# Quản lý nhóm Mời các thành viên trong nhóm vào tài khoản của bạn và kiểm soát chính xác những gì họ có thể xem và thực hiện. Cho dù bạn có một nhân viên hỗ trợ chỉ cần quyền truy cập vào các cuộc trò chuyện hay một quản lý tiếp thị thực hiện các chiến dịch, bạn đều có thể thiết lập mức độ truy cập phù hợp cho từng người. --- ## Truy cập Quản lý nhóm **Cách truy cập:** Cài đặt → nhóm **Không gian làm việc** → **Nhóm**. Mở **Cài đặt** gần cuối thanh bên trái, sau đó nhấp vào **Nhóm** trong menu Cài đặt. Trên điện thoại, trước tiên hãy nhấn vào biểu tượng menu (**☰**). Phần Nhóm hiển thị danh sách thành viên hiện tại của bạn (với chủ sở hữu tài khoản luôn được ghim ở trên cùng) và, khi bạn có bất kỳ lời mời nào đang chờ xử lý, một danh sách **Lời mời** riêng biệt sẽ xuất hiện bên dưới. --- ## Cách thức hoạt động Quản lý nhóm cho phép bạn: - **Mời mọi người** tham gia tài khoản của bạn qua email - **Phân công vai trò** (Quản trị viên, Biên tập viên hoặc Người xem) để thiết lập mức độ truy cập cơ bản - **Tinh chỉnh quyền cho từng thành viên** — mở trình chỉnh sửa Quyền của thành viên để thay đổi quyền truy cập của họ đối với bất kỳ khu vực nào trong số 12 khu vực một cách riêng biệt (xem [Tùy chỉnh quyền](#customizing-permissions-overrides)) - **Giới hạn một người chỉ xem các cuộc trò chuyện của riêng họ** — trình chỉnh sửa tương tự có thể giới hạn thành viên chỉ xem các cuộc trò chuyện và liên hệ được chỉ định cho họ (xem [Giới hạn thành viên chỉ xem các cuộc trò chuyện của riêng họ](#limiting-a-member-to-their-own-chats)) - **Giới hạn một người chỉ xem các tác nhân, kênh hoặc phòng ban nhất định** — chia nhóm theo khu vực thay vì theo khối lượng công việc (xem [Giới hạn thành viên chỉ xem các tác nhân hoặc kênh nhất định](#limiting-a-member-to-certain-agents-or-channels)) - **Nhóm đội ngũ thành các phòng ban** — Kinh doanh, Hỗ trợ, Nhân sự, mỗi phòng ban tiếp nhận các cuộc trò chuyện mới và vận hành luân phiên riêng (xem [Phòng ban](#departments)) - **Tạm dừng hoặc xóa** thành viên trong nhóm bất cứ lúc nào - **Chuyển đổi giữa các tài khoản** bằng cách sử dụng tính năng chuyển đổi tài khoản dựa trên mã thông báo, sau đó quay lại tài khoản của bạn Mỗi thành viên trong nhóm đăng nhập bằng tài khoản riêng của họ. Khi họ chuyển sang tài khoản của bạn, họ sẽ thấy bảng điều khiển, chiến dịch, liên hệ và cuộc trò chuyện của bạn — nhưng chỉ những phần mà bạn đã cấp quyền truy cập cho họ. --- ## Vai trò Mỗi thành viên trong nhóm đều có một trong ba vai trò, giúp thiết lập các quyền mặc định của họ trên toàn bộ nền tảng. | Vai trò | Phù hợp nhất cho | Tóm tắt | |------|----------|---------| | **Quản trị viên** | Quản lý, đối tác | Toàn quyền truy cập hầu hết các khu vực. Có thể quản lý thành viên nhóm, chỉnh sửa cài đặt và quản lý thanh toán. | | **Biên tập viên** | Nhân viên tiếp thị, nhân viên hỗ trợ | Có thể tạo và chỉnh sửa chiến dịch, danh bạ, tin nhắn, cuộc hẹn và câu hỏi thường gặp (FAQ). Không thể truy cập cài đặt, thanh toán hoặc quản lý nhóm. | | **Người xem** | Khách hàng, các bên liên quan, thực tập sinh | Truy cập chỉ đọc vào các chiến dịch, danh bạ, tin nhắn, cuộc hẹn, phân tích và câu hỏi thường gặp (FAQ). Không thể thay đổi bất kỳ nội dung nào. | > **Lưu ý về tên gọi:** vai trò này được gọi là **Biên tập viên** (Editor) trong suốt hướng dẫn này (và trong bảng quyền bên dưới), nhưng bộ chọn vai trò trong chính ứng dụng lại gắn nhãn là **Tác nhân** (Agent) — cùng một vai trò, cùng quyền hạn, chỉ là tên hiển thị trên màn hình khác nhau. --- ## Khu vực quyền Có **12 khu vực quyền** trên toàn bộ nền tảng. Mỗi khu vực có thể được đặt thành một trong bốn cấp độ: | Cấp độ | Ý nghĩa | |-------|--------------| | **Không có** | Khu vực này hoàn toàn bị ẩn. Thành viên nhóm không thể nhìn thấy nó. | | **Xem** | Chỉ đọc. Thành viên nhóm có thể xem dữ liệu nhưng không thể thực hiện thay đổi. | | **Chỉnh sửa** | Có thể tạo và sửa đổi các mục, nhưng không thể thực hiện các hành động phá hủy (như xóa). | | **Toàn quyền** | Truy cập đầy đủ, bao gồm tạo, chỉnh sửa và xóa. | ### Các khu vực và phạm vi quản lý | Khu vực | Những gì nó kiểm soát | |------|-----------------| | **Chiến dịch** | Tạo, chỉnh sửa và quản lý các chiến dịch | | **Liên hệ** | Thêm, chỉnh sửa và sắp xếp danh bạ và danh sách | | **Tin nhắn** | Xem và gửi tin nhắn trong các cuộc hội thoại | | **Cuộc hẹn** | Quản lý đặt lịch và sự kiện trên lịch | | **Cài đặt** | Cài đặt tài khoản, tích hợp và cấu hình — hồ sơ, thông tin chung và doanh nghiệp, thông báo, webhook, mẫu email, cài đặt API và MCP, xuất dữ liệu và cài đặt white-label của đại lý. Đặt khu vực này thành **Không có** (None) và tất cả các mục đó sẽ biến mất khỏi menu Cài đặt của thành viên | | **Thanh toán** | Xem hóa đơn, số dư tín dụng và chi tiết đăng ký | | **Quản lý nhóm** | Mời, chỉnh sửa và xóa các thành viên khác trong nhóm | | **Phân tích** | Xem các