# Google Calendar-integratie ## Overzicht Het platform integreert met Google Calendar om **tweerichtingssynchronisatie** tussen uw afspraken en uw agenda te bieden. Wanneer een contactpersoon via het platform boekt, verschijnt de afspraak in uw Google Calendar. Wanneer u gebeurtenissen toevoegt aan uw Google Calendar, herkent het platform deze tijden als bezet en zal deze niet als beschikbare tijdstippen aanbieden. **Waarom dit belangrijk is:** U hoeft zich nooit zorgen te maken over dubbele boekingen. Of u nu een vergadering toevoegt in Google Calendar of een contactpersoon via het platform boekt, uw beschikbaarheid blijft overal accuraat. **Is het verplicht?** Nee. Boekingen werken zonder dat er een agenda is gekoppeld: je stelt je uren in op een evenementtype en de AI boekt op basis daarvan. Het koppelen van Google Agenda voegt de hier beschreven tweerichtingssynchronisatie toe, plus automatische Google Meet-links. Zie [Boekingssysteem](booking-system.md#overview). --- ## Google Calendar verbinden Er zijn drie manieren om verbinding te maken: ### Via Instellingen (de belangrijkste manier) 1. Open **Instellingen** en klik in de zijbalk onder de groep **Integraties** op **Boeking & Agenda**. 2. Zoek de kaart **Google Agenda** onder **Beschikbaar** en klik op **Verbinden**. 3. Er opent een Google-inlogvenster. Kies het account met de agenda die je wilt synchroniseren en verleen toestemming. (Als er niets opent, heeft je browser de pop-up geblokkeerd — sta pop-ups voor deze site toe en klik opnieuw op **Verbinden**.) 4. Zodra je toegang hebt verleend, wordt de pagina automatisch bijgewerkt: Google Agenda verplaatst zich naar **Verbonden** met daaronder je Google-accountadres. ### Via een evenementtype Op het moment dat je Google Agenda daadwerkelijk nodig hebt, wijst de app je erop: 1. Klik op **Afspraken** in de zijbalk (onder **Engage**), ga naar het tabblad **Eventtypes** en maak een eventtype aan of open er een. 2. Kies **Google Meet** als meetingtype (of probeer **Boekingen synchroniseren met Google Agenda** onderaan het formulier in te schakelen). 3. Als je agenda nog niet is gekoppeld, verschijnt er een oranje waarschuwing met een link **Google Agenda koppelen**: 4. Klik op de link. Deze brengt je naar **Instellingen → Boeking & Agenda** — ga verder vanaf stap 2 hierboven. ### Tijdens de begeleide onboarding Als je net je account aan het instellen bent, bevat de **begeleide onboarding-wizard** een stap **Google Agenda koppelen** — deze verschijnt automatisch zodra je **AI boekt voor mij** hebt gekozen bij de stap voor boekingsopties. Zie [Begeleide Onboarding](../get-started/onboarding.md#connect-google-calendar-conditional). **Belangrijk:** Deze machtigingen zijn vereist om tweerichtingssynchronisatie te laten werken. Het platform heeft alleen toegang tot je agendagegevens — het leest geen e-mails, contacten of andere Google-gegevens. Je kunt de toegang op elk gewenst moment intrekken via de beveiligingsinstellingen van je Google-account. **Tip:** Als u meerdere Google-accounts gebruikt (bijvoorbeeld één persoonlijk en één voor werk), zorg er dan voor dat u het account selecteert dat de agenda bevat waarmee u het platform wilt synchroniseren. ### Je verbindingsstatus controleren en de verbinding verbreken **Instellingen → Boeking & Agenda** is ook de plek waar je de verbinding later kunt controleren. Wanneer Google Agenda is verbonden, staat deze in de lijst **Verbonden** met een **Verbinding verbreken**-knop ernaast. Het verbreken van de verbinding zorgt ervoor dat nieuwe boekingen niet meer naar je agenda worden gesynchroniseerd en dat de AI geen Google Meet-links meer aanmaakt. Afspraken die al in het platform staan, blijven precies waar ze