# Varausjärjestelmä ## Yleiskatsaus Alustaan sisältyy sisäänrakennettu ajanvarausjärjestelmä, jonka avulla tekoälyagenttisi voi sopia tapaamisia, konsultaatioita ja tapahtumia suoraan keskustelujen aikana. Kun yhteyshenkilö haluaa varata ajan, tekoäly tarkistaa saatavuutesi, tarjoaa vapaita aikoja ja vahvistaa varauksen – täysin automaattisesti. **Kenelle tämä on tarkoitettu?** Kaikille yrityksille, jotka ottavat vastaan varauksia tai ajanvarauksia. Esimerkiksi: - **Kampaamo**, joka varaa stailausaikoja WhatsAppin kautta - **Kiinteistönvälitystoimisto**, joka sopii esittelyjä Instagram-yksityisviestien kautta - **Ravintola**, joka ottaa pöytävarauksia vastaan chat-widgetin kautta - **Konsulttiyritys**, joka varaa esittelypuheluita suoraan chatista - **Lääkäriasema**, joka antaa potilaiden varata aikoja tekstiviestillä Varausjärjestelmä integroituu **Google Kalenteriin** kaksisuuntaisella synkronoinnilla (katso [Google Kalenteri -integraatio](google-calendar.md)) sekä ravintoloiden varausalustoihin, kuten **Formitable** ja **Zenchef**. **Google-kalenteri on valinnainen.** Sisäänrakennettu varausjärjestelmä toimii täysin itsenäisesti. Määrität tapahtumatyypille ajat, jolloin olet käytettävissä, ja tekoäly tarjoaa ja varaa näitä aikoja ilman, että kalenteria tarvitsee yhdistää. Google-kalenterin yhdistäminen tuo kolme lisäetua: jokainen varaus näkyy myös kalenterissasi, kalenterissasi jo olevat tapahtumat huomioidaan varattuina, joten niitä ei tarjota, ja Google Meet -linkit voidaan luoda puolestasi. Jos jätät tämän väliin, kaikki muu tällä sivulla toimii täsmälleen kuvatulla tavalla. ::: tip **Vinkki:** Voit määrittää tekoälypohjaisen ajanvarauksen ohjatun käyttöönoton aikana – se sisältää vaiheet varausvaihtoehdon valitsemiseen, Google-kalenterin yhdistämiseen ja saatavuuden asettamiseen, jotta voit ottaa varauksia vastaan heti ensimmäisestä päivästä alkaen. Katso [Ohjattu käyttöönotto](../get-started/onboarding.md). ::: Ajanvarausten määrittäminen tapahtuu kolmessa vaiheessa, ja tämä sivu käy jokaisen vaiheen läpi kuvakaappausten avulla: 1. **Luo tapahtumatyyppi** — tapaamisen tyyppi, jonka ihmiset voivat varata (esimerkiksi "Ilmainen 30 minuutin konsultaatio"). 2. **Ota varaukset käyttöön tekoälyllesi** — jotta se voi tarjota kyseisiä tapaamisia chatissa. 3. **Seuraa varausten saapumista** Tapaamiset-sivulla (ja Google-kalenterissasi, jos se on yhdistetty). --- ## Vaihe 1 — Avaa Tapaamiset-sivu Napsauta sivupalkin **Engage**-ryhmän alta kohtaa **Appointments** (Tapaamiset). Sivulla on kaksi välilehteä: - **Tulevat tapaamiset** — jokainen varattu tapaaminen, jossa on tilastokortit kohdille **Yhteensä**, **Tällä viikolla**, **Vahvistettu** ja **Odottaa**, sekä haku, aikasuodatin ja tilasuodatin. - **Tapahtumatyypit** — varattavissa olevat palvelut, joita tekoälysi voi tarjota. ### Aikataulun tarkasteleminen kalenterina Tulevat tapaamiset -välilehti voi näyttää varauksesi kahdella tavalla – vaihda näkymää suodatinrivin oikeassa reunassa olevalla **Luettelo / Kalenteri**-valitsimella: - **Luettelo** – yllä näkyvä taulukko: yksi rivi per varaus, paras tapa tarkistaa tulevat tapahtumat ja tehdä massatoimintoja. - **Kalenteri** – viikko- tai kuukausiruudukko, paras tapa nähdä päiväsi tai viikkosi yhdellä silmäyksellä ja löytää vapaita aikoja. Kalenterinäkymässä käytössäsi on **Viikko / Kuukausi**-valitsin (viikko on oletus), nuolet ajan siirtämiseen eteen- ja taaksepäin sekä **Tänään**-painike, jolla voit palata nykyiseen viikkoon tai kuukauteen. Jokainen tapaaminen näkyy päivän kohdalla pienenä korttina, jossa on kellonaika, yhteyshenkilön nimi ja värillinen tilapiste. Haku- ja suodatintoiminnot toimivat myös tässä näkymässä, joten voit esimerkiksi näyttää kalenterissa vain vahvistetut tapaamiset. - **Napsauta tapaamista** avataksesi saman yksityiskohtapaneelin kuin luettelonäkymässä – voit muuttaa aikaa, avata keskustelun tai poistaa tapaamisen. - **Napsauta tyhjää kohtaa päivässä** varataksesi uuden tapaamisen kyseiselle päivälle – varauslomake avautuu päivämäärä valmiiksi täytettynä. - Kuukausinäkymässä kiireinen päivä näyttää muutaman ensimmäisen tapaamisen ja **+N lisää** -rivin – napsauta sitä zoomataksesi kyseisen päivän viikkonäkymään. ### Tapaamisen varaaminen itse Useimmat tapaamiset varataan tekoälysi toimesta keskustelussa, mutta voit varata ajan myös käsin – esimerkiksi puhelinsoiton tai paikan päälle tulon yhteydessä – sivun oikeassa yläkulmassa olevalla **Varaa tapaaminen** -painikkeella (tai napsauttamalla tyhjää päivää kalenterinäkymässä). Valitse yhteyshenkilö, tapahtumatyyppi, päivämäärä ja yksi vapaista