chỉ số và báo cáo trên bảng điều khiển | | **Số điện thoại** | Mua, quản lý và cấu hình số điện thoại và kết nối kênh | | **Tích hợp** | Kết nối và quản lý các dịch vụ của bên thứ ba | | **Câu hỏi thường gặp** | Tạo và quản lý các mục FAQ cho bot AI | | **Tóm tắt hàng ngày** | Xem và quản lý các bản tóm tắt AI hàng ngày | ### Quyền mặc định theo vai trò | Khu vực | Quản trị viên | Biên tập viên | Người xem | |------|-------|--------|--------| | Chiến dịch | Toàn quyền | Chỉnh sửa | Xem | | Danh bạ | Toàn quyền | Chỉnh sửa | Xem | | Tin nhắn | Toàn quyền | Chỉnh sửa | Xem | | Cuộc hẹn | Toàn quyền | Chỉnh sửa | Xem | | Cài đặt | Chỉnh sửa | Không | Không | | Thanh toán | Chỉnh sửa | Không | Không | | Quản lý nhóm | Chỉnh sửa | Không | Không | | Phân tích | Toàn quyền | Xem | Xem | | Số điện thoại | Chỉnh sửa | Không | Không | | Tích hợp | Chỉnh sửa | Không | Không | | Câu hỏi thường gặp (FAQ) | Toàn quyền | Chỉnh sửa | Xem | | Tóm tắt hàng ngày | Toàn quyền | Xem | Xem | > Đây là các **mặc định** — bất kỳ khu vực nào cũng có thể được thay đổi cho từng thành viên trong [trình chỉnh sửa Quyền](#customizing-permissions-overrides) bên dưới. --- ## Tùy chỉnh quyền (Ghi đè) Đôi khi vai trò mặc định không hoàn toàn phù hợp — bạn có thể muốn một Người chỉnh sửa cũng có thể xem toàn bộ Phân tích, hoặc một Quản trị viên không nên thấy phần Thanh toán. Nền tảng hỗ trợ **ghi đè quyền**: các cài đặt chi tiết theo từng khu vực, được ưu tiên hơn các mặc định vai trò của thành viên. Để chỉnh sửa quyền của thành viên: 1. Tìm thành viên trong danh sách **Thành viên** và nhấp vào **biểu tượng thanh trượt** trên hàng của họ (nếu họ đã có các ghi đè, nhãn "N ghi đè" bên cạnh vai trò của họ sẽ mở cùng một trình chỉnh sửa). 2. Trình chỉnh sửa **Quyền** liệt kê tất cả 12 khu vực, mỗi khu vực có bốn cấp độ — **Không**, **Xem**, **Chỉnh sửa** và **Toàn quyền**. Một **dấu chấm** nhỏ đánh dấu cấp độ mà vai trò của thành viên đó đã cung cấp cho họ, vì vậy bạn luôn có thể thấy đâu là mức cơ bản và đâu là mức tùy chỉnh. Phía trên các khu vực là hai giới hạn quyết định mức độ hiển thị của tài khoản đối với thành viên: **Khả năng hiển thị cuộc trò chuyện & liên hệ** (xem [Giới hạn thành viên chỉ xem các cuộc trò chuyện của riêng họ](#limiting-a-member-to-their-own-chats)) và **Tác nhân, kênh & phòng ban** (xem [Giới hạn thành viên chỉ xem các tác nhân hoặc kênh nhất định](#limiting-a-member-to-certain-agents-or-channels)). 3. Thay đổi bất kỳ khu vực nào bạn muốn và nhấp vào **Lưu quyền**. Chỉ những khu vực khác với mặc định của vai trò mới được lưu dưới dạng ghi đè, và danh sách Thành viên sẽ hiển thị số lượng bên cạnh bất kỳ ai có các ghi đè này. 4. **Đặt lại về mặc định của vai trò** (phía dưới bên trái trình chỉnh sửa) sẽ xóa mọi ghi đè và đưa thành viên trở lại mức truy cập tiêu chuẩn của vai trò đó. Việc thay đổi **vai trò** của thành viên sau đó vẫn giữ nguyên các ghi đè của họ — mỗi khu vực mà họ đã được tùy chỉnh vẫn giữ ở cấp độ tùy chỉnh đó, trong khi mọi thứ khác tuân theo mặc định của vai trò mới. > **Chỉ chủ sở hữu tài khoản mới có thể cấp quyền truy cập cao hơn quyền của chính họ.** Một thành viên nhóm có quyền Quản lý nhóm có thể mời và quản lý những người khác, nhưng không thể cấp cho bất kỳ ai quyền hạn mạnh hơn quyền hạn của chính họ, và không thể tạm dừng hoặc xóa một đồng đội có quyền truy cập rộng hơn quyền của họ. **Ví dụ:** Đại lý hỗ trợ của bạn có vai trò Đại lý (Người chỉnh sửa). Theo mặc định, vai trò đó chỉ có quyền xem Phân tích — họ có thể mở bảng điều khiển nhưng không thể quản lý chúng. Hãy mở trình chỉnh sửa Quyền của họ, đặt **Phân tích** thành **Toàn quyền** và lưu lại — mọi thứ khác vẫn giữ nguyên theo mặc định của vai trò. --- ## Giới hạn thành viên chỉ xem các cuộc trò chuyện của riêng họ Các khu vực quyền quyết định *những gì* một thành viên có thể làm việc — trò chuyện, liên hệ, chiến dịch. **Khả năng hiển thị trò chuyện & liên hệ** quyết định *mức độ* họ có thể nhìn thấy: mọi thứ trên tài khoản, hoặc chỉ những cuộc trò chuyện và liên hệ được chỉ định cho họ. Đây là thiết lập phù hợp cho một freelancer phụ trách một phân khúc, một đại lý thuê ngoài hoặc một nhân viên cấp dưới cần xử lý hàng đợi của riêng họ mà không cần duyệt qua toàn bộ cơ sở khách hàng của bạn. **Cách truy cập:** Cài đặt → **Nhóm** → **biểu tượng thanh trượt** trên hàng của thành viên → phần **Khả năng hiển thị trò chuyện & liên hệ** ở đầu trình chỉnh sửa Quyền. Chọn một trong hai tùy chọn: - **Tất cả liên hệ** — thành viên nhìn thấy mọi cuộc trò chuyện và liên hệ trên tài khoản. Đây là mặc định và là cách mọi thành viên hiện tại đang làm việc. - **Chỉ những liên hệ được chỉ định cho họ** — thành viên chỉ nhìn thấy các cuộc trò chuyện và liên hệ được chỉ định cho họ, và không thấy gì khác. Khi chọn **Chỉ những liên hệ được chỉ định cho họ**, một lựa chọn bổ sung sẽ xuất hiện: - **Hiển thị cả các