zijn. --- ## Tweerichtingssynchronisatie uitgelegd Tweerichtingssynchronisatie betekent dat wijzigingen automatisch in beide richtingen worden doorgevoerd: ### De app naar Google Agenda - Wanneer een contactpersoon een afspraak boekt in de app, verschijnt het event **automatisch** in je Google Agenda. - Wanneer een afspraak wordt geannuleerd in de app, wordt het bijbehorende Google Agenda-event **bijgewerkt of verwijderd**. - De details van de afspraak worden voor je ingevuld in het agenda-event (zie de onderstaande lijst). ### Wat wordt gesynchroniseerd met je Google Agenda Wanneer een boeking wordt gemaakt, vult het platform de Google Agenda-gebeurtenis in met alles wat je in één oogopslag moet zien: - **De datum en tijd** van de afspraak. - **De naam, het telefoonnummer en het e-mailadres van de contactpersoon** — zodat u weet met wie u een afspraak heeft en hoe u diegene kunt bereiken. Wanneer het e-mailadres bekend is, wordt de contactpersoon ook toegevoegd als gast aan het evenement en ontvangt deze de Google Agenda-uitnodiging per e-mail — inclusief de Google Meet-link, zodat ze aan de vergadering kunnen deelnemen. (De uitnodiging volgt de instelling van de schakelaar **Afspraak-e-mail naar contactpersoon sturen** van het evenementtype.) - **De vergaderlocatie** — het fysieke adres dat u heeft ingesteld voor het evenementtype, of het eigen adres van de klant als u dit tijdens het boeken heeft verzameld (zie [Extra informatie verzamelen tijdens het boeken](booking-system.md#collecting-extra-information-during-booking)). - **De vergaderlink** — een automatisch aangemaakte Google Meet-link, of uw eigen aangepaste link, afhankelijk van het **Vergadertype** dat u voor het evenement heeft gekozen. - **Alle extra informatie die de AI heeft verzameld** tijdens het boeken (bijvoorbeeld het aantal gasten of een referentienummer), weergegeven in de beschrijving en notities van het evenement. **Voorbeeld:** Een contactpersoon boekt een "Huisconsult." Het agenda-event verschijnt met hun naam, telefoonnummer en e-mailadres, het adres dat ze tijdens het boeken hebben opgegeven als locatie, een Google Meet-link voor het geval het gesprek digitaal plaatsvindt, en alle notities die de AI heeft verzameld — zonder dat je zelf iets hoeft te typen. ### Google Agenda naar de app - Wanneer u een gebeurtenis toevoegt aan uw Google Agenda, **herkent het platform die tijd als bezet**. - De AI zal **geen tijdstippen aanbieden** die conflicteren met uw bestaande Google Agenda-gebeurtenissen. - Als u een Google Agenda-gebeurtenis verplaatst of verwijdert, **werkt het platform dit dienovereenkomstig bij**. **Voorbeeld:** Je voegt een teamlunch toe van 12:00 tot 13:00 uur in je Google Agenda. Het platform herkent die tijd onmiddellijk als niet beschikbaar. Wanneer een contactpersoon je AI-agent vraagt naar beschikbare afspraaktijden, zal 12:00 tot 13:00 uur niet als optie verschijnen. Dit bevat wat het gebeurtenistype toestaat: een bezet blok in je agenda verwijdert de tijd, zelfs voor gebeurtenistypen die [meerdere boekingen per tijdslot](booking-system.md#letting-multiple-people-book-the-same-slot) accepteren, omdat dit betekent dat je op dat moment niet beschikbaar bent, en niet dat een van je plekken bezet is. Als het gebeurtenistype meerdere [ruimtes](booking-system.md#rooms-separate-resources-with-their-own-schedules) heeft, is het blok van toepassing op de ruimte waartoe die agenda behoort. --- ## Synchronisatie inschakelen voor een eventtype Agenda-synchronisatie is een schakelaar per gebeurtenistype: 1. Klik op **Afspraken** in de zijbalk en schakel over naar het tabblad **Evenementtypes**. 