ajoista; saatavuus tarkistetaan samalla tavalla kuin tekoälyn varatessa, joten et voi varata samaa aikaa kahdesti. Napsauta mitä tahansa riviä avataksesi kyseisen tapaamisen tiedot sisältävän paneelin (vain luku -tilassa). Paneelissa näkyvät yhteyshenkilö, tapahtuma, päivämäärä ja kellonaika, tapaamispaikka sekä painikkeet keskustelun avaamiseen, uudelleenajoittamiseen tai poistamiseen: --- ### Useiden tapaamisten poistaminen kerralla **Tapaamiset**-välilehdellä jokaisella rivillä on valintaruutu, ja otsikkorivin valintaruudulla voit valita kaikki näkyvissä olevat kohteet. Valitse poistettavat tapaamiset, jolloin alareunaan ilmestyy palkki, jossa on **Poista**-painike. Vahvista valinta kerran, niin tapaamiset ja niihin linkitetyt kalenteritapahtumat poistetaan samanaikaisesti. Voit tyhjentää valinnan painamalla Escape-näppäintä. ## Vaihe 2 — Luo tapahtumatyyppi Tapahtumatyypit määrittelevät, millaisia tapaamisia yhteyshenkilösi voivat varata. Ajattele jokaista tapahtumatyyppiä eri palveluna, jota tarjoat – "30 minuutin ilmainen konsultaatio", "Tuote-esittely", "Parturiaika", "Ravintolavaraus kahdelle". 1. Siirry **Tapaamiset**-sivulla **Tapahtumatyypit**-välilehdelle. 2. Napsauta vihreää **Luo tapahtumatyyppi** -painiketta oikeassa yläkulmassa. Ikkuna nimeltä **Uusi tapahtumatyyppi** avautuu: 3. Kirjoita **Tiedot**-kohdassa **Tapahtuman nimi**. Anna sille asiakasystävällinen nimi – yhteyshenkilösi saattavat nähdä sen varauksen aikana, joten "Ilmainen 30 minuutin strategiapuhelu" on parempi kuin "Alkukonsultaatio v2". 4. Valitse **Tapaamisen tyyppi** — miten tapaaminen toteutuu. Tämä määrittää, mikä näkyy sijaintina kalenterikutsussa: - **Henkilökohtainen** — tapaaminen tapahtuu fyysisessä paikassa. Kirjoitat osoitteen, ja kyseinen osoite näkyy kalenteritapahtumassa (esimerkiksi "123 Main Street, Suite 4"). - **Google Meet** — jokaiselle varaukselle luodaan automaattisesti Google Meet -videolinkki, joka lisätään kalenteritapahtumaan. Yhteyshenkilö lisätään myös tapahtumaan vieraaksi, joten jos hänen sähköpostiosoitteensa on tiedossa (esimerkiksi jos tekoäly kysyi sitä keskustelun aikana), hän saa Google-kalenterikutsun Meet-linkkeineen sähköpostitse. Tämä edellyttää Google-kalenterin yhdistämistä – jos sitä ei ole vielä tehty, lomakkeessa näkyy varoitus ja **Yhdistä Google-kalenteri** -linkki (katso [Google-kalenterin integrointi](google-calendar.md)). - **Mukautettu linkki** — liität oman tapaamislinkkisi kerran (esimerkiksi henkilökohtaisen Zoom-huoneesi linkin), ja samaa linkkiä käytetään jokaisessa tämän tapahtumatyypin varauksessa. 5. Määritä **Paikka**-kohdassa, miten aikavälit toimivat: - **Kesto** — kuinka kauan kukin tapaaminen kestää (esimerkiksi 30 minuuttia). Haluatko tauon tapaamisten väliin? Aseta kesto hieman varsinaista tapaamista pidemmäksi — erillistä puskuriaika-asetusta ei ole. - **Ilmoitus** — vähimmäisaika, joka tarvitaan ennen kuin varaus voi alkaa (esimerkiksi 4 tuntia tarkoittaa, ettei kukaan voi varata tapaamista, joka alkaa 30 minuutin kuluttua). - **Varattavissa etukäteen** — kuinka monen päivän päähän tulevaisuuteen yhteystiedot voivat varata (esimerkiksi 28 päivää). - **Useita varauksia per paikka** — oletuksena pois päältä. Kuten sen alla oleva kuvaus sanoo: "Pois päältä tarkoittaa yhtä varausta per aikaväli, kuten varaukset ovat aina toimineet." Kytke se päälle, kun samaan aikaan voi mahtua useampi kuin yksi varaus, jolloin näkyviin tulee **Varauksia per paikka** -numero. Se on tarkoitettu paikoille, jotka ovat keskenään vaihdettavissa ja jakavat samat aukioloajat; jos resursseillasi on eri aikataulut tai omat kalenterit, käytä sen sijaan **Huoneet**-toimintoa. Katso [Usean henkilön varaaminen samalle aikavälille](#letting-multiple-people-book-the-same-slot) ja [Huoneet](#rooms-separate-resources-with-their-own-schedules) alta. 6. Määritä **Viikoittaiset aukioloajat** -kohdassa, minä päivinä ja kellonaikoina tätä tapahtumaa voi varata. Jokainen vihreä päivä on varattavissa näytettyinä aikoina; napsauta kellonajan vieressä olevaa **×**-merkkiä tehdäksesi päivästä varauskelvottoman, ja **+**-merkkiä lisätäksesi toisen aikavälin samalle päivälle (jaetuille aikatauluille, kuten 9:00–12:00 ja 14:00–17:00). **Vinkki:** Aseta aukioloaikasi hieman varsinaista työpäivääsi kapeammiksi. Tämä antaa sinulle pelivaraa päivän alkuun ja loppuun. 