mục chưa được chỉ định** — ngoài các mục của riêng mình, thành viên cũng nhìn thấy các cuộc trò chuyện và liên hệ chưa có ai nhận. Hãy bật tùy chọn này cho người làm việc trong hàng đợi chung và nhận các cuộc trò chuyện từ đó; hãy tắt nó cho người chỉ nên nhìn thấy những gì bạn giao cho họ. Nhấp vào **Lưu quyền** khi bạn hoàn tất. Thay đổi sẽ có hiệu lực vào lần tiếp theo thành viên tải hoặc làm mới tài khoản của bạn. ### Những gì thành viên nhìn thấy Giới hạn này áp dụng ở mọi nơi, không chỉ danh sách trò chuyện: hộp thư Trò chuyện, danh sách Liên hệ, kết quả tìm kiếm, số lượng và huy hiệu trên hàng đợi của họ, bất kỳ thứ gì họ xuất ra và các tin nhắn mới đến trực tiếp. Không có bộ lọc nào để họ xóa và không có chế độ xem nào hiển thị cho họ nhiều hơn — đó đơn giản là giới hạn những gì thông tin đăng nhập của họ có thể tiếp cận bên trong tài khoản của bạn. Một vài tác động thực tế: - Bộ lọc **Người được chỉ định** trong Trò chuyện sẽ thu gọn chỉ còn **Bạn** (cộng với **Chưa được chỉ định** nếu bạn cho phép), vì họ không có gì khác để lọc. - **Các liên hệ họ tạo hoặc nhập sẽ tự động được chỉ định cho họ**, để họ có thể thấy những gì họ vừa thêm. - **Họ vẫn có thể bàn giao cuộc trò chuyện.** Việc chỉ định lại cuộc trò chuyện cho đồng nghiệp vẫn hoạt động như bình thường — cuộc trò chuyện sau đó sẽ rời khỏi chế độ xem của họ vì nó không còn thuộc về họ nữa, vì vậy hãy cân nhắc kỹ khi bàn giao cuộc trò chuyện. - Một liên kết đến cuộc trò chuyện không thuộc về họ sẽ đơn giản là không mở được đối với họ. ### Cách thức hoạt động với việc phân công Khả năng hiển thị là ranh giới; việc phân công là yếu tố quyết định ai nằm trong ranh giới đó. Không có gì thay đổi về việc phân công: [Tự động phân công liên hệ đến](#auto-assign-incoming-contacts) vẫn phân phối các liên hệ mới theo cùng một cách, và việc phân công thủ công từ menu **⋮** của cuộc trò chuyện vẫn hoạt động bình thường — xem [Phân công cuộc trò chuyện](../chats/assignments.md). Vì vậy, có ba cách để một cuộc trò chuyện đến được với một thành viên bị giới hạn: tự động phân công chuyển cho họ, bạn hoặc đồng đội phân công thủ công cho họ, hoặc chính họ tự nhận từ hàng đợi chưa phân công (khi bạn cho phép điều đó). Nếu một thành viên bị giới hạn được đưa ra khỏi vòng quay tự động phân công, họ sẽ chỉ thấy những gì mọi người phân công thủ công cho họ. ### Thông tin cần biết - **Chủ tài khoản không bao giờ bị giới hạn.** Chủ tài khoản luôn thấy mọi thứ. - **Điều này tách biệt với vai trò.** Bất kỳ vai trò nào cũng có thể bị giới hạn — ngay cả Quản trị viên, mặc dù đó là sự kết hợp không phổ biến và trình chỉnh sửa sẽ thông báo khi bạn chọn vai trò đó. - **Tổng số liệu toàn tài khoản không bị chia nhỏ.** Phân tích trên bảng điều khiển, tóm tắt hàng ngày và danh sách liên hệ chiến dịch là các con số của toàn bộ tài khoản, vì vậy một thành viên bị giới hạn có quyền truy cập vào các khu vực đó vẫn thấy các số liệu cấp tài khoản ở đó. Nếu điều đó quan trọng, hãy đặt **Phân tích**, **Tóm tắt hàng ngày** và **Chiến dịch** thành **Không** cho thành viên đó trong cùng trình chỉnh sửa. - **Các thành viên có quyền truy cập Quản lý nhóm có thể xem danh sách thành viên** như bình thường — việc giới hạn khả năng hiển thị chỉ áp dụng cho các cuộc trò chuyện và liên hệ, không áp dụng cho danh sách nhóm của bạn. --- ## Giới hạn thành viên chỉ xem các tác nhân hoặc kênh nhất định Phần trên giới hạn một người chỉ xem các cuộc trò chuyện **được chỉ định cho họ**. Phần này giới hạn họ dựa trên **nơi cuộc trò chuyện thuộc về**: một tác nhân AI cụ thể, một kênh cụ thể, một [phòng ban](#departments) cụ thể hoặc bất kỳ sự kết hợp nào. Sử dụng tính năng này cho các nhóm được chia theo khu vực thay vì theo khối lượng công việc — nhân viên hỗ trợ chỉ nên xem các cuộc trò chuyện của tác nhân hỗ trợ, đại diện chỉ làm việc trên WhatsApp, đại diện Kinh doanh làm việc trong hàng đợi Kinh doanh, hoặc một nhóm thuê ngoài xử lý một kênh cho bạn. **Cách truy cập:** Cài đặt → **Nhóm** → **biểu tượng thanh trượt** trên hàng của thành viên → phần **Tác nhân, kênh & phòng ban**, ngay bên dưới **Khả năng hiển thị cuộc trò chuyện & liên hệ**. Chọn các tác nhân mà người này làm việc cùng, và/hoặc các kênh, và/hoặc các phòng ban. Để trống danh sách nếu không muốn giới hạn theo tiêu chí đó. Nếu không chọn gì cả, họ sẽ thấy mọi thứ; đây là mặc định và là cách mọi thành viên hiện tại đang làm việc. (Danh sách Phòng ban chỉ xuất hiện sau khi bạn đã tạo một số phòng ban.) ### Hai giới hạn này kết hợp với nhau **Khả năng hiển thị cuộc trò chuyện & liên hệ** và **Tác nhân, kênh & phòng ban** là các giới hạn riêng biệt, và cả hai đều áp dụng cùng lúc: - Các tác nhân/kênh/phòng ban riêng lẻ mang lại cho bạn một **hộp thư nhóm dùng chung** — mọi người trong nhóm hỗ trợ đều thấy mọi cuộc trò chuyện của tác nhân hỗ trợ, bất kể ai đang xử lý. - Kết hợp cùng với **Chỉ được chỉ định