un tipo. Se l’elenco venisse svuotato, il set predefinito verrebbe ripristinato automaticamente.

Fasi dell’attività (Bacheca Kanban) #

Ogni attività si sposta attraverso le fasi: le colonne sulla tua bacheca kanban, ognuna con la propria icona di stato colorata e un conteggio in tempo reale. Le impostazioni predefinite sono solitamente qualcosa come “Da fare”, “In corso”, “Completato”, ma puoi rinominare, ricolorare, riordinare, aggiungere e rimuovere fasi per adattarle al tuo flusso di lavoro.

Puoi anche creare modelli di bacheca con set di fasi predefiniti, in modo che team o casi d’uso diversi abbiano ciascuno la propria bacheca.

Per configurare le fasi, apri Attività e fai clic su Fasi nella parte superiore della bacheca. Questo apre la finestra di dialogo Modifica stati attività, con gli stati suddivisi in due gruppi: Attivo e Completato, oltre a un selettore di modelli di stato (Generale, Vendite, Supporto o Personalizzato) sulla sinistra. Rinomina uno stato digitando direttamente nella sua riga, trascina la maniglia per riordinare, fai clic sul punto colorato per cambiare colore e usa il menu della riga per spostare uno stato tra Attivo/Completato o eliminarlo. Nulla viene salvato finché non fai clic su Applica modifiche.

Puoi avere più di uno stato di completamento, ad esempio “Completato” e “Affare chiuso”. Entrambi contano come terminati: le attività in uno qualsiasi di questi stati vengono visualizzate con il titolo barrato e il conteggio su ogni colonna è indipendente. Quando ne hai diversi, l’azione Segna come completato elenca ciascuno di essi, così puoi scegliere quello che intendi invece di far finire l’attività nel primo disponibile.

Viste e filtri #

Due righe di chip si trovano sopra la bacheca:

• Visualizzazioni salvate — Tutte, Aperte, Scadute, In scadenza oggi, Questa settimana, Alta priorità e Completate, ognuna con un conteggio in tempo reale. Un clic cambia l’intera bacheca su quella selezione.
• Chip di filtro intelligenti — attiva qualsiasi combinazione di Scadute, In scadenza oggi, In scadenza questa settimana, Nessuna data di scadenza o Alta priorità sopra una visualizzazione salvata per restringere ulteriormente il campo.

Sotto di essi, una casella di ricerca, un pulsante Filtro per creare le tue regole e un selettore di visualizzazione tra Kanban, Elenco, Tabella e Calendario (una griglia mensile che mostra le attività nella loro data di scadenza).

Puoi filtrare per tipo, fase, priorità, origine, assegnatario (vedi “Assegnazione di attività ai membri del team” di seguito) e contatto collegato. Puoi anche filtrare per:

• Campagna — Mostra solo le attività legate a una campagna specifica. Il menu a discesa elenca ogni campagna a cui fanno riferimento le tue attività attuali, più un’opzione “Nessuna campagna” per le attività che non sono collegate a nessuna.
• Canale — Mostra solo le attività per un canale di messaggistica specifico (WhatsApp, WhatsApp Web, SMS, Instagram, Messenger, Telegram, LINE, Email, Widget chat e così via). Il canale viene preso dal contatto collegato all’attività.
• Connessione — Mostra solo le attività per un numero o un account connesso specifico, ad esempio un numero WhatsApp Web, un account personale Instagram connesso, un account ufficiale LINE o una casella di posta elettronica. La connessione proviene dalla campagna dell’attività o dal suo contatto collegato.

Ogni regola che crei ha un interruttore È / Non è accanto al campo, così puoi escludere con la stessa facilità con cui includi: Priorità non è Bassa, o Tipo non è Follow Up. Ogni menu a discesa ha anche un’opzione Nessuno per le attività che non hanno nulla impostato per quel campo. Tipo → Nessuno trova le attività senza alcun tipo assegnato, il che include qualsiasi attività che ha perso la sua etichetta perché hai eliminato il tipo su cui si trovava.