7. Jätä **Huoneet**-kohta ennalleen, ellet käytä useampaa kuin yhtä varattavaa resurssia. Jokaisella tapahtumatyypillä on jo yksi huone, ja se käyttää juuri määrittämiäsi viikkotunteja. Jos kaksi henkilöä, tuolia tai autoa toimivat eri aikoina, lisää huone jokaiselle. Katso [Huoneet](#rooms-separate-resources-with-their-own-schedules) alta. 8. **Ilmoitukset**-kohdassa on kaksi kytkintä: - **Synkronoi varaukset Google-kalenteriin** — lisää jokaisen varauksen Google-kalenteriisi ja tarkistaa mahdolliset päällekkäisyydet. Harmaana, kunnes Google-kalenteri on yhdistetty (alla oleva huomautus ohjaa sinut oikealle asetussivulle). - **Lähetä tapaamisesta sähköpostia yhteyshenkilölle** — päällä oletusarvoisesti. Lähettää yhteyshenkilölle vahvistussähköpostin, kun tapaaminen on varattu. Kun varaus synkronoidaan myös Google-kalenteriin, sama kytkin ohjaa Google-kalenterikutsua, jonka yhteyshenkilö saa tapahtuman vieraana. Kytke tämä pois päältä, jos et halua, että yhteyshenkilölle lähetetään sähköpostia lainkaan. 9. Napsauta **Luo tapahtuma**. Palaat Tapahtumatyypit-välilehdelle, jossa uusi tapahtumasi näkyy rivinä ja näet vahvistusviestin: Jos haluat muuttaa tapahtumatyyppiä myöhemmin, napsauta sen riviä — tai käytä rivin oikeassa reunassa olevaa kynäkuvaketta: Kummallakin tavalla saat saman lomakkeen esitäytettynä tapahtuman nykyisillä asetuksilla. Tällä kertaa sen otsikkona on **Muokkaa tapahtumatyyppiä** ja siinä on **Tallenna tapahtuma** -painike **Luo tapahtuma** -painikkeen sijaan. Viikkotuntien osio pysyy täsmälleen tallennettuna, ellet muuta sitä: Poistaminen on mahdollista vain, jos tapahtumaan ei ole liitetty varauksia. Jos jokin tekoälyagenteistasi tekee varauksia tällä tapahtumatyypillä, poistoikkuna kertoo sinulle, mitkä agentit käyttävät sitä ennen kuin mitään poistetaan, joten et joudu yllätyksiin. Voit silti jatkaa poistamista, mutta kyseiset agentit lakkaavat ottamasta varauksia, kunnes valitset niille toisen tapahtumatyypin kohdasta **Varaukset**. **Tietoa aikavyöhykkeistä:** aukioloaikasi luetaan tilisi aikavyöhykkeen mukaan, joka on asetettu kohdassa **Asetukset → Suojaus ja yleiset** (**Aikavyöhyke**-pudotusvalikko). Jos tarjoamasi ajat näyttävät oudoilta, tarkista ensin kyseinen asetus. --- ## Vaihe 3 — Ota varaukset käyttöön tekoälyllesi Tapahtumatyypin luominen ei vielä tarkoita, että tekoäly tarjoaa sitä. Se on yksi kytkin agentin asetuksissa. 1. Napsauta sivupalkista **Tekoälyagentit** ja avaa agenttisi. 2. Siirry **Tekoälyn kyvyt** -vaiheeseen. 3. Etsi **Varaukset**-paneeli ja kytke päälle **Salli tämän agentin varata aikoja**. 4. Jätä palveluntarjoajaksi **Sisäänrakennettu kalenteri** (ravintolat, jotka käyttävät [Formitablea tai Zenchefiä](#restaurant-booking-platforms-formitable-and-zenchef), valitsevat omansa tästä) ja määritä sitten kohdassa **Valitse, mitä ihmiset voivat varata**, mitä varauksia voidaan tehdä. **Voit valita useamman kuin yhden.** Napsauta valitsinta ja valitse tapahtumatyyppi — se ilmestyy alapuolelle pienenä siruna, jossa on tapahtuman nimi. Valitsimessa lukee tämän jälkeen **Lisää toinen tapahtumatyyppi**, joten jatka, kunnes jokainen palvelu, jonka tämän agentin pitäisi pystyä varaamaan, on listalla. **Ensimmäinen** valitsemasi on agentin oletus, ja kun kaksi tai useampi on linkitetty, siinä näkyy **oletus**-merkintä, jotta näet, mikä se on. Jos haluat poistaa jonkin listalta, napsauta sen sirussa olevaa **×**-merkkiä. Eikö tapahtumatyyppiä ole vielä? **Luo uusi tapahtumatyyppi** suoraan siinä poistumatta sivulta — kaikki luomasi lisätään listalle välittömästi. Valitsimen alla oleva rivi tiivistää, mitä saat: *"Agentti voi varata minkä tahansa valituista tapahtumatyypeistä keskustelussa. Nimeä henkilökunta tai huoneet kunkin tapahtumatyypin sisällä, jotta tekoäly voi varata ajan tietyn henkilön kanssa."* 5. Napsauta **Tallenna muutokset**. Varaus on reaaliaikainen asetus — se tulee voimaan heti tallennuksen jälkeen, eikä se odota **Julkaise**-toimintoa samalla tavalla kuin ohjeiden ja tietopohjan muokkaukset. > **Jos valitsin on tyhjä tai mitään ei ole valittu**, tekoälyllä ei ole aikoja tarjottavaksi, ja se kertoo yhteyshenkilölle, että joku ottaa yhteyttä. Valitse vähintään yksi tapahtumatyyppi, ennen kuin luotat siihen. **Miltä se näyttää keskustelussa.