cho họ** sẽ mang lại phiên bản thu hẹp — các cuộc trò chuyện của riêng họ, trên tác nhân của họ và không gì khác. Mọi thứ mà giới hạn chỉ-được-chỉ-định bao gồm, giới hạn này cũng bao gồm: hộp thư đến Trò chuyện, Liên hệ, tìm kiếm, số lượng và huy hiệu, xuất dữ liệu và tin nhắn đến trực tiếp. Đây là giới hạn phạm vi truy cập của tài khoản đó, không phải là bộ lọc mà họ có thể xóa. ### Các cuộc trò chuyện không có tác nhân Một số cuộc trò chuyện không được xử lý bởi bất kỳ tác nhân nào — các cuộc trò chuyện cũ từ trước khi bạn thiết lập tác nhân, và bất kỳ cuộc trò chuyện nào do chính thành viên đó bắt đầu. Theo mặc định, các cuộc trò chuyện đó sẽ bị ẩn đối với thành viên bị giới hạn tác nhân. Chọn **Cũng hiển thị các cuộc trò chuyện không được xử lý bởi bất kỳ tác nhân nào** nếu bạn muốn họ cũng thấy các cuộc trò chuyện đó. Nên chọn tùy chọn này nếu thành viên cần tự bắt đầu cuộc trò chuyện, vì cuộc trò chuyện do họ tạo ra chưa có tác nhân nào được gán. ### Thông tin cần biết - **Chủ sở hữu tài khoản không bao giờ bị giới hạn.** Chủ sở hữu luôn thấy mọi thứ. - **Tính năng này tách biệt với vai trò.** Bất kỳ vai trò nào cũng có thể bị giới hạn theo cách này, bao gồm cả Quản trị viên. - **Việc xóa một tác nhân không làm hỏng bất cứ điều gì.** Một thành viên bị giới hạn ở một tác nhân không còn tồn tại sẽ chỉ đơn giản là ngừng thấy các cuộc trò chuyện từ tác nhân đó; không có lỗi nào xảy ra và bạn có thể chọn lại bất cứ lúc nào. Việc xóa một **phòng ban** thậm chí còn tốt hơn: bất kỳ ai bị giới hạn ở phòng ban đó sẽ tự động được gỡ bỏ giới hạn, vì vậy không ai bị bỏ lại với hộp thư đến trống rỗng. - **Ngoại lệ toàn tài khoản như trên.** Phân tích bảng điều khiển, tóm tắt hàng ngày và danh sách liên hệ chiến dịch vẫn giữ nguyên các con số toàn tài khoản. Hãy đặt các khu vực đó thành **Không** cho thành viên nếu điều đó quan trọng. --- ## Phòng ban Một **phòng ban** là một nhóm được đặt tên trong đội ngũ của bạn — Kinh doanh, Hỗ trợ khách hàng, Nhân sự. Nó mang lại cho bạn ba thứ mà việc chỉ định đơn thuần không làm được: tên người sở hữu khách hàng tiềm năng, cách để các cuộc trò chuyện mới tự động tiếp cận đúng nhóm và luân phiên chỉ bao gồm nhóm đó. **Cách truy cập:** Cài đặt → **Nhóm** → thẻ **Phòng ban**, ngay bên dưới Tự động chỉ định. ### Tạo phòng ban Nhấp vào **Thêm phòng ban**, sau đó điền vào: - **Tên** — tên của nhóm. "Sales", "Hỗ trợ khách hàng", "Nhân sự". - **Ai tham gia** — đánh dấu những người trong nhóm đó. Bạn cũng có thể tự mình tham gia. - **Các cuộc trò chuyện mới được xử lý bởi các đại lý này** / **Các cuộc trò chuyện mới trên các kênh này** — tùy chọn. Chọn các mục này và các cuộc hội thoại mới khớp sẽ được tự động lưu vào phòng ban này. Nếu không chọn gì, phòng ban sẽ chỉ hoạt động thủ công: khách hàng tiềm năng sẽ được đưa vào đó khi có ai đó phân loại chúng vào. - **Đồng thời giao mỗi khách hàng tiềm năng mới cho bất kỳ ai trong phòng ban này đang có ít việc nhất hiện tại** — được bật theo mặc định. Hãy tắt nó nếu nhóm làm việc từ một hàng đợi chung và tự chọn khách hàng tiềm năng của riêng họ. Tính năng này cũng cần bật [Tự động gán liên hệ mới](#auto-assign-incoming-contacts): nếu không, khách hàng tiềm năng vẫn được lưu vào phòng ban nhưng không ai được giao cho chúng. Bạn sẽ thấy một ghi chú bên dưới hộp kiểm nếu trường hợp đó xảy ra. Nếu bạn chọn **cả** tác nhân và kênh, một cuộc trò chuyện phải khớp với cả hai thì mới được lưu vào đây — đó là cách bạn giao cho một nhóm "tác nhân hỗ trợ, nhưng chỉ trên WhatsApp" trong khi nhóm khác đảm nhận phần còn lại. ### Lưu trữ khách hàng tiềm năng thủ công Mở bất kỳ cuộc trò chuyện nào, nhấp vào menu **⋮** và chọn **Lưu vào bộ phận…**. Chọn bộ phận (hoặc **Không có bộ phận** để loại bỏ khỏi bộ phận đó). Trừ khi bạn tắt tính năng này, việc phân loại khách hàng tiềm năng theo cách thủ công cũng sẽ giao nó cho bất kỳ ai trong nhóm đó đang có ít cuộc trò chuyện nhất hiện tại — cùng cơ chế xoay vòng mà tính năng tự động gán sử dụng. (Việc phân loại thủ công thực hiện điều này bất kể nút chuyển đổi tự động gán trên toàn tài khoản có bật hay không; chỉ có việc định tuyến tự động mới phụ thuộc vào nó.) Hai điều mà nó không bao giờ thực hiện: - Nó không bao giờ lấy cuộc trò chuyện từ người đang xử lý nó. Nếu cuộc trò chuyện đã có người phụ trách, việc lưu nó vào một bộ phận chỉ làm thay đổi bộ phận đó. - Nó không bao giờ thay đổi người trả lời. Đó là tác nhân AI của cuộc trò chuyện, bạn có thể thay đổi tác nhân này từ bảng điều khiển bên cạnh. ### Bộ phận và Phân công là riêng biệt Một cuộc trò chuyện có thể có cả hai, và chúng trả lời các câu hỏi khác nhau: - **Người phụ trách** — *cá nhân* nào đang xử lý cuộc trò chuyện đó. - **Bộ phận** — *nhóm* nào sở hữu cuộc trò chuyện đó. Thay đổi cái này không bao giờ xóa cái kia. Điều đó là có chủ đích: một khách hàng tiềm năng có thể được chuyển giữa những người trong nhóm