# 预约系统 ## 概览 该平台包含一个内置的预约系统，允许您的 AI 代理在对话中直接安排会议、咨询和活动。当联系人想要预约时间时，AI 会检查您的空闲时间、提供可选时段并确认预约——全程无需您手动操作。 **这适用于谁？** 任何需要接受预约或预订的企业。例如： - 一家通过 WhatsApp 预约造型服务的**美发沙龙** - 一家通过 Instagram 私信安排看房的**房地产中介** - 一家通过聊天小组件接受订位的**餐厅** - 一家直接通过聊天预约咨询电话的**咨询公司** - 一家允许患者通过短信安排预约的**医疗诊所** 该预约系统可与 **Google 日历**集成以实现双向同步（请参阅 [Google 日历集成](google-calendar.md)），并支持 **Formitable** 和 **Zenchef** 等餐厅预订平台。 **Google 日历是可选的。** 内置的预约系统完全可以独立运行。您可以在活动类型中设置您的可用时间，AI 即可在未连接任何日历的情况下提供并预订这些时间。连接 Google 日历会额外增加三项功能：每次预约都会同步到您的日历中；日历中已有的行程会被视为忙碌状态，从而不会被重复占用；系统还可以为您创建 Google Meet 会议链接。即使跳过此步骤，本页面描述的所有其他功能依然可以正常使用。 ::: tip **提示：** 您可以在引导式入门向导中设置 AI 驱动的预约功能——其中包含选择预约选项、连接 Google 日历和设置可用时间的步骤，让您从第一天起就能开始接受预约。请参阅 [引导式入门](../get-started/onboarding.md)。 ::: 设置预约只需三个步骤，本页面将通过截图为您详细介绍每一步： 1. **创建活动类型** — 人们可以预订的预约种类（例如，“30 分钟免费咨询”）。 2. **为您的 AI 开启预订功能** — 这样它就能在聊天中提供这些预约选项。 3. **查看预订情况** — 在“预约”页面（如果已连接 Google 日历，也会同步到该日历）查看预订。 --- ## 第 1 步 — 打开“预约”页面 点击侧边栏“互动”组下的**预约**。该页面有两个选项卡： - **即将到来的预约** — 显示所有已预订的预约，并配有**总计**、**本周**、**已确认**和**待处理**的状态卡片，以及搜索、时间筛选和状态筛选功能。 - **活动类型** — 您的 AI 可以提供的可预订服务。 ### 以日历形式查看您的日程安排 “即将到来的预约”选项卡可以通过两种方式显示您的预订——使用筛选行右侧的 **列表 / 日历** 切换开关进行切换： - **列表** — 上面显示的表格：每个预订占一行，最适合快速浏览接下来的安排以及进行批量操作。 - **日历** — 周或月网格视图，最适合一目了然地查看您当天或当周的安排，并发现空闲时段。 在日历视图中，您可以使用 **周 / 月** 切换开关（默认为周视图）、用于前后移动时间的箭头，以及一个 **今天** 按钮以跳转回当前周或月。每个预约都会以一张小卡片的形式出现在对应的日期中，卡片上显示时间、联系人姓名以及一个彩色的状态点。您的搜索和筛选条件也适用于此，因此您可以例如仅在日历上显示已确认的预约。 - **点击一个预约** 以打开与列表视图中相同的详细信息面板——您可以从中重新安排、打开聊天或删除该预约。 - **点击某一天中的空白处** 以在该日期预订一个新预约——预订表单将打开，且日期已自动填好。 - 在月视图中，繁忙的一天会显示前几个预约以及一行 **+N 更多**——点击它即可放大查看该天的周视图。 ### 自行预订预约 大多数预约是由您的 AI 在聊天中完成的，但您也可以手动预订——例如电话预约或上门预约——只需点击页面右上角的 **预订预约** 按钮（或在日历视图中点击空白日期）。选择联系人、事件类型、日期以及一个可用的时间段；系统会以与 AI 预订时相同的方式检查可用性，因此您不会重复预订同一个时段。 点击任意行即可打开该预约的只读详情面板，其中显示了联系人、活动、日期和时间、会议地点，以及用于打开聊天、重新安排或删除的按钮： --- ### 一次性删除多个预约 在**预约**选项卡中，每一行都有一个复选框，表头的复选框可用于选择当前显示的所有内容。选中您想要移除的预约，底部会出现一个带有**删除**按钮的栏——您确认一次后，它们及其关联的日历事件将一并被移除。按 Escape 键可清除选择。 ## 第 2 步 — 创建活动类型 活动类型定义了您的联系人可以预约的预约种类。您可以将每种活动类型视为您提供的不同服务——例如“30 分钟免费咨询”、“产品演示”、“理发预约”、“2 人餐厅预订”。 1. 在**预约**页面上，切换到**活动类型**选项卡。 2. 点击右上角的绿色**创建活动类型**按钮。将打开一个标题为**新建活动类型**的窗口： 3. 在**详细信息**下，输入**活动名称**。请使用对客户友好的名称——您的联系人在预订时可能会看到它，因此“30 分钟免费策略通话”比“初始咨询 v2”更好。 4. 选择一个**会议类型**——即会议的进行方式。这将决定日历邀请中显示的地点： - **线下** — 预约在实体地点进行。