2. Open het evenementtype dat je wilt synchroniseren — klik op de rij of gebruik het potloodicoon aan de rechterkant — of maak een nieuwe aan. 3. Scroll naar de onderkant van het formulier, naar de sectie **Meldingen**. 4. Schakel **Boekingen synchroniseren met Google Agenda** in. 5. Klik op **Opslaan** (of **Gebeurtenis maken** voor een nieuwe). Vanaf dat moment komt elke boeking van dit gebeurtenistype in uw Google Agenda terecht en controleert de AI die agenda op conflicten voordat er tijdstippen worden aangeboden. **Kiezen welke agenda.** Zodra Google Agenda is gekoppeld, geeft de sectie **Ruimtes** van het gebeurtenistype (net boven **Meldingen**) elke ruimte een eigen **Google Agenda**-kiezer, met de opmerking "Bezet-tijd in deze agenda blokkeert deze ruimte, en boekingen voor deze ruimte worden hieraan toegevoegd." Een gebeurtenistype met één ruimte kiest daar één agenda. Een gebeurtenistype met een ruimte per personeelslid wijst elke ruimte toe aan de eigen agenda van die persoon, zodat elke ruimte wordt gecontroleerd op basis van de eigen agenda en daar de eigen boekingen schrijft. Laat een ruimte op **Geen agenda** staan als deze niet moet synchroniseren. Zie [Ruimtes](booking-system.md#rooms-separate-resources-with-their-own-schedules). **Tip:** Als je een speciale agenda hebt voor afspraken (bijvoorbeeld "Klantboekingen"), koppel dan het Google-account dat deze bevat. Eén Google-account kan meerdere agenda's bevatten, dus een team heeft meestal maar één koppeling nodig, niet één per persoon. Hierdoor blijven je persoonlijke afspraken gescheiden van je boekingsschema. --- ## Conflictdetectie en blokkeren van bezette tijden Zodra Google Agenda is gekoppeld en synchronisatie is ingeschakeld voor een gebeurtenistype: - **Blokkeren van bezette tijd** — Tijdsloten die overlappen met bestaande Google Agenda-afspraken worden automatisch verwijderd uit de beschikbare slots. Je contacten krijgen nooit een tijd aangeboden die conflicteert met iets dat al in je agenda staat. - **Opschonen van slots** — Zodra een tijd is geboekt, via de app of rechtstreeks in je agenda, wordt deze niet meer aangeboden. De enige uitzondering is een gebeurtenistype dat is ingesteld om [meerdere boekingen per slot](booking-system.md#letting-multiple-people-book-the-same-slot) te accepteren: die tijd blijft beschikbaar totdat deze vol is. - **Een agenda per ruimte** — Als een gebeurtenistype meerdere [ruimtes](booking-system.md#rooms-separate-resources-with-their-own-schedules) heeft en elke ruimte is gekoppeld aan een eigen agenda, wordt elke ruimte onafhankelijk gecontroleerd op basis van de eigen agenda. De drukke ochtend van Dr. A haalt de ruimte van Dr. B nooit van de lijst. **Voorbeeld:** U heeft een vergadering van 14:00 tot 15:00 uur in uw Google Agenda. De AI zal geen afspraaktijdstippen aanbieden die overlappen met 14:00–15:00 uur. --- ## Real-time updates Het platform ontvangt real-time meldingen van Google Agenda wanneer je planning wijzigt. Dit is wat dat voor jou betekent: - Wanneer je een evenement in je Google Agenda toevoegt, verplaatst of verwijdert, werkt het platform je beschikbaarheid **binnen enkele seconden** bij — niet minuten of uren. - Je hoeft niets handmatig te vernieuwen of te synchroniseren. Dit gebeurt automatisch op de achtergrond. - Als de verbinding tussen het platform en Google Agenda ooit wordt onderbroken, herstelt het platform deze automatisch. **Waarom dit belangrijk is:** Als je tijd blokkeert in je Google Agenda om 10:00 uur, zal een contactpersoon die je AI-agent om 10:01 uur naar beschikbare tijden vraagt, die tijd al als niet beschikbaar zien. --- ## Agenda-gesynchroniseerde evenementen gebruiken met je AI Zodra je evenementtype is ingesteld, kun je je AI ernaar verwijzen. 1. Open **AI Agents**, open je agent en ga naar de stap **AI Abilities**. 