Kinh doanh suốt cả tuần mà vẫn là khách hàng tiềm năng của nhóm Kinh doanh. ### Giới hạn một người trong bộ phận của họ Khi bạn đã có các bộ phận, một tùy chọn thứ ba sẽ xuất hiện trong phần [Tác nhân, kênh & bộ phận](#limiting-a-member-to-certain-agents-or-channels) của trình chỉnh sửa Quyền của thành viên: **Bộ phận**. Đánh dấu một hoặc nhiều bộ phận và người đó sẽ chỉ thấy các khách hàng tiềm năng được lưu trong các bộ phận đó. - Nếu đứng một mình, đó là **hộp thư nhóm dùng chung** — mọi người trong nhóm Kinh doanh đều thấy mọi khách hàng tiềm năng của nhóm Kinh doanh, bất kể ai đang xử lý. - Kết hợp với **Chỉ phân công cho họ**, đó là phiên bản thu hẹp: chỉ các khách hàng tiềm năng Kinh doanh của riêng họ và không gì khác. Các cuộc trò chuyện **không có** bộ phận sẽ bị ẩn khỏi thành viên bị giới hạn bộ phận. Đánh dấu **Hiển thị cả các cuộc trò chuyện không thuộc bộ phận nào** nếu bạn muốn họ thấy cả những cuộc trò chuyện đó — việc này rất đáng làm trong khi bạn vẫn đang lưu trữ danh mục cũ của mình, vì mọi cuộc trò chuyện hiện có đều bắt đầu mà không có bộ phận. ### Thông tin cần biết - **Các bộ phận không tự cấp quyền gì cả.** Việc thuộc về một bộ phận không thay đổi những gì một người có thể thấy hoặc làm — chỉ có giới hạn ở trên mới làm điều đó. - **Việc xóa một bộ phận mà ai đó bị giới hạn sẽ bị từ chối.** Bạn sẽ được thông báo là ai, để bạn có thể thay đổi quyền của họ trước. Điều đó là có chủ đích: việc âm thầm bỏ giới hạn của họ sẽ trao cho họ toàn bộ cơ sở khách hàng của bạn mà không ai hay biết. - **Khách hàng tiềm năng vẫn hoạt động sau khi xóa.** Các liên hệ được lưu trong một bộ phận đã xóa sẽ đơn giản là không hiển thị bộ phận đó nữa, và lần tiếp theo bạn lưu chúng, nó sẽ được áp dụng. - **Việc xoay vòng chỉ bao gồm những người thực sự đang làm việc.** Một thành viên bị đình chỉ, người đã tắt tính năng tự động phân công, hoặc chính bạn nếu bạn đã tự tắt tính năng này — không ai trong số họ nhận được khách hàng tiềm năng, ngay cả khi họ được liệt kê trong bộ phận. - **Nếu không có ai trong bộ phận khả dụng**, khách hàng tiềm năng vẫn được lưu vào bộ phận đó và vẫn ở trạng thái chưa phân công để nhóm nhận lấy. - **Một liên hệ do thành viên bị giới hạn bộ phận tạo ra** sẽ được tự động lưu vào bộ phận của họ, để họ không mất dấu thứ gì đó mà họ vừa thêm vào. (Chỉ khi họ bị giới hạn trong đúng một bộ phận — với nhiều bộ phận thì không có cách nào để đoán được là bộ phận nào.) --- ## Mời Thành viên Nhóm 1. Đi tới **Nhóm** (hoặc **Cài đặt → Nhóm**) và nhấp vào **Mời thành viên**. 2. Nhập **địa chỉ email** của người đó. 3. Mở menu thả xuống **Vai trò** và chọn Quản trị viên, Tác nhân (Biên tập viên), hoặc Người xem. 4. Nhấp vào **Gửi lời mời**. - Người đó sẽ nhận được **lời mời qua email** kèm theo liên kết để chấp nhận. Nếu họ chưa có tài khoản, một tài khoản sẽ được tạo tự động cho họ với mật khẩu tạm thời được bao gồm trong email. - Lời mời có hiệu lực trong **7 ngày**; sau thời gian đó, lời mời sẽ hết hạn và bạn sẽ cần gửi lại. - Các lời mời đang chờ xử lý sẽ xuất hiện trong danh sách riêng bên dưới danh sách thành viên, vì vậy bạn có thể biết ai chưa chấp nhận lời mời. ### Giới hạn Chỗ ngồi của Nhóm Gói của bạn quy định số lượng thành viên trong nhóm mà bạn có thể có. Các lời mời đang chờ xử lý sẽ được tính vào hạn mức của bạn, vì vậy một lời mời chưa được ai chấp nhận vẫn sẽ chiếm một chỗ. Trang Team hiển thị số chỗ bạn đang sử dụng và tổng số chỗ bạn có. Nếu đạt đến giới hạn, bạn sẽ thấy thông báo lỗi khi cố gắng mời thêm người. Hãy hủy lời mời không sử dụng để giải phóng chỗ trống hoặc chuyển sang gói có nhiều chỗ hơn từ **Settings → Billing**. Nếu tài khoản của bạn do nhà cung cấp quản lý, hạn mức chỗ ngồi của bạn sẽ do họ thiết lập — đó có thể là bất kỳ số lượng nào họ chọn. Nếu các thành viên trong nhóm không được bao gồm trong gói của bạn, tính năng mời sẽ bị vô hiệu hóa; hãy yêu cầu nhà cung cấp tài khoản của bạn kích hoạt tính năng này hoặc tăng hạn mức. ### Quản lý Lời mời Từ danh sách lời mời đang chờ xử lý, bạn có thể: - **Gửi lại** lời mời nếu người đó không nhận được hoặc liên kết đã hết hạn. - **Hủy** lời mời (biểu tượng thùng rác) nếu bạn không còn muốn thêm người đó nữa. Thao tác này cũng áp dụng cho các lời mời đã hết hạn, vì vậy bạn có thể xóa các mục cũ khỏi danh sách. --- ## Chấp nhận Lời mời 1. Nhấp vào **Chấp nhận** trong email mời. 2. Nếu bạn là người dùng mới trên nền tảng, hãy đăng nhập bằng mật khẩu tạm thời từ email và thiết lập mật khẩu mới. 3. Nếu bạn đã có tài khoản, hãy đăng nhập bằng thông tin xác thực hiện có của mình. 4. Sau khi chấp nhận, việc đăng nhập sẽ đưa bạn thẳng vào tài khoản đó. Bạn cũng có thể từ chối lời mời nếu bạn không muốn tham gia. --- ## Chuyển đổi giữa các tài khoản (Chế độ nhóm) Các thành viên trong nhóm không làm việc bên trong tài khoản của bạn mọi lúc — họ có tài khoản riêng và chuyển sang tài khoản của bạn khi cần. 1. Thành viên trong nhóm đăng nhập bằng email và mật khẩu của riêng họ. 2. Họ sẽ được đưa thẳng vào tài khoản của bạn. Bộ chuyển đổi gần đầu thanh bên trái sẽ hiển thị tên tài khoản mà họ đang làm việc. 3. Bảng điều khiển của bạn sẽ tải với các quyền mà bạn đã chỉ định cho họ — những khu vực mà họ không có quyền truy cập sẽ bị ẩn hoàn toàn khỏi điều hướng. 