您输入地址，该地址会显示在日历事件中（例如，“123 Main Street, Suite 4”）。 - **Google Meet** — 系统会自动为每次预约创建一个 Google Meet 视频链接，并将其添加到日历事件中。联系人也会作为受邀嘉宾添加到事件中，因此如果已知其电子邮件地址（例如，AI 在对话期间询问并获取了该地址），他们将通过电子邮件收到带有 Meet 链接的 Google 日历邀请。此功能需要连接您的 Google 日历 — 如果尚未连接，表单会显示一条警告，并附带一个 **连接 Google 日历** 的链接（请参阅 [Google 日历集成](google-calendar.md)）。 - **自定义链接** — 您只需粘贴一次自己的会议链接（例如，您的个人 Zoom 会议室链接），该链接将用于此事件类型的所有预约。 5. 在 **时段** 下，设置您的时间段工作方式： - **持续时间** — 每次预约的持续时间（例如 30 分钟）。想要在预约之间设置内置间隔吗？将持续时间设置得比实际会议时间稍长一些——没有单独的缓冲时间设置。 - **通知** — 预订开始前您需要的最小提前通知时间（例如，4 小时意味着没有人可以预订 30 分钟后开始的预约）。 - **可提前预订** — 联系人可以预订未来多少天内的日程（例如 28 天）。 - **每个时段允许多次预订** — 默认关闭。正如其下方的说明所述，“关闭意味着每个时间段只能进行一次预订，这是预订的一贯工作方式。”当同一时间可以容纳多次预订时，请将其打开，此时会出现 **每个时段的预订数** 数字。它适用于可互换且共享相同工作时间的资源；如果您的资源有不同的时间表或各自的日历，请改用 **房间**。请参阅下方的 [让多个人预订同一时段](#letting-multiple-people-book-the-same-slot) 和 [房间](#rooms-separate-resources-with-their-own-schedules)。 6. 在 **每周工作时间** 下，设置此事件可以预订的日期和时间。每个绿色日期均可在显示的时间段内预订；点击时间范围旁边的 **×** 可使该日期不可用，点击 **+** 可在同一天添加第二个时间范围（用于拆分时间表，例如 9:00–12:00 和 14:00–17:00）。 **提示：** 将您的工作时间设置得比实际工作日稍窄一些。这能为您在开始和结束时留出缓冲时间。 7. 在 **会议室** 下，除非您有多个可预订资源，否则请保持默认。每个事件类型都已经有一个会议室，并使用您刚刚设置的每周工作时间。如果两个人、两把椅子或两辆车的工作时间不同，请为每个资源添加一个会议室。请参阅下方的 [会议室](#rooms-separate-resources-with-their-own-schedules)。 8. 在 **通知** 下，有两个开关： - **将预约同步到 Google 日历** — 将每次预约放入您的 Google 日历并检查冲突。在连接 Google 日历之前，此选项为灰色（下方的说明会链接到正确的设置页面）。 - **向联系人发送预约电子邮件** — 默认开启。当预约成功时，向联系人发送确认邮件。当预约同步到 Google 日历时，同一个开关也会控制联系人作为受邀嘉宾收到的 Google 日历邀请。如果您完全不想通过电子邮件联系对方，请将其关闭。 9. 点击 **创建事件**。您将回到“事件类型”选项卡，新事件将作为一行添加，并显示确认消息： 若要稍后更改事件类型，请点击其所在行，或使用行右侧末端的铅笔图标： 无论哪种方式，您都会得到相同的表单，其中预填了事件当前的设置，标题变为**编辑事件类型**，并带有**保存事件**按钮而不是**创建事件**。除非您进行更改，否则每周工作时间部分将保持原样： 仅当事件未关联任何预订时，才可以将其删除。 如果您的某个 AI 坐席使用了此事件类型进行预约，删除窗口会在执行任何删除操作前告知您哪些坐席正在使用它，因此您永远不会感到意外。您仍然可以继续删除，但这些坐席将停止接受预约，直到您在“**预约**”下为他们选择另一个事件类型。 **关于时区：** 您的工作时间是根据您账户的时区读取的，该时区在 **设置 → 安全与常规**（**时区** 下拉菜单）中设置。如果提供的时段显示在奇怪的时间，请先检查该设置。 --- ## 第 3 步 — 为您的 AI 开启预订功能 创建事件类型并不会让 AI 立即提供该服务。这还需要在坐席上开启一个开关。 1. 点击侧边栏中的“**AI 坐席**”并打开您的坐席。 2. 前往“**AI 能力**”步骤。 3. 找到“**预约**”面板并开启“**允许此坐席预约**”。 4. 将提供商保留为“**内置日历**”（使用 [Formitable 或 Zenchef](#restaurant-booking-platforms-formitable-and-zenchef) 的餐厅在此处选择其平台），然后在“**选择可预约内容**”下说明人们可以预约什么。 **您可以选择多个。** 点击选择器并选择一个事件类型 — 它会以一个小标签的形式出现在下方，显示事件名称。此时选择器会变为 **Add another event type**（添加另一个事件类型），因此请继续操作，直到该智能体能够预约的所有服务都已列出。