I filtri Campagna, Canale e Connessione appaiono solo quando le tue attività attuali hanno effettivamente qualcosa da filtrare, così la barra degli strumenti rimane ordinata. Si combinano con gli altri filtri e con la ricerca: scegli insieme una campagna e una priorità per restringere rapidamente il campo. I filtri si applicano a ogni visualizzazione (kanban, elenco, tabella, calendario) e ai conteggi delle attività su ogni fase.

Nota: una connessione può essere mostrata solo per le attività in cui è possibile determinare su quale numero o account si svolge la conversazione. Le chat WhatsApp o SMS in entrata che non sono legate a una campagna non hanno un numero per singola attività, quindi queste rientrano in “Nessuna connessione”.

La bacheca #

Ogni colonna rappresenta una delle fasi delle tue attività. Una scheda attività mostra il titolo, una breve descrizione, tag colorati per il tipo (come Aggiornamento FAQ o Follow Up) e la fonte (un tag AI per le attività create dal bot, o Avviso umano per le conversazioni segnalate dal bot), oltre a un indicatore di priorità, data di scadenza, tag e un’icona dell’assegnatario nella parte inferiore.

Trascina una scheda tra le colonne per spostarla nel tuo flusso di lavoro, o all’interno di una colonna per riordinarla. Il simbolo + nella parte superiore di una colonna apre il modulo completo Nuova attività preimpostato su quella fase; il campo di aggiunta rapida in fondo a ogni colonna aggiunge un’attività solo tramite titolo. Fai clic su una scheda per aprirne i dettagli.

Creazione di attività #

Manualmente #

1. Nella pagina Attività, fai clic su Nuova attività in alto a destra (oppure usa il tasto + / aggiunta rapida su una colonna, come sopra).

2. Compila:
   • Titolo (obbligatorio)
   • Descrizione — note a formato libero
   • Tipo — scegli tra i tuoi tipi di attività
   • Priorità — Nessuna / Bassa / Media / Alta / Urgente
   • Fase — in quale colonna inizia
   • Data di scadenza — facoltativa, accetta sia una data che un orario, così puoi impostare “chiamata alle 15:00” invece di un generico “martedì”
   • Ricordamelo — appare una volta impostata una data di scadenza, con inizia il, impostato su All’orario di scadenza. Modificalo in 15 minuti prima, 1 ora prima, 1 giorno prima o Nessun promemoria se preferisci non ricevere avvisi. Quando arriva il momento riceverai una notifica (campanella, email e push seguono le tue impostazioni di notifica delle Attività, quindi se hai disattivato quella categoria non riceverai nulla). Ripianificare l’attività sposta il promemoria insieme ad essa, e le attività che trascini in una colonna completata smettono di inviarti promemoria.
   • Assegnatario — quale membro del team è responsabile dell’attività. Tocca il campo per aprire il selettore dei membri del team (lo stesso usato per assegnare le chat), scegli un membro o lascialo Non assegnato.
   • Contatto / trattativa / campagna collegata — facoltativo, ma molto utile affinché l’attività abbia un contesto
   • Tag — tag a formato libero per filtrare in seguito
3. Fai clic su Crea attività.

Da una Chat #

La maggior parte delle attività nasce da una conversazione, quindi puoi crearne una senza uscire dalle Chat. Ci sono quattro modi per farlo:

• L’intestazione della chat — l’icona di spunta accanto alla stella, nell’intestazione della conversazione aperta.
• Una riga della chat — passa il mouse sopra una riga nell’elenco delle chat e fai clic sull’icona di spunta sul bordo destro.
• Il pannello dei contatti — Aggiungi attività nella sezione Attività del pannello a destra di una conversazione.
• La casella dei messaggi — il metodo più rapido. Attiva il piccolo interruttore da fare accanto alla casella dei messaggi, dai un titolo all’attività (ne viene inserito uno automaticamente: “Follow up with Ana”), una data di scadenza tra le scelte rapide (Più tardi oggi, Domani, Tra 3 giorni, Prossima settimana o una data a tua scelta) e, se vuoi, un orario preciso e un’opportunità (collega l’opportunità aperta del contatto o creane una con l’attività). Quindi fai clic su Crea attività — oppure invia una risposta come al solito e l’attività verrà creata nel momento in cui il messaggio viene inviato.