4. Khi hoàn tất, họ mở bộ chuyển đổi đó và nhấp vào **Quay lại tài khoản của tôi**, hoặc chỉ cần **Đăng xuất**. Cùng một email có thể thuộc về nhiều tài khoản cùng lúc. Nếu bạn được mời vào tài khoản thứ hai bằng email đã có quyền truy cập ở nơi khác, quyền truy cập mới sẽ được thêm tự động — không cần chấp nhận thêm bất cứ điều gì và bạn vẫn giữ quyền truy cập hiện có của mình. Bộ **chuyển đổi tài khoản** gần đầu thanh bên trái luôn hiển thị cho thành viên trong nhóm biết tài khoản nào họ đang làm việc. Khi họ thuộc về nhiều hơn một tài khoản, việc nhấp vào đó sẽ liệt kê các tài khoản khác để họ có thể chuyển đổi giữa chúng. Mọi hành động của thành viên trong nhóm — kết nối kênh, nhập danh bạ, trả lời trò chuyện — đều diễn ra trong tài khoản mà họ đang làm việc, vì vậy chủ sở hữu có thể nhìn thấy và sử dụng gói cũng như tín dụng của tài khoản đó. Thông tin đăng nhập của riêng họ chỉ là một chiếc chìa khóa; nó không chứa bất kỳ kênh, danh bạ hoặc tín dụng nào của riêng nó. Vì việc đăng nhập luôn đưa thành viên trong nhóm vào tài khoản mà họ thuộc về, hãy mời mọi người sử dụng email chưa có tài khoản riêng trên nền tảng. ### Những gì thành viên nhóm có thể thấy - Họ chỉ thấy các khu vực mà bạn đã cấp quyền truy cập. - Các khu vực được đặt là "None" (Không có) sẽ hoàn toàn không xuất hiện trong điều hướng. - Nếu bạn đã giới hạn [khả năng hiển thị trò chuyện và liên hệ](#limiting-a-member-to-their-own-chats) của họ, họ sẽ chỉ thấy các cuộc trò chuyện và liên hệ được chỉ định cho họ ở mọi nơi trong ứng dụng. Điều tương tự cũng áp dụng cho [giới hạn đại lý hoặc kênh](#limiting-a-member-to-certain-agents-or-channels). - Các khu vực "View" (Xem) sẽ xuất hiện nhưng mọi quyền kiểm soát chỉnh sửa đều bị vô hiệu hóa. - Số dư tín dụng và chi tiết thanh toán chỉ hiển thị khi có quyền truy cập Billing (Thanh toán). - Một thành viên trong nhóm luôn thấy email **của chính họ** ở cuối thanh bên trái và trong **Settings → Profile** (tên và email của chính họ), trong khi phần còn lại của Profile (tùy chọn, thông báo và các cài đặt không gian làm việc khác) thuộc về chủ sở hữu tài khoản. Nhãn **Working in** (Đang làm việc tại) gần đầu thanh bên là tên của tài khoản mà họ đang làm việc, không phải của họ. - **Settings → Security** chỉ hiển thị cho thành viên trong nhóm phiên không gian làm việc và các tùy chọn quyền riêng tư. Email đăng nhập, mật khẩu, xác thực hai yếu tố và các quyền kiểm soát xóa tài khoản thuộc về thông tin đăng nhập của chủ sở hữu tài khoản và không được hiển thị cho các thành viên trong nhóm. - Trình hướng dẫn thiết lập (Setup Wizard) tuân theo quyền truy cập Campaigns (Chiến dịch) — chỉ hiển thị cho các thành viên có quyền Edit (Chỉnh sửa) hoặc Full (Toàn quyền) đối với Campaigns. --- ## Chỉnh sửa Thành viên Nhóm 1. Đi tới **Nhóm** (hoặc **Cài đặt → Nhóm**). 2. Tìm hàng của thành viên và nhấp vào thẻ vai trò (vai trò hiện tại của họ, được hiển thị dưới dạng một viên thuốc có màu) để mở một menu nhỏ gồm Quản trị viên / Đại lý / Người xem, sau đó chọn vai trò mới. Đó là điều duy nhất mà thẻ vai trò thay đổi. Mọi thứ khác về quyền truy cập của thành viên — các ghi đè theo từng khu vực, [khả năng hiển thị trò chuyện và liên hệ](#limiting-a-member-to-their-own-chats) và bất kỳ [giới hạn đại lý hoặc kênh](#limiting-a-member-to-certain-agents-or-channels) nào — đều nằm sau **biểu tượng thanh trượt** trên cùng một hàng. Các thay đổi sẽ có hiệu lực vào lần tiếp theo thành viên đó tải hoặc làm mới tài khoản của bạn ở chế độ nhóm. > Địa chỉ email của họ không thể thay đổi tại đây — nó dùng để nhận dạng thành viên. Để thêm một người khác, hãy gửi lời mời mới. --- ## Tạm dừng thành viên nhóm 1. Tìm thành viên trong danh sách **Thành viên**. 2. Nhấp vào biểu tượng tạm dừng bên cạnh hàng của họ. Thành viên bị tạm dừng sẽ bị chặn chuyển sang tài khoản của bạn nhưng vẫn giữ nguyên vai trò và cài đặt quyền của họ, vì vậy bạn có thể kích hoạt lại họ chỉ với một cú nhấp chuột sau đó — không cần phải xóa và mời lại. > Việc tạm dừng sẽ chặn các phiên làm việc mới; nếu người đó đã mở tài khoản của bạn, phiên làm việc đó có thể không bị ngắt ngay lập tức. --- ## Xóa thành viên nhóm 1. Tìm thành viên trong danh sách **Thành viên**. 2. Nhấp vào biểu tượng thùng rác và xác nhận. Sau khi bị xóa, họ không thể chuyển sang tài khoản của bạn được nữa (tài khoản và dữ liệu cá nhân của riêng họ không bị ảnh hưởng). Bạn có thể thêm lại họ sau đó bằng một lời mời mới. > **Việc xóa có hiệu lực ngay lập tức.