您选择的**第一个**事件类型将作为智能体的默认选项，当关联了两个或更多事件类型时，它会带有一个 **default**（默认）标记，以便您识别。要从列表中移除某个事件类型，请点击其标签上的 **×**。还没有事件类型？您可以直接在页面上 **Create a new event type**（创建新事件类型），无需离开当前页面 — 您创建的任何内容都会立即添加到列表中。 选择器下方的文字总结了其作用：*“智能体可以在聊天中预约任何选定的事件类型。在每个事件类型中命名员工或房间，以便 AI 可以与特定人员进行预约。”* 5. 点击 **Save changes**（保存更改）。 预订是一项实时设置 — 它会在您保存后立即生效，不像指令和知识库编辑那样需要等待 **发布**。 > **如果选择器为空或未选择任何内容**，AI 将无法提供时间，并会转而告知联系人会有人与他们联系。在依赖此功能之前，请至少选择一个事件类型。 **在对话中呈现的效果。** AI 了解您关联的每一个事件类型，包括其名称和持续时间。当有人要求预约时，它会询问他们想要哪项服务（或者根据他们已经说过的内容自行判断 — “我需要染发”会自动选择染发预约），然后检查该服务的可用时间并进行预约。重新安排和取消预约的操作基于联系人实际预约的内容，因此无需向他们额外解释。 关联了多个事件类型？请参阅下方的 [提供多种服务时的预约](#booking-when-you-offer-many-services)。 保存后，AI 会在对话中自动提供可用的时间段，并处理整个预订流程——从检查可用性到确认预约。 **示例：** 客户发送消息称“我想预约一次咨询”。AI 会根据您的活动设置（以及已同步的 Google 日历）回复可用的时间段。客户选择一个时间，AI 随即确认预订——全程自动完成。 --- ## 让用户自行预约（可分享的预约页面） 上述步骤适用于**对话中**进行的预约，即由您的 AI 提供时间选项。每种事件类型也可以拥有一个**公共预约页面**：这是一个任何人都可以打开并进行预约的链接，无需账户，也无需先进行对话。您可以将其放在“立即预约”按钮后、个人简介中、电子邮件签名中，或作为二维码印在传单上。 在事件类型表单底部的**预约页面**部分开启此功能。由于该页面会在显示日历**之前**要求用户输入姓名和电子邮件或电话，因此即使是那些开始预约但未选择时间的用户，也会被记录在您的联系人中，以便您后续跟进。 请参阅 [可分享的预约页面](booking-page.md)。 --- ## 使用外部预约链接（Calendly、Cal.com 等） 已经有了心仪的预约工具（如 Calendly 或 Cal.com）？您无需切换到内置的预约系统，只需让 AI 分享您现有的预约链接，联系人即可自行完成预约。 此功能无需单独设置：只需将链接放入 AI 的指令中即可。 1. 在侧边栏中打开“**AI 坐席**”并打开您的坐席。 2. 前往“**AI 指令**”选项卡。 3. 在“**规则**”部分，添加一行内容，例如：*当有人想要预约时，分享此预约链接以便他们自行预约：https://calendly.com/yourname* 4. （可选）在“**对话流程**”部分添加一个匹配步骤，例如：*一旦他们感兴趣，就分享预约链接。* 5. 点击“**保存更改**”，然后点击“**发布到线上**”，以便更新后的指令传达给您的联系人。“**试用**”选项卡始终测试您的草稿，因此您可以在保存后立即检查 AI 是否分享了链接——甚至在发布之前。 设置完成——每当对话中提到预约时，AI 就会发送您的链接。在此设置中，请保持 **AI Abilities** 选项卡中的 **Bookings** 开关处于关闭状态：关闭后，AI 不会尝试自行提供时间段，而通过规则中的链接，它确切地知道该怎么做。如果您在引导式入门向导中选择了 **External booking link**，此规则会自动为您添加。 与[内置预约系统](#step-3--turn-on-bookings-for-your-ai)相比的权衡：联系人需要离开聊天界面进行预约，且预约仅会出现在您的外部预约工具中，不会显示在“预约”页面上。 --- ## 当您提供多种服务时的预约设置 提供十几种不同的护理服务？您的智能体可以在聊天中预约所有这些服务。在 **AI Abilities**（AI 能力）选项卡下的 **Choose what people can book**（选择可预约的服务）中，继续添加事件类型，直到所有服务都列在列表中 — 没有数量限制，并且您添加的第一个事件类型即为默认选项。有关选择器本身的操作，请参阅 [第 3 步](#step-3--turn-on-bookings-for-your-ai)。 1. 在 **Event Types**（事件类型）选项卡上为每项服务创建一个事件类型，并使用客户熟悉的名称（例如“理发”、“染发与挑染”、“修剪胡须”）。 2. 打开您智能体的 **AI Abilities**（AI 能力）选项卡，开启 **Let this agent book appointments**（允许此智能体预约），并在 **Choose what people can book**（选择可预约的服务）下添加所有这些事件类型。 