** Tekoäly tietää jokaisen linkittämäsi tapahtumatyypin nimen ja keston perusteella. Kun joku pyytää varausta, se kysyy, mitä palvelua he haluavat (tai päättelee sen siitä, mitä he ovat jo sanoneet — "Tarvitsen värjäyksen" valitsee värjäysajan), tarkistaa sitten kyseisen palvelun ajat ja varaa sen. Uudelleenvaraus ja peruutus toimivat sen mukaan, mitä yhteyshenkilö on todellisuudessa varannut, joten heille ei tarvitse selittää mitään ylimääräistä. Linkitätkö useamman kuin yhden? Katso [Varaaminen, kun tarjoat monia palveluita](#booking-when-you-offer-many-services) alta. Kun se on tallennettu, tekoäly tarjoaa automaattisesti vapaita aikoja keskustelujen aikana ja hoitaa koko varausprosessin – saatavuuden tarkistamisesta ajan vahvistamiseen. **Esimerkki:** Yhteyshenkilö viestittää: "Haluaisin varata konsultaation." Tekoäly vastaa tarjoamalla vapaita aikoja tapahtuma-asetustesi (ja Google-kalenterin, jos se on synkronoitu) perusteella. Yhteyshenkilö valitsee ajan, ja tekoäly vahvistaa varauksen – kaikki automaattisesti. --- ## Anna ihmisten varata itse (jaettava varaussivu) Yllä olevat vaiheet koskevat **keskustelun aikana** tehtyjä varauksia, joissa tekoälysi ehdottaa aikoja. Jokaisella tapahtumatyypillä voi olla myös **julkinen varaussivu**: linkki, jonka kuka tahansa voi avata ja tehdä varauksen ilman tiliä tai aiempaa keskustelua. Lisää se "Varaa nyt" -painikkeen taakse, profiiliisi, sähköpostin allekirjoitukseen tai mainokseen QR-koodina. Ota se käyttöön tapahtumatyypin lomakkeen alareunassa olevassa **Varaussivu**-osiossa. Koska sivu pyytää nimeä ja sähköpostiosoitetta tai puhelinnumeroa **ennen** kalenterin näyttämistä, ne henkilöt, jotka aloittavat varauksen mutta eivät valitse aikaa, tallentuvat silti yhteystietoihisi, jotta voit ottaa heihin yhteyttä myöhemmin. Katso [Jaettava varaussivu](booking-page.md). --- ## Ulkoisen varauslinkin käyttäminen (Calendly, Cal.com jne.) Onko sinulla jo käytössäsi mieluinen varausjärjestelmä, kuten Calendly tai Cal.com? Sinun ei tarvitse vaihtaa sisäänrakennettuun varausjärjestelmään – voit yksinkertaisesti antaa tekoälyn jakaa olemassa olevan varauslinkkisi, jotta yhteyshenkilöt voivat varata aikansa sen kautta. Tälle ei ole erillistä asetusta: linkki lisätään vain tekoälysi ohjeisiin. 1. Avaa sivupalkista **Tekoälyagentit** ja avaa agenttisi. 2. Siirry **Tekoälyn ohjeet** -välilehdelle. 3. Lisää **Säännöt**-osioon rivi, kuten: *Kun joku haluaa varata ajan, jaa tämä varauslinkki, jotta he voivat varata itse: https://calendly.com/yourname* 4. Lisää halutessasi vastaava vaihe **Keskustelun kulku** -osioon, esimerkiksi: *Kun he ovat kiinnostuneita, jaa varauslinkki.* 5. Napsauta **Tallenna muutokset** ja sitten **Julkaise**, jotta päivitetyt ohjeet tavoittavat yhteyshenkilösi. **Kokeile**-välilehti testaa aina luonnostasi, joten voit tarkistaa, että tekoäly jakaa linkin heti tallennuksen jälkeen – jopa ennen julkaisua. Siinä kaikki – aina kun varauksesta puhutaan keskustelussa, tekoäly lähettää linkkisi. Pidä sisäänrakennettu **Bookings**-kytkin (kohdassa **AI Abilities**) pois päältä tässä asetuksessa: kun se on pois päältä, tekoäly ei yritä tarjota aikoja itse, ja kun linkkisi on säännöissä, se tietää tarkalleen, mitä tehdä sen sijaan. Jos valitset **External booking link** ohjatun käyttöönoton aikana, tämä sääntö lisätään puolestasi automaattisesti. Huomioitavaa verrattuna [sisäänrakennettuun varausjärjestelmään](#step-3--turn-on-bookings-for-your-ai): yhteyshenkilö poistuu keskustelusta varatakseen ajan, ja tapaaminen tallentuu vain ulkoiseen varausjärjestelmääsi – se ei näy Appointments-sivulla. --- ## Varausten tekeminen, kun tarjoat useita palveluita Tarjoatko tusinaa eri hoitoa? Agenttisi voi varata ne kaikki keskustelussa. Jatka **AI-kyvyt**-välilehdellä kohdassa **Valitse, mitä ihmiset voivat varata** tapahtumatyyppien lisäämistä, kunnes jokainen palvelu on listalla — määrää ei ole rajoitettu, ja ensimmäinen lisäämäsi on oletus. Katso [Vaihe 3](#step-3--turn-on-bookings-for-your-ai) itse valitsimesta. 1. Luo tapahtumatyyppi jokaiselle palvelulle **Tapahtumatyypit**-välilehdellä käyttäen nimeä, jota asiakkaasi käyttäisivät ("Hiustenleikkaus", "Värjäys & raidat", "Parranajo"). 2. Avaa agenttisi **AI-kyvyt**-välilehti, kytke päälle **Salli tämän agentin varata aikoja** ja lisää ne kaikki kohdassa **Valitse, mitä ihmiset voivat varata**. 3. Napsauta **Tallenna muutokset**. Siinä kaikki — tekoäly kysyy, mitä palvelua yhteyshenkilö haluaa (tai poimii sen siitä, mitä hän on jo kertonut), tarjoaa kyseisen palvelun ajat ja varaa sen. Jokaisella tapahtumatyypillä on oma kesto, aukioloajat, huoneet ja kalenteri, joten mikään itse tapahtumatyypeissä ei muutu — linkität ne vain kaikki samaan agenttiin. Kaksi asiaa auttaa tekoälyä onnistumaan: - **Järjestyksellä on hieman merkitystä.** Listan ensimmäinen tapahtumatyyppi on oletus: se on se, johon tekoäly turvautuu, kun yhteyshenkilö ei ole sanonut, mitä palvelua hän haluaa, eikä keskustelussa ole muuta viitettä. Laita yleisin palvelusi ensimmäiseksi. - **Anna niille nimet, jotka asiakas tunnistaa.** Tekoäly vertaa yhteyshenkilön sanomisia tapahtuman nimeen, joten "Värjäys & raidat" toimii paljon paremmin kuin "Palvelu B". **Haluatko mieluummin lähettää linkkejä?