I primi tre aprono lo stesso modulo Nuova attività della bacheca, con il contatto già collegato e il tipo impostato su Da fare. Tutto il resto funziona esattamente come qui.

Un’attività creata dalla casella dei messaggi durante l’invio di una risposta è anche collegata al messaggio inviato, quindi aprire l’attività in seguito ti riporta direttamente a ciò che è stato detto. (Le attività possono fare riferimento a uno o più messaggi in questo modo: le attività automatiche dell’IA utilizzano lo stesso collegamento.)

La sezione Attività del pannello dei contatti elenca le attività aperte di quel contatto con le relative date di scadenza, quelle scadute in rosso, e facendo clic su una di esse la si apre qui nella pagina Attività.

I pulsanti delle attività appaiono nelle Chat solo quando le Attività sono attive per il tuo account e le autorizzazioni del tuo team ti consentono di modificare i contatti: vedi Autorizzazioni di seguito.

Per la procedura dettagliata completa relativa alla chat, vedi Interfaccia Chat.

Da una Trattativa #

Quando il follow-up appartiene a una trattativa, crea l’attività direttamente dalla trattativa: usa l’icona spunta nella riga delle azioni rapide di una scheda sulla bacheca, la sezione Attività nel pannello della trattativa o la scheda Attività del record della trattativa. Ognuna mostra una barra a riga singola — titolo, data di scadenza rapida, orario esatto, Crea attività — e l’attività verrà salvata collegata alla trattativa e al relativo contatto. Vedi Aggiunta di un’attività a una trattativa.

Automaticamente #

Le attività possono essere create automaticamente tramite:

• Avvisi umani — Quando il bot AI segnala una conversazione per l’attenzione umana, crea un’attività ad alta priorità Human Alert collegata a quella conversazione nella prima colonna della tua bacheca (non assegnata: prendila in carico o assegnala dalla bacheca).
• Chiamate a strumenti AI — L’AI può creare attività durante una conversazione quando determina che è necessaria un’azione (ad esempio, “programma una chiamata di follow-up con questo lead la prossima settimana”)
• API — I sistemi esterni possono creare attività tramite l’API pubblica

La fonte di ogni attività viene registrata in modo da poter filtrare in base alla sua origine.

Assegnazione delle attività ai membri del team #

Ogni attività può essere assegnata a un membro del team (o lasciata non assegnata), esattamente come l’assegnazione di una chat. L’assegnatario viene visualizzato come un piccolo avatar sull’attività, in modo che tutto il team possa vedere a colpo d’occhio chi è responsabile di cosa.

Ci sono due modi per assegnare o riassegnare:

• Dall’attività stessa — Apri un’attività (o il modulo Nuova attività) e usa il campo Assegnatario per aprire il selettore dei membri del team. Scegli un membro o seleziona Non assegnato.
• Direttamente dalla bacheca — Ogni scheda attività ha un’azione di assegnazione rapida. Fai clic su di essa per aprire lo stesso selettore e riassegnare in un solo passaggio, senza aprire l’attività. Funziona nelle viste kanban, elenco e tabella.

Il selettore elenca solo il proprietario dell’account e i membri del team attivi, quindi non puoi assegnare accidentalmente un’attività a qualcuno che è stato rimosso o sospeso.

Il filtro assegnatario appare solo quando il tuo account ha più di un membro del team.

Attività di aggiornamento FAQ #

Quando l’IA incontra una lacuna nella tua base di conoscenza durante una conversazione (una domanda a cui non può rispondere con sicurezza), crea un’attività Aggiornamento FAQ invece di tirare a indovinare. Apri l’attività e vedrai l’esatta domanda posta dal contatto più la nota sulla lacuna di conoscenza, con azioni rapide per Segna come completata, Aggiungi a FAQ e Invia follow-up.