** Nếu người đó hiện đang làm việc trong tài khoản của bạn, họ sẽ sớm bị đăng xuất sau đó. --- ## Tự động chỉ định liên hệ mới Theo mặc định, một cuộc trò chuyện chỉ được gán cho một người khi có tác động buộc phải làm vậy — cảnh báo từ con người hoặc chọn thủ công. Mọi thứ khác vẫn nằm trong hàng đợi Chưa được gán. **Cách truy cập:** Ở đầu trang **Nhóm**, hãy bật **Tự động gán liên hệ mới**. ### Tính năng này hoạt động như thế nào Khi được bật, mọi liên hệ nhắn tin cho bạn lần đầu tiên sẽ được gán cho thành viên nhóm (hoặc bạn, chủ sở hữu tài khoản) có **ít liên hệ được gán nhất trong 30 ngày qua**. Theo thời gian, điều này giúp phân bổ đều lưu lượng truy cập đến cho bất kỳ ai đang khả dụng. ### Ai nằm trong nhóm được chỉ định Tất cả những người đang hoạt động và chưa bị loại khỏi vòng quay: bạn và mọi thành viên đang hoạt động trong nhóm. Các thành viên bị tạm ngưng hoặc bị xóa sẽ luôn bị bỏ qua, và vai trò không quan trọng. Nếu bạn sử dụng [bộ phận](#departments), họ sẽ được ưu tiên xử lý trước. Một cuộc trò chuyện mới khớp với quy tắc tác nhân hoặc kênh của một bộ phận sẽ được lưu vào bộ phận đó, và việc xoay vòng được thu hẹp lại cho những người trong bộ phận đó — vì vậy một khách hàng tiềm năng từ WhatsApp sẽ đến với ai đó trong nhóm Kinh doanh thay vì bất kỳ ai trong toàn bộ tài khoản đang rảnh rỗi. Các cuộc trò chuyện không thuộc bộ phận nào sẽ quay lại quy trình xoay vòng toàn tài khoản như mô tả ở trên. Việc phân loại bản thân nó **không** phụ thuộc vào nút chuyển đổi này: các quy tắc định tuyến của bộ phận sẽ phân loại các cuộc trò chuyện thuộc bộ phận đó bất kể tính năng tự động gán có được bật hay không. Nút chuyển đổi này chỉ quyết định xem khách hàng tiềm năng đó có được chuyển cho một nhân viên hay không. ### Chọn người tham gia Không nhất thiết phải giao cuộc hội thoại cho tất cả mọi người trong nhóm. Một quản lý chỉ ở đó để giám sát, hoặc một chuyên gia chỉ thỉnh thoảng xem lại các cuộc trò chuyện, có thể không tham gia vào vòng quay mà không bị mất bất kỳ quyền truy cập nào. Mỗi người trong danh sách nhóm — bao gồm cả bạn, chủ sở hữu tài khoản — đều có nút chuyển đổi **Bao gồm trong tự động phân công** trên hàng của họ. Mọi người đều được bao gồm theo mặc định; hãy tắt nút này đối với một người nào đó và các liên hệ mới sẽ không được phân công cho họ nữa, trong khi mọi thứ khác về vị trí của họ vẫn giữ nguyên: họ vẫn có thể mở mọi cuộc trò chuyện, trả lời và được phân công cuộc hội thoại theo cách thủ công. Một vài chi tiết: - Các nút chuyển đổi chỉ có tác dụng khi **Tự động phân công liên hệ mới** đang bật — khi nút chuyển đổi chính tắt, chúng sẽ hiển thị mờ đi vì dù sao cũng không có gì được phân công. - Việc loại ai đó khỏi vòng quay không ảnh hưởng đến các cuộc trò chuyện đã được phân công cho họ; nó chỉ ảnh hưởng đến các liên hệ mới kể từ thời điểm đó trở đi. - Nếu bạn loại **tất cả mọi người** (bao gồm cả chính bạn), các liên hệ mới sẽ nằm trong hàng đợi Chưa phân công — không có gì bị lỗi, chỉ là không có ai để nhận chúng. - Cảnh báo con người là riêng biệt: một cuộc trò chuyện chưa được phân công mà kích hoạt cảnh báo con người vẫn sẽ được gửi đến chủ sở hữu tài khoản, ngay cả khi chủ sở hữu đó đã bị loại khỏi vòng quay tại đây. ### Những gì không thay đổi - **Các phân công hiện có không bao giờ bị ghi đè.** - **Chỉ tin nhắn đến đầu tiên mới kích hoạt việc phân công** — các tin nhắn sau đó từ cùng một liên hệ sẽ không làm thay đổi người được gán. - **Phân công thủ công vẫn hoạt động** từ menu **⋮** của cuộc trò chuyện. - **Tự động phân công cảnh báo từ con người không bị ảnh hưởng** — khi tắt nút chuyển đổi, một cuộc trò chuyện chưa được gán mà kích hoạt cảnh báo từ con người vẫn sẽ được chuyển đến chủ sở hữu tài khoản. - **Cửa sổ 30 ngày là dạng cuốn chiếu**, vì vậy những người nghỉ phép và quay lại sẽ không bị bất lợi vĩnh viễn. --- ## Các phương pháp hay nhất - **Bắt đầu với các vai trò.** Chọn vai trò (Quản trị viên, Nhân viên hoặc Người xem) phù hợp nhất — đó là mức độ kiểm soát hiện có. - **Sử dụng Người xem cho các bên liên quan** chỉ cần theo dõi tiến độ mà không vô tình thay đổi bất kỳ điều gì. - **Hạn chế quyền truy cập cho nhân sự bên ngoài.** Những người làm việc tự do và nhân viên thuê ngoài hiếm khi cần toàn bộ cơ sở khách hàng của bạn — hãy đặt [quyền truy cập cuộc trò chuyện và liên hệ](#limiting-a-member-to-their-own-chats) của họ thành các cuộc trò chuyện được chỉ định cho riêng họ. - **Sử dụng các bộ phận khi bạn có nhiều hơn một nhóm.** [Các bộ phận](#departments) cho phép các cuộc trò chuyện mới tự động đến đúng nhóm, giữ việc luân chuyển trong nhóm đó và cung cấp cho bạn cách chuyển khách hàng tiềm năng chỉ bằng một cú nhấp chuột. - **Giới hạn quyền Quản lý nhóm** cho chủ sở hữu tài khoản và các Quản trị viên đáng tin cậy — một thành viên trong nhóm không bao giờ có thể cấp quyền cao hơn quyền của chính họ. - **Tạm ngưng để tạm dừng quyền truy cập**, sau đó kích hoạt lại bằng một cú nhấp chuột khi họ quay lại làm việc. - **Xem xét các quyền thường xuyên** khi vai trò thay đổi trong tổ chức của bạn. --- ## Câu hỏi thường gặp **Một thành viên nhóm có thể thuộc nhiều tài khoản không?