2. Zoek de kaart **Bookings**. 3. Schakel **Let this agent book appointments** in, laat de provider op **Built-in calendar** staan en kies je evenementtype onder **Choose what people can book**. 4. Klik op **Wijzigingen opslaan**. Zodra dat is gebeurd, zal de AI: - Je Google Agenda controleren op bestaande afspraken. - Alleen tijdsloten aanbieden die daadwerkelijk beschikbaar zijn. - De afspraak zowel in het platform als in Google Agenda aanmaken wanneer een contactpersoon boekt. Dit betekent dat je contacten altijd de juiste beschikbaarheid zien, zelfs als je planning gedurende de dag verandert. Het volledige campagneverloop wordt stap voor stap behandeld in [Boekingssysteem](booking-system.md#step-3--turn-on-bookings-for-your-ai). ### Gebruikt de agenda credits? Het koppelen van Google Agenda en de tweerichtingssynchronisatie zijn gratis — het verbonden houden van een agenda kost niets en boekingen die rechtstreeks via je boekingspagina worden gemaakt, zijn ook gratis. Credits worden alleen gebruikt wanneer de AI iets doet in een gesprek. Het antwoord van de AI telt als één AI-actie, en wanneer de AI je beschikbaarheid controleert of een tijdslot boekt voor een contactpersoon, telt elk van die agendastappen ook als één AI-actie, gefactureerd tegen het normale tarief per actie van je modelniveau. Een boekingsgesprek kost dus in totaal een paar AI-acties, en niets extra's voor de agenda zelf. --- ## Problemen met synchronisatie oplossen ### Agenda synchroniseert niet - **Controleer de verbinding** — Open **Instellingen → Boeking & Agenda** en bevestig dat Google Agenda als verbonden wordt weergegeven. Als je opnieuw toestemming moet verlenen, klik dan daar op **Verbinding verbreken** en vervolgens weer op **Verbinden**. - **Verleen opnieuw toestemming** — Als je eerder de toegang van het platform hebt verwijderd uit je Google-accountinstellingen, moet je opnieuw verbinding maken en opnieuw toestemming verlenen. - **Controleer het evenementtype** — Zorg ervoor dat **Boekingen synchroniseren met Google Agenda** is ingeschakeld voor het betreffende evenementtype (onderaan het formulier). ### Afspraken verschijnen niet in Google Agenda - Controleer of **Boekingen synchroniseren met Google Agenda** is ingeschakeld voor het gebeurtenistype. - Controleer of u het Google-account hebt verbonden dat u daadwerkelijk bekijkt. - Wacht even — er kan een korte vertraging optreden bij de allereerste synchronisatie na het verbinden. ### Drukke tijden worden niet geblokkeerd - Controleer of het Google-account dat je hebt gekoppeld de agenda bevat waarin je bestaande afspraken staan. Als je vergaderingen bijvoorbeeld in een werkaccount staan, maar je hebt je persoonlijke account gekoppeld, dan ziet het platform die vergaderingen niet. - Elke afspraak in je gekoppelde agenda blokkeert het tijdslot — inclusief afspraken die aan de kant van Google als "Vrij" zijn gemarkeerd. Als een tijdslot onverwacht niet beschikbaar is, controleer dan de agenda op eventuele afspraken op dat tijdstip. - "Gehele dag"-afspraken kunnen anders worden behandeld, afhankelijk van je agendainstellingen. ### Als Google de toegang tot uw account verliest Als het platform de toegang tot uw Google-account verliest (bijvoorbeeld omdat u uw Google-wachtwoord hebt gewijzigd of app-machtigingen hebt ingetrokken), stoppen uw agenda-afspraken met synchroniseren totdat de toegang is hersteld. Maak opnieuw verbinding via de link **Google Agenda verbinden** van een gebeurtenistype; neem contact op met de ondersteuning als dat het probleem niet oplost, dan helpen we u weer op weg. --- ## Hulp nodig? If you are experiencing persistent sync issues, reach out via our [email support](mailto:hi@youraiconnector.com).