** Voit silti tehdä niin, joko sen sijaan tai lisäksi. Kytke päälle [jaettava varaussivu](booking-page.md) jokaiselle tapahtumatyypille, jotta jokaisella palvelulla on oma linkkinsä, ja lisää sitten sääntö tekoälysi ohjeisiin, joissa ne luetellaan, esimerkiksi: *Kun joku haluaa varata ajan, jaa varaussivun linkki palveluun, josta hän on kiinnostunut: Hiustenleikkaus — https://yourlink/haircut, Värjäys — https://yourlink/coloring.* Koska nämä ovat omia varaussivujasi ulkoisen kalenterin sijaan, kävijä tallennetaan yhteyshenkilöksi jo ennen kuin hän edes näkee kalenteria, ja jokainen varaus päätyy silti Ajanvaraukset-sivullesi (ja Google-kalenteriisi, jos se on yhdistetty). **Entä jos ihmiset kysyvät tiettyä henkilöä?** Lisää jokainen henkilökunnan jäsen nimettynä huoneena tapahtumatyypin sisään, niin tekoäly voi varata heidät nimellä — katso [Varaaminen tietyn henkilön kanssa](#booking-with-a-specific-person). --- ## Lisätietojen kerääminen varauksen aikana Joskus tarvitset muutakin kuin vain ajan. Voit antaa tekoälyn kerätä yhteyshenkilöltä lisätietoja ennen varauksen vahvistamista – esimerkiksi toimitus- tai kotiosoitteen, vieraiden määrän, viitenumeron tai minkä tahansa käyttämäsi mukautetun kentän. **Esimerkkejä siitä, milloin tämä on hyödyllistä:** - Liikkuva autonpesupalvelu, joka tarvitsee asiakkaan **kotiosoitteen** tietääkseen, minne mennä. - Ravintola, joka tarvitsee **vieraiden määrän** ennen oikean pöydän varaamista. - Korjauspalvelu, joka tarvitsee **tilaus- tai viitenumeron** työn etsimiseen. ### Miten se toimii - Napsauta sivupalkista **Tekoälyagentit**, avaa agentti, siirry sen **Tekoälyn kyvyt** -vaiheeseen ja kytke päälle **Salli tekoälyn kerätä lisätietoja** (kohdassa **Yhteystietojen päivitykset**). Tällöin näkyviin tulee **Kerää lisätietoja varauksen aikana** -kortti, jossa valitset, mitä **mukautettuja kenttiä** tekoälyn tulee kysyä, ja merkitset kunkin **pakolliseksi** tai **valinnaiseksi**. Pakollisiin kenttiin on vastattava ennen kuin varaus vahvistetaan – tekoäly jatkaa kysymistä, kunnes se on saanut vastaukset. - Kerätyt vastaukset tallennetaan **yhteystietoon** (joten ne näkyvät yhteystietueessa) **sekä** lisätään **Google-kalenteritapahtumaan**, jotta näet kaiken yhdellä silmäyksellä avaamatta sovellusta. - Voit merkitä yhden näistä kentistä **tapaamispaikaksi** (meeting location). Kun teet niin, asiakkaan vastaus (esimerkiksi osoite) asetetaan kalenteritapahtuman sijainniksi – tämä on ihanteellista palveluille, joissa liikutaan asiakkaan luokse. Tämä toimii yhdessä tapahtumatyypin asetuksista valittavan **In person** -tapaamistyypin kanssa. ### Ennen kuin aloitat - Valittavissa olevat kentät ovat samoja **mukautettuja kenttiä**, joita hallinnoit yhteystiedoille (katso [Mukautetut yhteystietokentät](../get-started/custom-contact-fields.md)). Jos kenttää, jota haluat kerätä, ei vielä ole olemassa, luo se ensin, niin se on valittavissa tässä. - Varmista, että **Päivitä yhteystietojen nimet/kentät** on sallittu samassa **Tekoälyn kyvyt** -vaiheessa. Tekoäly tarvitsee tämän luvan tallentaakseen keräämänsä tiedot; jos se on pois päältä, vastauksia ei tallenneta. - **Tämä ei koske vain varauksia.** Samat kaksi asetusta mahdollistavat sen, että tekoäly tallentaa tietoja, joita se poimii missä tahansa keskustelun vaiheessa – syntymäpäivän, ruokavalion, mieltymyksen – vaikka kyseessä ei olisi ajanvaraus. Katso [Anna tekoälyn täyttää mukautetut kentät puolestasi](../get-started/custom-contact-fields.md#letting-the-ai-fill-custom-fields-for-you). **Esimerkki:** Pyörität liikkuvaa lemmikkien trimmauspalvelua. Luot mukautetun kentän nimeltä "Kotiosoite", käsket tekoälyä keräämään sen pakollisena kenttänä ja merkitset sen tapaamispaikaksi. Nyt kun yhteyshenkilö tekee varauksen, tekoäly kysyy osoitetta, tallentaa sen yhteyshenkilölle ja asettaa sen sijainniksi Google-kalenteritapahtumaan – jotta trimmaajasi tietää tarkalleen, minne ajaa. ### Eri kysymysten esittäminen vastauksen perusteella Sinun ei tarvitse kysyä kaikilta samaa listaa. Valitse kaikki kentät, joita tekoäly saa kerätä **Kerää lisätietoja varauksen aikana** -kortissa, ja kuvaile sitten tekoälyn ohjeissa (agentin **Tekoälyn ohjeet** -vaihe), milloin kukin niistä on ajankohtainen. Tekoäly lukee nämä ohjeet selkokielellä, joten kysymys voi riippua siitä, mitä yhteyshenkilö on juuri kertonut. **Esimerkki:** lentokenttäkuljetuspalvelu. Luo mukautetut kentät "Lennon numero" ja "Meet & Greet", valitse molemmat kentänvalitsimessa ja kirjoita ohjeisiisi: "Kysy aina nouto-osoitetta. Jos nouto-osoite on lentokenttä, kysy