** Có — họ có thể chuyển đổi giữa các tài khoản từ trình chuyển đổi tài khoản gần đầu thanh bên. **Các thành viên nhóm có thể nhìn thấy nhau không?** Chỉ khi họ có quyền Quản lý Nhóm được đặt là Xem hoặc cao hơn. **Điều gì sẽ xảy ra nếu lời mời hết hạn?** Hãy gửi lại lời mời từ danh sách lời mời — lời mời mới sẽ có hiệu lực trong 7 ngày tiếp theo. Nếu bạn quyết định không mời người đó nữa, hãy sử dụng biểu tượng thùng rác để xóa lời mời đã hết hạn khỏi danh sách. **Các thành viên trong nhóm có sử dụng tín dụng của tôi không?** Có. Các hành động tiêu tốn tín dụng khi làm việc trong tài khoản của bạn (ở chế độ nhóm) sẽ được tính vào tài khoản của bạn. **Tôi có thể thay đổi vai trò của ai đó sau khi họ tham gia không?** Có — bạn có thể chỉnh sửa trực tiếp thành viên đó từ danh sách Thành viên bất cứ lúc nào; không cần phải xóa và mời lại họ. **Tôi có thể giới hạn một thành viên trong nhóm chỉ sử dụng một kênh — ví dụ như chỉ WhatsApp, không phải các hộp thư mạng xã hội không?** Có. Mở trình chỉnh sửa Quyền của họ và đánh dấu vào **WhatsApp** trong phần **Nhân viên, kênh & bộ phận** — sau đó họ sẽ chỉ thấy các cuộc trò chuyện WhatsApp ở mọi nơi trong ứng dụng. Xem [Giới hạn thành viên đối với một số nhân viên hoặc kênh nhất định](#limiting-a-member-to-certain-agents-or-channels). Phần tương tự cũng giới hạn một người đối với các nhân viên AI cụ thể hoặc một [bộ phận](#departments). Lưu ý rằng điều này áp dụng theo *loại* kênh, không phải theo số điện thoại được kết nối: một người bị giới hạn ở WhatsApp sẽ thấy mọi cuộc trò chuyện WhatsApp trên tài khoản, không chỉ những cuộc trò chuyện trên một trong các số điện thoại của bạn. **Tôi có thể giới hạn một người chỉ xem các cuộc trò chuyện được phân công cho họ không?** Có. Mở trình chỉnh sửa Quyền của họ và đặt **Khả năng hiển thị cuộc trò chuyện & liên hệ** thành **Chỉ những cuộc trò chuyện được phân công cho họ** — sau đó họ chỉ thấy các cuộc trò chuyện và liên hệ của riêng mình ở mọi nơi trong ứng dụng, và bạn có thể tùy chọn cho phép họ thấy cả những cuộc trò chuyện chưa được phân công. Xem [Giới hạn thành viên chỉ xem các cuộc trò chuyện của riêng họ](#limiting-a-member-to-their-own-chats). Nếu để ở chế độ mặc định, **Tất cả liên hệ**, việc phân công vẫn chỉ là một công cụ quy trình làm việc: nó quyết định ai chịu trách nhiệm cho một cuộc trò chuyện và ai nhận được thông báo về cuộc trò chuyện đó, và tất cả những người có quyền truy cập Tin nhắn vẫn thấy toàn bộ hộp thư đến. **Tôi có thể tổ chức nhóm của mình thành các bộ phận như Kinh doanh và Hỗ trợ không?** Có. Cài đặt → **Nhóm** → **Các bộ phận**. Một bộ phận là một nhóm người được đặt tên có thể tự động nhận các cuộc trò chuyện mới (bằng nhân viên AI hoặc theo kênh), chuyển từng cuộc trò chuyện cho người ít bận rộn nhất trong nhóm đó và có thể được sử dụng để giới hạn những gì các thành viên của bộ phận đó nhìn thấy. Bạn cũng có thể phân loại bất kỳ khách hàng tiềm năng nào vào một bộ phận từ menu **⋮** của cuộc trò chuyện. Xem [Các bộ phận](#departments). **Tôi có thể cung cấp cho cả một nhóm hộp thư riêng không?** Có, theo hai cách. Nếu công việc của nhóm đến từ nhân viên hoặc kênh riêng của họ, hãy giới hạn các thành viên của nhóm đó trong phần **Nhân viên, kênh & bộ phận**. Nếu vấn đề là *ai sở hữu khách hàng tiềm năng* thay vì nó đến từ đâu, hãy tạo một [bộ phận](#departments), giới hạn các thành viên của nhóm đó vào bộ phận này và phân loại khách hàng tiềm năng vào đó — tự động bằng quy tắc định tuyến hoặc thủ công từ menu cuộc trò chuyện. **Có tính năng phân phối cuộc trò chuyện đến theo kiểu xoay vòng (round-robin) không?** Có một cách tốt hơn xoay vòng: bật [Tự động gán liên hệ mới](#auto-assign-incoming-contacts) và mỗi liên hệ mới sẽ được chuyển đến người được gán ít liên hệ nhất trong 30 ngày qua, nhờ đó khối lượng công việc được cân bằng thay vì chỉ xoay vòng. Bạn có thể chuyển từng người ra khỏi vòng xoay mà không cần thay đổi quyền truy cập của họ, và với [các bộ phận](#departments), bạn có thể giữ việc xoay vòng trong đúng nhóm thay vì thực hiện trên toàn bộ tài khoản. **Cuộc trò chuyện có được tự động phân công khi có người trả lời không?** Không. Việc phân công xảy ra khi có tin nhắn gửi đến đầu tiên của liên hệ nếu tính năng tự động phân công đang bật, khi có cảnh báo từ con người, hoặc khi ai đó tự tay chọn người được phân công. Việc trả lời một cuộc trò chuyện không đồng nghĩa với việc nhận quyền sở hữu cuộc trò chuyện đó. --- ## Các bước tiếp theo - [Cài đặt tài khoản](account-settings.md) — Quản lý hồ sơ và bảo mật của bạn. - [Hệ thống thanh toán](../billing/billing-system.md) — Tìm hiểu về tín dụng và thanh toán.