3. 点击 **Save changes**（保存更改）。就是这样 — AI 会询问联系人想要哪项服务（或从他们之前提供的信息中获取），提供该服务的可用时间，并完成预约。 每个事件类型都保留其各自的持续时间、工作时间、房间和日历，因此事件类型本身不会发生任何改变 — 您只需将它们全部关联到同一个智能体即可。以下两点有助于 AI 准确执行任务： - **顺序很重要。** 列表中的第一个事件类型是默认选项：当联系人未说明想要哪项服务且对话中没有相关信息时，AI 会默认使用该选项。请将最常用的服务放在第一位。 - **使用客户能识别的名称。** AI 会将联系人的表述与事件名称进行匹配，因此“染发与挑染”的效果远好于“服务 B”。 **更喜欢发送链接？** 您仍然可以选择这样做，或者两者结合使用。为每个事件类型开启 [可共享的预约页面](booking-page.md)，以便每项服务都有自己的链接，然后在 AI 的指令中添加一条规则列出它们，例如：*当有人想要预约时，分享他们感兴趣的服务的预约链接：理发 — https://yourlink/haircut，染发 — https://yourlink/coloring。* 由于这些是您自己的预约页面而不是外部调度程序，访问者在看到日历之前就会被保存为联系人，并且每次预约仍然会出现在您的“预约”页面（以及您的 Google 日历，如果已连接）中。 **如果人们要求特定人员怎么办？** 将每位员工添加为事件类型中的命名房间，AI 即可按姓名进行预约 — 请参阅 [与特定人员预约](#booking-with-a-specific-person)。 --- ## 在预订过程中收集额外信息 有时您需要的不仅仅是一个时间。您可以让 AI 在确认预订前从客户那里收集更多详细信息——例如送货地址或家庭住址、客人人数、参考编号或您使用的任何自定义字段。 **适用场景示例：** - 移动汽车美容服务需要客户的**家庭住址**以确定上门地点。 - 餐厅在预留合适的餐桌前需要知道**客人人数**。 - 维修服务需要**订单或参考编号**来查询工作内容。 ### 工作原理 - 点击侧边栏中的“**AI 坐席**”，打开该坐席，前往其“**AI 能力**”步骤，并开启“**允许 AI 收集额外信息**”（位于“**联系人更新**”下）。随后会出现一个“**在预约期间收集额外信息**”卡片，您可以在其中选择 AI 应询问哪些“**自定义字段**”，并将每个字段标记为“**必填**”或“**选填**”。必填字段必须在预约确认前回答——AI 会持续询问直到获得答案。 - 收集到的答案会保存 **在联系人信息中**（以便您在联系人记录中查看），**并** 添加到 **Google Calendar event**（Google 日历事件）中，这样您无需打开应用程序即可一目了然地查看所有内容。 - 您可以将其中一个字段标记为 **meeting location**（会议地点）。执行此操作后，客户的回答（例如他们的地址）将成为日历事件中的地点——非常适合需要上门服务的业务。这与您在事件类型中选择的 **In person**（面对面）会议类型配合使用。 ### 开始之前 - 您选择的字段与您为联系人管理的**自定义字段**相同（请参阅 [自定义联系人字段](../get-started/custom-contact-fields.md)）。如果您想收集的字段尚不存在，请先创建它，然后它就会出现在此处供选择。 - 确保在相同的“**AI 能力**”步骤中允许“**更新联系人姓名/字段**”。AI 需要该权限才能保存它收集的信息；如果该权限关闭，答案将不会被存储。 - **这不仅适用于预约。** 这两个设置同样允许 AI 保存它在对话中获取的任何详细信息——生日、饮食要求、偏好——即使不涉及预约也是如此。请参阅 [让 AI 为您填充自定义字段](../get-started/custom-contact-fields.md#letting-the-ai-fill-custom-fields-for-you)。 **示例：** 您经营一家移动宠物美容业务。您创建了一个名为“家庭住址”的自定义字段，告知 AI 将其作为必填字段收集，并将其标记为会议地点。现在，当客户进行预订时，AI 会询问他们的地址，将其保存在联系人信息中，并将其作为地点填入 Google 日历活动中——这样您的美容师就能准确知道该去哪里。 ### 根据回答提出不同的问题 您不必非要问每个人相同的问题列表。在“**在预约期间收集额外信息**”卡片中选择 AI 被允许收集的所有字段，然后在您的 AI 指令（坐席的“**AI 指令**”步骤）中描述每个字段适用的情况。AI 会以自然语言读取这些指令，因此问题可以根据联系人刚刚告知的内容而定。 **示例：**机场接送服务。为“航班号”和“接机服务”创建自定义字段，在字段选择器中勾选两者，并在你的指令中写道：“始终询问接送地址。如果接送地址是机场，还要询问航班号以及他们是否需要接机服务。”预订市内乘车的人永远不会被问及航班信息；而预订机场接机的人在预订确认前会被问及这两个问题。 --- ## 如何提供时段 关于 AI 如何将你的设置转化为可预订时间，有几点需要了解： - 时段在您的每周工作时间内**连续**提供：例如 30 分钟的活动会以 9:00、9:30、10:00 等形式提供。 - 一旦某个时间被预订，它将不再被提供，因此 AI 永远不会重复预订。 - 允许**每个时段多次预订**的活动类型是例外：这些时间会持续提供直到订满，并且 AI 可以告知联系人还剩多少名额（例如，“下午 5:00 还剩 3 个名额”）。请参阅下方的[允许多人预订同一时段](#letting-multiple-people-book-the-same-slot)。 - 拥有多个**房间**的活动类型会按房间分别计算：每个房间都有自己的工作时间、可以有自己的日历，并且可以有自己每个时段的预订数量。请参阅[房间](#rooms-separate-resources-with-their-own-schedules)。 - 您同步的 Google 日历上的任何内容都会被视为忙碌，并从 AI 提供的时段中移除，无论活动类型允许什么。 - **通知**设置会剔除开始时间太近的时段；**提前预订**设置则限制了 AI 提供未来时间段的范围。 - **您休息的日子会被回复为“休息”，而不是“已订满”。** 如果有人询问周六的情况，而您的活动类型在周六没有工作时间，AI 会告知对方您当天休息并提供您下一个开放的日子，而不是说您已订满。对于仅仅是时间用完的一天也是如此：一旦今天最后一个可以开始的预约时间过去，AI 会说今天已结束，而不是说已订满。只有当某一天有工作时间、还有剩余时间，但该日的所有时段都被占用时，才会得到“已订满”的回复。 --- ## 让多人预订同一时段 通常一个预订会填满一个时间段：当有人预订了下午 5:00 时，其他人将无法再预订下午 5:00。许多企业以另一种方式运作，因此可以将活动类型设置为同时接受多个预订。 **适用对象：** - 拥有 10 辆车车队的**专车或出租车公司**。十位不同的客户都可以在下午 5:00 被接走，因为你有十名司机。 - 举办有 12 个名额课程的**健身房或研讨会**。 - 拥有三把椅子、可以在同一小时内接待三人的**诊所或沙龙**。 - 团体在同一时间到达的**旅游、品鉴或开放日**。 ### 开启此功能 1. 在**事件类型**选项卡上打开该事件类型（点击其所在行，或点击右侧末端的铅笔图标），或者创建一个新事件类型。 2. 在**时段**部分，开启**每个时段允许多个预订**。下方的说明文字解释了默认设置：“关闭表示每个时间段仅限一个预订，这是预订的一贯工作方式。” 3. 此时会出现**每个时段的预订数**数字框。输入该时间段可容纳的预订数量，范围为 2 到 500。例如，十辆车的车队为 10；拥有十二个名额的课程为 12。 4. 完全没有限制？拨动数字旁边的**无限制**小开关。数字将变为灰色并显示为**无限制**，无论有多少人预订，该时间段将持续开放。 5. 点击**保存事件**（或新建事件时点击**创建事件**）。 回到**事件类型**选项卡，**容量**列会显示相应内容：**每时段 10 个**或**无限制**。如果该事件类型有 [房间](#rooms-separate-resources-with-their-own-schedules) 且其中一个房间被分配了特定的数量，则会显示为**因房间而异**。 ### 开启后的效果 - **时间会持续提供直到订满。** 如果设置为每时段 10 个，下午 5:00 的时间仍会提供给第二位、第三位联系人，一直到第十位。第十一位联系人将被提供不同的时间。 - **AI 可以说明还剩多少个名额**，例如“下午 5:00 还剩 3 个名额”，这有助于联系人做出决定。它仅针对接受多次预订的事件类型执行此操作。对于普通的单次预订事件类型，它不会提及名额，也不会编造数字；对于不限名额的事件类型，则没有数字可提及。 - **取消预订会立即释放名额。** 如果您十个下午 5:00 的预订中有一个取消了，下午 5:00 将再次提供给下一位联系人。将预订移动到其他时间也是如此。 - **每次预订仍然是独立的预约。** 下午 5:00 的十个预订在 **即将到来的预约** 选项卡中是十行记录，每一行都有自己的联系人；如果您开启了同步，Google 日历上也会有十个独立的事件。这正是您想要的：十辆车，十项工作。 - **手动预订显示相同的计数。** 当您手动预订预约时，每个时间标签上都会带有一个显示剩余名额的小徽章，因此在每时段两个名额的事件中，9:00 的标签会显示 **09:00 剩 2 个**。 - **拥有多个房间时，数字按房间计算。** 一个设置为每时段 3 个预订的事件，如果有两个 [房间](#rooms-separate-resources-with-their-own-schedules)，则同一时间最多可容纳 6 个预订，除非某个房间覆盖了该设置并指定了自己的数字。 - **日历上的忙碌时间仍会阻塞整个时段。** 如果您同步的 Google 日历上有内容与下午 5:00 重叠，那么无论该事件类型允许多少次预订，该时间对所有人都会消失。日历上的会议意味着您完全不可用，而不是仅仅占用了其中一个名额。 - **将其重新关闭** 会使事件类型恢复为每个时间段一次预订。已经进行的预订保持不变。 如果两位联系人恰好在同一时刻抢占最后一个空位，则只有其中一人能成功。