myös lennon numeroa ja haluavatko he Meet & Greet -palvelun." Henkilöltä, joka varaa kyydin kaupungin sisällä, ei koskaan kysytä lennosta; henkilöltä, joka varaa noudon lentokentältä, kysytään molemmat kysymykset ennen varauksen vahvistamista. --- ## Miten aikoja tarjotaan Muutama hyödyllinen asia, jotka on hyvä tietää siitä, miten tekoäly muuttaa asetuksesi tarjotuiksi ajoiksi: - Ajat tarjotaan **peräkkäin** viikoittaisten tuntiesi puitteissa: 30 minuutin tapahtuma tarjotaan klo 9.00, 9.30, 10.00 ja niin edelleen. - Kun aika on varattu, se poistuu tarjottavista ajoista, joten tekoäly ei koskaan tee päällekkäisiä varauksia. - Poikkeuksena ovat tapahtumatyypit, jotka sallivat **useita varauksia per aika**: näitä aikoja tarjotaan niin kauan, kunnes ne ovat täynnä, ja tekoäly osaa kertoa yhteyshenkilölle, kuinka monta paikkaa on jäljellä (esimerkiksi "klo 17.00 on 3 paikkaa jäljellä"). Katso [Usean henkilön varaaminen samalle ajalle](#letting-multiple-people-book-the-same-slot) alta. - Tapahtumatyypit, joissa on useampi kuin yksi **huone**, käsitellään huone kerrallaan: jokaisella huoneella on omat aukioloajat, oma kalenteri ja oma varausmäärä per aika. Katso [Huoneet](#rooms-separate-resources-with-their-own-schedules). - Kaikki synkronoidussa Google-kalenterissasi oleva näkyy varattuna, ja se poistetaan tekoälyn tarjoamista ajoista riippumatta siitä, mitä tapahtumatyyppi sallii. - **Ilmoitusaika**-asetus karsii liian pian alkavat ajat; **Varattavissa etukäteen** -asetus rajoittaa, kuinka kauas tulevaisuuteen tekoäly tarjoaa aikoja. - **Päivät, jolloin olet suljettu, ilmoitetaan suljetuiksi, ei täysiksi.** Jos joku kysyy lauantaita, eikä tapahtumatyypilläsi ole lauantaina aukioloaikoja, tekoäly ilmoittaa sinun olevan kyseisenä päivänä suljettu ja tarjoaa seuraavaa vapaata päivää sen sijaan, että sanoisi kalenterin olevan täynnä. Sama pätee päivään, jolloin aika on yksinkertaisesti loppunut: kun viimeinen mahdollinen tapaamisaika on mennyt, tekoäly ilmoittaa päivän päättyneen sen sijaan, että se olisi täynnä. Päivä saa "täyteen varattu" -vastauksen vain, jos sille on määritetty aukioloaikoja, päivää on vielä jäljellä ja jokainen aika on varattu. --- ## Usean henkilön antaminen varata sama aika Normaalisti yksi varaus täyttää aika-aukon: heti kun joku varaa klo 17:00, kenellekään muulle ei enää tarjota klo 17:00. Monet yritykset toimivat toisin, joten tapahtumatyyppi voidaan asettaa hyväksymään useita varauksia samalle ajalle. **Kenelle tämä on tarkoitettu:** - **Kuljetus- tai taksiyritys**, jolla on 10 auton kalusto. Kymmenen eri asiakasta voidaan noutaa klo 17:00, koska sinulla on kymmenen kuljettajaa. - **Kuntosali tai työpaja**, joka järjestää kurssin, jossa on 12 paikkaa. - **Klinikka tai salonki**, jossa on kolme tuolia, jolloin kolmea ihmistä voidaan hoitaa saman tunnin aikana. - **Kierros, maistelu tai avoimet ovet**, joissa ryhmä saapuu samaan aikaan. ### Käyttöönotto 1. Avaa tapahtumatyyppi **Tapahtumatyypit**-välilehdellä (napsauta sen riviä tai napsauta kynää oikeassa reunassa) tai luo uusi. 2. Kytke **Aikaväli**-osiossa päälle **Useita varauksia per aikaväli**. Sen alla oleva rivi selittää oletusasetuksen: "Pois päältä tarkoittaa yhtä varausta per aikaväli, kuten varaukset ovat aina toimineet." 3. **Varauksia per aikaväli** -numero ilmestyy. Kirjoita, kuinka monta varausta kyseinen aika voi sisältää, väliltä 2–500. Kymmenen auton kalusto on 10; luokka, jossa on kaksitoista paikkaa, on 12. 4. Ei mitään rajoitusta? Käännä numeron vieressä oleva pieni **Rajoittamaton**-kytkin päälle. Numero muuttuu harmaaksi ja lukee **Rajoittamaton**, ja aikaa tarjotaan edelleen riippumatta siitä, kuinka moni on sen varannut. 5. Napsauta **Tallenna tapahtuma** (tai **Luo tapahtuma**, jos kyseessä on uusi). Takaisin **Tapahtumatyypit**-välilehdellä **Kapasiteetti**-sarake kertoo tämän: **10 per paikka** tai **Rajoittamaton**. Jos tapahtumatyypillä on [huoneita](#rooms-separate-resources-with-their-own-schedules) ja yhdelle niistä on annettu oma numero, siinä lukee sen sijaan **Vaihtelee huoneittain**. ### Mitä tapahtuu, kun se on päällä - **Aikaa tarjotaan niin kauan, kunnes se on täynnä.** Kun asetuksena on 10 per paikka, klo 17:00 tarjotaan edelleen toiselle varaajalle, kolmannelle ja aina kymmenenteen asti. Yhdestoista varaaja saa tarjouksen eri ajasta. - **Tekoäly voi kertoa, kuinka monta paikkaa on jäljellä**, esimerkiksi "klo 17:00 on 3 paikkaa jäljellä", kun se auttaa yhteyshenkilöä päättämään. Tämä tapahtuu vain tapahtumatyypeille, jotka sallivat useita varauksia. Tavallisen yhden varauksen tapahtumatyypin kohdalla se ei sano mitään paikoista eikä keksi numeroita, ja rajoittamattoman kohdalla ei ole numeroa, jota mainita. - **Peruuttaminen vapauttaa paikan välittömästi.