Fai clic su Aggiungi a FAQ per risolverla. Questo apre una singola finestra di dialogo Risolvi FAQ con tutto il necessario:

• Se esiste già una FAQ simile — la finestra di dialogo controlla la tua knowledge base per trovare corrispondenze simili e mostra le migliori con un pulsante Usa questa, così puoi collegare l’attività a una FAQ esistente con un clic invece di riscrivere la risposta. Puoi anche fare clic su Sfoglia le FAQ esistenti per cercare tu stesso nell’intera libreria e utilizzare Collega FAQ selezionata e completa.
• Pubblica come nuova FAQ — scrivi la risposta nel campo Risposta. La nuova FAQ viene salvata nella knowledge base del tuo agente AI, in modo che l’AI gestisca correttamente la stessa domanda la prossima volta. Quando l’attività ha un contatto collegato, appare un interruttore Invia subito la risposta al contatto — è attivo per impostazione predefinita, quindi l’AI risponde alla domanda originale del contatto non appena pubblichi; disattivalo prima se preferisci aggiornare la knowledge base silenziosamente. Fai clic su Pubblica FAQ e completa.

Ognuna di queste tre azioni (collegare una corrispondenza suggerita, collegare una FAQ sfogliata o pubblicarne una nuova) segna automaticamente l’attività come completata.

Se l’attività è collegata a un contatto, fai clic su Apri record completo nel riquadro dell’attività, quindi su Apri chat nella pagina completa dell’attività per passare direttamente alla conversazione originale in una finestra modale, vedere cosa è stato detto e decidere di conseguenza.

Autorizzazioni #

L’accesso alle attività utilizza le autorizzazioni Contatti del tuo team (non esiste un’autorizzazione separata per le Attività). I membri con Contatti impostati su Modifica o Completo possono creare, modificare, spostare, eliminare e assegnare attività; i membri impostati su Visualizza possono vedere la bacheca ma non possono modificare nulla; i membri impostati su Nessuno non hanno affatto accesso alle Attività. Chiunque possa vedere le Attività vede tutte le attività nell’account, ma puoi restringere la bacheca a una singola persona con il filtro Assegnatario (vedi “Assegnazione di attività ai membri del team” sopra). Regola le autorizzazioni in Impostazioni → Team.

Webhook e API #

Nei piani che includono webhook e accesso API, le Attività si integrano completamente:

• Gli eventi Webhook si attivano su attività creata, aggiornata e completata (3 eventi). Riassegnare o spostare un’attività attiva Attività aggiornata; spostare un’attività in una fase di completamento attiva Attività completata.
• Gli endpoint API ti consentono di creare, leggere, aggiornare ed eliminare attività a livello di programmazione
• Vedi Webhook e il Riferimento API per i dettagli tecnici (la sezione API è condivisa: si applica a entrambe le interfacce)

Best practice #

1. Non cercare di usare le Attività per tutto fin dal primo giorno. Inizia con un tipo di attività che risolve un problema reale (ad esempio, i follow-up). Prendi confidenza. Aggiungine altre.
2. Collega le attività ai contatti. Le attività senza un contatto collegato perdono rapidamente il contesto. Collega sempre se c’è una persona pertinente.
3. Usa i tag per filtri trasversali. Le fasi ti dicono “a che punto sono nel flusso di lavoro”; i tag ti dicono “di che tipo si tratta”. Non confonderli.
4. Lascia che l’IA crei attività per te. Lo scopo principale è eliminare il lavoro ripetitivo. Se il bot riesce a rilevare “questo lead ha chiesto un richiamo martedì alle 14:00”, lascia che crei l’attività.
5. Controlla quotidianamente la coda degli avvisi umani. Tutto ciò che l’IA non è riuscita a gestire finisce qui. Se lo stesso tipo di domanda continua a presentarsi, risolvila a livello di FAQ o istruzioni in modo che l’IA la gestisca la prossima volta.