另一人会收到提示，告知时间已过，并被推荐其他可选时间，因此您永远不会在十个名额的档期中出现第十一次预订。 --- ## 房间：拥有各自时间表的独立资源 **房间** 是一个独立的可预订资源。尽管名字叫“房间”，但它不必是物理房间：它可以是员工、椅子、汽车、球场或治疗台。表单将其概括为一行：“房间是独立的可预订资源：员工、椅子、汽车、球场。每个房间都有自己的每周工作时间，并且可以有自己的 Google 日历，因此房间之间可以有所不同。A 医生周一到周三工作，B 医生周四和周五工作。” 每个事件类型已经有一个房间，因此在第二个资源需要不同的工作时间或需要自己的日历之前，无需进行任何操作。房间在事件类型表单中有自己的 **房间** 部分，位于 **每周工作时间** 和 **通知** 之间。 为您的房间赋予真实的名称 — 理发师、医生、工位 — AI 即可为联系人预约他们指定的人员。请参阅下方的 [与特定人员预约](#booking-with-a-specific-person)。 **适用对象：** - **诊所或事务所**，其中 A 医生周一至周三工作，B 医生周四至周五工作。 - **沙龙**，有三把椅子，其中一把仅在下午有员工值班。 - **驾校或租赁公司**，每辆车都有自己的可用性。 - **俱乐部**，有两个球场，每个球场都有自己的日历。 ### 添加、重命名和删除房间 1. 在**事件类型**选项卡上打开该事件类型（点击其所在行，或点击右侧末端的铅笔图标），或者创建一个新事件类型。 2. 向下滚动到**房间**。**房间 1** 已经存在，它就是您一直以来设置工作时间的房间。其注释明确写道：“此房间使用上方的每周工作时间。您在下方添加的房间将设置各自的工作时间。” 3. 点击**添加房间**。会出现一张新卡片，带有自己的名称字段和**此房间的工作时间**编辑器，其工作方式与表单顶部的每周工作时间完全相同。 4. 为每个房间命名。两个房间不能共用一个名称：如果共用，表单会提示“两个房间名称相同。请为每个房间赋予唯一的名称，否则针对两者的预订将落入同一个房间。”这不仅仅是为了整洁。预订是通过名称匹配到房间的，因此两个同名的房间会被视为单一资源。 5. 点击**保存事件**（或新建事件时点击**创建事件**）。 要 **重命名** 房间，请直接覆盖其名称。在操作前需要了解一点：重命名房间不会重命名已经在旧名称下进行的预订。这些预约将保留预订时的名称，而重命名后的房间将从零开始重新计数。请尽早重命名，或者保持名称不变。 要**删除**一个房间，请点击其卡片上的垃圾桶图标并确认。确认信息会明确说明后果：“此房间将不再提供新的预订。已完成的预订将保留其房间名称并保留在您的日历中。”房间 1 没有垃圾桶图标，因为它的时间是表单顶部的**每周时间**。 回到**事件类型**选项卡，一旦任何事件类型拥有多个房间，就会出现**房间**列，显示每个事件的房间数量。 ### 每个房间一个日历 一旦连接了您的 Google 日历，每个房间卡片也会获得一个 **Google 日历**选择器，并附有说明：“此日历上的忙碌时间会阻塞此房间，并且此房间的预订会被添加到该日历中。”将 A 医生的房间指向 A 医生的日历，将 B 医生的房间指向 B 医生的日历，这样每个房间都会根据其自己的日历进行检查，并将自己的预订写入其中。如果某个房间完全不需要同步，请将其保留为**无日历**。 该选择器仅在账户连接了 Google 日历后才会出现（请参阅 [Google 日历集成](google-calendar.md)）。在此之前，房间的工作方式完全相同，只是没有可供选择的日历。一个 Google 账户可以容纳多个日历，因此您很少需要超过一个连接。 **如果无法读取会议室的日历。** 会议室的日历必须能被您关联的 Google 账号读取。如果无法读取（例如日历已被删除、未与该账号共享，或选择了错误的日历），AI 将无法检查该会议室的忙碌时间，因此在问题解决前，它不会为该活动提供任何可用时间。您将收到一封电子邮件和一条应用内提醒，其中会指明具体的活动和日历名称（每六小时最多发送一次）。要解决此问题，请将该日历与关联的 Google 账号共享，或者打开活动并为该会议室选择另一个日历。 ### 将预订均匀分配到各个房间 当有预订进入且无人指定特定房间或人员时，系统一直以来都会将其分配给该时段空闲的**列表中的第一个房间**。对于许多设置而言，这是正确的行为——您可以按偏好对房间进行排序，让最顶部的房间先被填满，其他房间作为溢出选项。但如果您的房间代表的是同事，且每个人都应获得公平的工作份额，“列表优先”意味着排在最前面的人会一直处于满负荷状态，而其他人则处于半闲置状态。 **均匀分配预订**开关解决了这个问题。它位于**房间**部分的顶部，仅在事件类型拥有两个或更多房间时才会出现： - **关闭**（所有事件类型的默认设置）：每个预订都会分配给列表中第一个空闲的房间，因此排在最前面的房间会先被填满。 - **开启**：每个预订都会分配给**预订量最少**的房间（统计近期和即将到来的预约），从而使预订在所有人之间均匀分布。 无论选择哪种方式，以下三点保持不变： - **要求指定人员的联系人仍会获得该人员的服务。** 该开关仅决定无偏好情况下的分配。 - **房间绝不会被分配其无法处理的预订。** 系统会尊重其自身的工作时间、日历忙碌状态以及每个时段的预订数量限制——如果预订量最少的人员在该时段已下班或已满，系统会分配给预订量次少的人员。 - **周期性预订将由同一人负责。** 每周系列预约会在首次预约时进行一次平衡，之后该系列的所有预约都将由同一人负责。 开启此开关后，AI 也会变得更加贴心：在为未指定人员的联系人进行预订之前，它会询问一次对方是否有偏好的人员。如果对方没有偏好，AI 将进行预订，您的日历会自动执行均匀分配。预订页面 [booking page](booking-page.md) 也遵循相同的规则——如果访问者将**预订对象**行保留为**任何人**，系统会将其分配给预订量最少的人员。 取消和重新安排预约也会计入统计：失去预订的人员会自动排在下一次预订分配队列的前列。 ### 房间还是每个时段的多次预订？ 两者都允许不止一个人预订同一时间，因此明确您实际需要哪一个非常重要。表单在**每个时段的多次预订**开关下方划了一条线：“相同的时间和可互换的席位？这就是您所需要的。不同的时间表或独立的日历？请使用下方的‘房间’功能。” - **每个时段的多次预订**是针对可互换且共享相同时间的席位的**一个数字**：十辆相同的汽车，一个班级中的十二个名额。无需进行其他设置。 - **房间**是**允许有所不同的独立命名资源**：它们拥有自己的日期和时间、自己的日历以及每个时段的预订数量。 **每个房间都从事件的数字开始。**无论您将**每个时段的多次预订**设置为什么，它都是每个房间的默认值，并且每个房间卡片都会显示它继承的内容：“使用事件设置（每个时段 10 个）”，或者当事件为无限时显示“使用事件设置（无限）”。更改事件的数字，跟随它的每个房间也会随之更改。 **房间可以拥有自己的数字。**在房间卡片上切换**覆盖**，该房间就会单独出现一个**每个时段的预订数**，从 1 开始，旁边有其自己的**无限**开关。下方的文字写着：“有多少人可以同时预订此房间。一旦达到该预订数量，此房间将不再提供该时间的预订。”设置为 **1** 的房间的行为方式与传统的每次只能预订一个的资源完全相同，即使是在一个通常接受多个预订的事件类型中。 **示例。**一家诊所运行一种名为“会诊”的事件类型，包含两个房间，事件设置为每个时段 12 个。团体房间跟随该设置，在下午 6:00 接受 12 人。治疗室开启了**覆盖**功能，数字设置为 **1**，因此它在下午 6:00 接受 1 人，然后停止提供该时间的预订，而团体房间则继续填满名额。 **总预订数计算。**在没有任何覆盖的情况下，事件的数字适用于每个房间：一个事件设置为每个时段 3 个，有两个房间，则同时最多可有 6 个预订。一旦房间有了自己的数字，总数就是每个房间各自数字的总和，因此一个 12 个名额的团体房间旁边加上一个 1 个名额的治疗室，在下午 6:00 总共就是 13 个预订。 在**事件类型**选项卡上，如果事件类型的房间没有全部设置为相同的数字，其“每个时段”标签会变为**因房间而异**。打开该事件类型即可查看每个房间的设置。 **手动预订，逐个房间进行。** 当您从“即将到来的预约”选项卡中自行创建预约，且该事件类型包含多个房间时，时间上方会出现一行房间标签，每个标签显示该房间当天剩余的可用次数。请先选择房间，再选择时间；预订将保存到该房间下，因此您看到的将是该房间的“剩余 2 个”徽章及其专属时间。如果只有一个房间，则无需选择，时间将按常规显示。 ### 与特定人员预约 如果您的房间以真实的人或事物命名（例如理发师、医生、椅子、汽车），AI 可以在对话中使用这些名称。将房间命名为“Alex”，当联系人询问 Alex 时，AI 就会为其安排 Alex。 一旦您的房间有了合适的名称，AI 可以执行以下操作： - **说明谁有空以及何时有空。** 例如：“Alex 在 10:00 和 10:30 有空，Luan 在 11:00 有空”——而不是仅仅列出时间。 - **与联系人要求的人员进行预订。** “我周四能约 Alex 吗？”会预订 Alex，且仅限 Alex。如果 Alex 在该时间没空，AI 会告知对方并提供 Alex 的下一个空闲时间，而不是悄悄将其分配给其他人。 - **在预订变动时保持同一人员。** 重新安排与 Alex 预订的联系人时，他们仍会由 Alex 服务。如果新时间只有其他人有空，AI 会告知对方将转由谁来服务，而不是在背后私自更换人员。 - **在联系人不介意时选择任何人。** “3 点谁有空就约谁”的功能与以往完全一样：AI 会选择该时段第一个空闲的房间。希望这些预订在您的团队成员之间均匀分布？请在事件的“房间”部分开启**均匀分配预订**——请参阅 [均匀分配预订](#spreading-bookings-evenly-across-rooms)。开启后，AI 在为您选择人员之前，也会询问一次联系人是否有偏好的人员。 **命名建议。** AI 会根据名称进行匹配，因此在此处多花点心思会大有裨益： - 请按照客户熟悉的称呼来命名每个房间（或事物）——例如“Alex”、“Bakker 医生”、“3 号椅 — Sanne”、“A 号球场”。 - **在所有地方使用完全相同的拼写**：在房间名称、AI 指令以及您发送的任何内容中。