** Jos yksi kymmenestä klo 17:00 varauksesta peruuntuu, klo 17:00 tarjotaan jälleen seuraavalle varaajalle. Sama pätee varauksen siirtämiseen toiseen ajankohtaan. - **Jokainen varaus on silti oma tapaamisensa.** Kymmenen varausta klo 17:00 tarkoittaa kymmentä riviä **Tulevat tapaamiset** -välilehdellä, jokaisella on oma yhteyshenkilönsä, ja kymmentä erillistä tapahtumaa Google-kalenterissasi, jos synkronointi on päällä. Juuri näin sen kuuluukin olla: kymmenen autoa, kymmenen työtä. - **Käsin varaaminen näyttää saman määrän.** Kun varaat tapaamisen manuaalisesti, jokaisessa aikavälitunnisteessa on pieni merkki vapaista paikoista, joten 9:00-tunniste kahden varauksen tapahtumassa lukee **09:00 2 jäljellä**. - **Kun huoneita on useampi kuin yksi, numero lasketaan huonekohtaisesti.** Kaksi [huonetta](#rooms-separate-resources-with-their-own-schedules) tapahtumassa, jossa on 3 varausta per paikka, tarkoittaa jopa 6 varausta samalle ajalle, ellei huone ohita tätä omalla numerollaan. - **Kalenterisi varattu aika estää silti koko aikavälin.** Jos jokin synkronoidussa Google-kalenterissasi menee päällekkäin klo 17:00 kanssa, kyseinen aika katoaa kaikilta, riippumatta siitä, kuinka monta varausta tapahtumatyyppi sallii. Kalenterissasi oleva tapaaminen tarkoittaa, ettet ole lainkaan vapaana, ei sitä, että yksi paikoistasi olisi varattu. - **Kytkimen kytkeminen takaisin pois päältä** palauttaa tapahtumatyypin yhteen varaukseen per aikaväli. Jo tehdyt varaukset pysyvät täsmälleen siellä, missä ne ovat. Jos kaksi yhteydenottajaa sattuu varaamaan viimeisen vapaan paikan samalla hetkellä, vain toinen heistä saa sen. Toiselle kerrotaan, että aika meni juuri, ja hänelle tarjotaan sen sijaan seuraavia vapaita aikoja, joten kymmenen paikan aikavälille ei koskaan tule yhdennettätoista varausta. --- ## Huoneet: Erilliset resurssit omilla aikatauluilla **Huone** on erillinen varattava resurssi. Nimestään huolimatta sen ei tarvitse olla fyysinen huone: se voi olla työntekijä, tuoli, auto, kenttä tai hoitopöytä. Lomake tiivistää tämän yhteen riviin: "Huoneet ovat erillisiä varattavia resursseja: työntekijä, tuoli, auto, kenttä. Jokaisella huoneella on omat viikoittaiset aukioloajat ja se voi käyttää omaa Google-kalenteria, joten huoneet voivat erota toisistaan. Tohtori A työskentelee maanantaista keskiviikkoon, tohtori B torstaina ja perjantaina." Jokaisella tapahtumatyypillä on jo yksi huone, joten tässä ei tarvitse tehdä mitään, ennen kuin toinen resurssi työskentelee eri aikoina tai tarvitsee oman kalenterin. Huoneilla on oma **Huoneet**-osio tapahtumatyypin lomakkeessa, **Viikoittaiset aukioloajat** ja **Ilmoitukset** -osioiden välissä. Anna huoneillesi oikeat nimet — parturi, lääkäri, tuoli — niin tekoäly voi varata yhteyshenkilölle ajan heidän pyytämänsä henkilön kanssa. Katso [Varaaminen tietyn henkilön kanssa](#booking-with-a-specific-person) alempaa. **Kenelle tämä on tarkoitettu:** - **Klinikka tai vastaanotto**, jossa tohtori A työskentelee maanantaista keskiviikkoon ja tohtori B torstaina ja perjantaina. - **Salonki**, jossa on kolme tuolia, joista vain yksi on käytössä iltapäivisin. - **Autokoulu tai vuokraamo**, jossa jokaisella autolla on oma saatavuutensa. - **Urheiluseura**, jossa on kaksi kenttää, joista kumpaakin hallinnoidaan omassa kalenterissaan. ### Huoneiden lisääminen, nimeäminen ja poistaminen 1. Avaa tapahtumatyyppi **Tapahtumatyypit**-välilehdellä (napsauta sen riviä tai napsauta kynää oikeassa reunassa) tai luo uusi. 2. Vieritä alas kohtaan **Huoneet**. **Huone 1** on jo siellä, ja se on se, jolle olet asettanut aukioloajat alusta asti. Sen huomautuksessa lukee juuri niin: "Tämä huone käyttää yllä olevia viikoittaisia aukioloaikoja. Alla lisäämäsi huoneet määrittävät omat aukioloaikansa." 3. Napsauta **Lisää huone**. Näkyviin tulee uusi kortti, jossa on oma nimi-kenttä ja oma **Tämän huoneen aukioloajat** -muokkain, joka toimii aivan kuten lomakkeen yläosassa olevat viikoittaiset aukioloajat. 4. Anna jokaiselle huoneelle nimi. Kaksi huonetta ei voi jakaa samaa nimeä: jos ne jakavat, lomakkeessa lukee "Kahdella huoneella on sama nimi. Anna kummallekin oma nimi, tai molemmille tarkoitetut varaukset päätyvät samaan huoneeseen." Tämä ei ole vain siisteyden vuoksi. Varaukset kohdistetaan huoneeseen sen nimen perusteella, joten kaksi samannimistä huonetta toimivat yhtenä resurssina. 