最好保持“Alex Araújo”和“Alex Araujo”完全一致。 - 如果两个人名字相同，请添加一些能区分他们的信息——例如地点、姓氏或专业：“Alex — Centro”、“Alex — Norte”。否则，AI 将无法分辨联系人指的是哪一位，并会进行询问。 - AI 只会使用您房间上实际存在的名称。它不会凭空捏造不存在的同事。 **如果保留通用名称，则一切保持不变。** 仍然称为“新房间”、“房间 1”和“房间 2”的房间将像以前一样被视为可互换的：AI 永远不会提及它们，只会将预订安排在有空位的地方。当您的资源在客户看来是完全一样时（例如十辆相同的汽车、两间相同的治疗室），这是正确的设置。 **[预订页面](booking-page.md) 使用相同的名称。** 当一个事件类型有两个或多个命名房间时，公共链接会在时间上方显示一行 **预订对象 (Book with)**（包含“任何人”以及每个人的一个标签），以便访问者也可以在那里选择他们要预订的人员。通用房间名称不会显示此行。 --- ## 周期性预约 该平台支持为需要定期会面的联系人设置周期性预约，非常适合持续的辅导、治疗、培训或维护服务。 - 周期性预约具有“天”、“周”或“月”的**频率**，以及一个**间隔**。例如，每两周一次的会面，其频率为“周”，间隔为 2。 - 系列预约可以进行限制，使其在**达到一定次数后结束**（例如，“重复 10 次”）。 周期性预约以系列形式进行跟踪，让您可以轻松管理持续的客户关系，而无需每次都重新预订。 --- ## 预约确认与通知 当联系人通过 AI 预约时，会发生以下情况： 1. 预约已创建并显示在**即将到来的预约**选项卡中。 2. 聊天中会向联系人发送确认消息（例如，“您的预约已确认为周二下午 2:00”）。 3. 如果联系人档案中有电子邮件地址，他们还会收到一封确认邮件（回复将发送至您的账户邮箱）。此功能由事件类型中的**向联系人发送预约邮件**开关控制，默认开启。注意：此邮件不会针对导入或 Formitable 预订发送。 4. 预约会同步到您的 Google 日历（如果已连接 — 请参阅 [Google 日历集成](google-calendar.md)）。 5. 您会根据您的[通知](../settings/notifications.md)设置收到提醒。 --- ## 取消处理 联系人和管理员均可取消预约： - **取消原因跟踪** — 当预约被取消时，系统会记录原因，以便您发现模式（例如，如果许多联系人因时间冲突而取消）。 - **状态更新** — 预约状态会从“已确认”更改为“已取消”。 - **日历同步** — 取消操作会自动同步回 Google 日历，从而释放时间段供他人预订。 - **Formitable 取消** — 对于 Formitable 餐厅预订，系统会提供专门的取消链接。 从**即将到来的预约**选项卡中打开预约，即可重新安排或取消它。 --- ## 餐厅预订平台：Formitable 和 Zenchef [Formitable](https://www.formitable.com/) 和 [Zenchef](https://www.zenchef.com/) 是餐厅预订平台，AI 可以利用它们直接在聊天对话中处理餐位预订——实时检查可用餐位和时间段，并同时在平台和餐厅系统中创建预订。Zenchef 支持在一个账户下连接多家餐厅，每家餐厅都可以独立激活或停用。 这三者（Google 日历、Formitable 和 Zenchef）均可在**设置 → 预订与日历**中进行连接、断开连接并查看其状态： 有关各餐厅的设置步骤，请参阅 [Zenchef](../integrations/zenchef.md#connecting-zenchef) 和 [Formitable](../integrations/formitable.md#connecting-formitable)。 要让您的 AI 使用 Formitable 或 Zenchef 进行预约，请打开“**AI 坐席**”，打开该坐席，前往其“**AI 能力**”步骤，并在“**预约**”部分选择该平台作为预约提供商（请参阅 [为您的 AI 开启预约](#step-3--turn-on-bookings-for-your-ai)）。 --- ## 导入日历事件 > **目前在界面中不可用。** 此功能仅供参考，目前在应用中尚无任何可点击的入口。如果您需要导入现有预约，请联系支持团队。 导入现有预约会从您连接的 Google 日历中拉取事件。请先连接 Google 日历，然后选择预约应关联的事件类型，以及是否通过“**电子邮件**”或“**电话号码**”匹配联系人。平台会读取您关联日历中的事件，并将每个事件链接到一个联系人，必要时会创建新联系人。 这在从其他调度系统迁移或希望将现有日历事件导入应用时非常有用。 --- ## 需要帮助？ If you have questions about the booking system or integrations, reach out via our [email support](mailto:hi@youraiconnector.com).