5. Napsauta **Tallenna tapahtuma** (tai **Luo tapahtuma**, jos kyseessä on uusi). Voit **nimetä uudelleen** huoneen kirjoittamalla uuden nimen vanhan päälle. Yksi asia on hyvä tietää ennen tätä: huoneen nimen muuttaminen ei muuta jo tehtyjä varauksia, jotka on tehty vanhalla nimellä. Nuo tapaamiset säilyttävät nimen, jolla ne on varattu, ja uudelleennimetty huone alkaa laskea nollasta. Nimeä uudelleen ajoissa tai jätä nimi ennalleen. Voit **poistaa** huoneen napsauttamalla sen kortissa olevaa roskakorikuvaketta ja vahvistamalla toiminnon. Vahvistus kertoo, mitä tapahtuu: "Tätä huonetta ei enää tarjota uusille varauksille. Jo tehdyt varaukset säilyttävät huoneen nimen ja pysyvät kalenterissasi." Huoneella 1 ei ole roskakorikuvaketta, koska sen aukioloajat ovat lomakkeen yläreunassa määritetyt **viikoittaiset aukioloajat**. Takaisin **Tapahtumatyypit**-välilehdellä **Huoneet**-sarake ilmestyy heti, kun tapahtumatyypillä on enemmän kuin yksi huone, näyttäen kunkin tapahtuman huonemäärän. ### Kalenteri jokaiselle huoneelle Kun Google-kalenterisi on yhdistetty, jokaisessa huonekortissa on myös **Google-kalenterin** valitsin, jonka yhteydessä on huomautus: "Tämän kalenterin varattu aika estää huoneen varaamisen, ja huoneen varaukset lisätään tähän kalenteriin." Määritä tohtori A:n huone tohtori A:n kalenteriin ja tohtori B:n huone tohtori B:n kalenteriin, jolloin kunkin huoneen saatavuus tarkistetaan sen omasta kalenterista ja varaukset kirjoitetaan sinne. Jätä huoneen asetukseksi **Ei kalenteria**, jos sitä ei tule synkronoida lainkaan. Valitsin näkyy vasta, kun Google-kalenteri on yhdistetty tiliin (katso [Google-kalenterin integrointi](google-calendar.md)). Siihen asti huoneet toimivat täsmälleen samalla tavalla, kalentereita ei vain ole valittavissa. Yhdellä Google-tilillä voi olla useita kalentereita, joten tarvitset harvoin useampaa kuin yhden yhteyden. **Jos huoneen kalenteria ei voida lukea.** Huoneen kalenterin on oltava yhdistämäsi Google-tilin luettavissa. Jos se ei ole (kalenteri on poistettu, sitä ei ole koskaan jaettu kyseiselle tilille tai valittu on väärä kalenteri), tekoäly ei voi tarkistaa huoneen varattua aikaa, eikä se ehdota aikoja kyseiselle tapahtumalle ennen kuin asia on korjattu. Saat sähköpostin ja sovelluksen sisäisen ilmoituksen, jossa mainitaan tapahtuma ja kalenteri (enintään kerran kuudessa tunnissa). Voit korjata tilanteen jakamalla kalenterin yhdistetylle Google-tilille tai avaamalla tapahtuman ja valitsemalla kyseiselle huoneelle toisen kalenterin. ### Varausten jakaminen tasaisesti huoneiden kesken Kun varaus tulee ja kukaan ei ole pyytänyt tiettyä huonetta tai henkilöä, se on aina mennyt **listasi ensimmäiseen huoneeseen**, joka on kyseisenä ajankohtana vapaa. Tämä on oikea toimintatapa monissa kokoonpanoissa – järjestä huoneet mieltymystesi mukaan, jolloin ylin täyttyy ensin ja muut toimivat varavaihtoehtoina. Mutta jos huoneesi ovat kollegoita, joiden tulisi saada tasapuolisesti töitä, "ensimmäinen listalla voittaa" -periaate tarkoittaa, että listan kärjessä oleva on jatkuvasti täyteen varattu, kun taas muut ovat puolityhjiä. **Jaa varaukset tasaisesti** -kytkin korjaa tämän. Se sijaitsee **Huoneet**-osion yläosassa ja näkyy vain, kun tapahtumatyypillä on kaksi tai useampi huone: - **Pois päältä** (kaikkien tapahtumatyyppien oletusasetus): jokainen varaus menee listasi ensimmäiseen vapaaseen huoneeseen, joten listan kärjessä oleva huone täyttyy ensin. - **Päällä**: jokainen varaus menee huoneeseen, jolla on **vähiten varauksia** (laskien mukaan sekä äskettäiset että tulevat tapaamiset), joten varaukset jakautuvat tasaisesti kaikkien kesken. Kolme asiaa pysyvät samoina kummassakin tapauksessa: - **Yhteyshenkilö, joka pyytää tiettyä henkilöä, saa kyseisen henkilön.** Kytkin vaikuttaa vain tilanteisiin, joissa mieltymystä ei ole. - **Huoneelle ei koskaan anneta varausta, jota se ei voi ottaa vastaan.** Sen omia aukioloaikoja, kalenterin varattuja aikoja ja varausten määrää per aikaväli kunnioitetaan – jos vähiten varattu henkilö on suljettu tai varattu kyseisenä ajankohtana, seuraavaksi vähiten varattu henkilö ottaa varauksen. - **Toistuvat varaukset pysyvät yhdellä henkilöllä.** Viikoittainen sarja tasapainotetaan kerran ensimmäisen tapaamisen yhteydessä, ja se pysyy kyseisellä henkilöllä koko sarjan ajan. Kun kytkin on päällä, tekoäly on myös hieman huomaavaisempi: ennen kuin se varaa ajan henkilölle, joka ei ole maininnut nimeä, se kysyy kerran, onko yhteyshenkilöllä jo toivottua henkilöä. Jos hänellä ei ole mieltymystä, tekoäly tekee varauksen ja kalenterisi hoitaa jakamisen. [Varaussivu](booking-page.md) noudattaa samaa sääntöä – vierailija, joka jättää **Varaa henkilölle** -kohdan tilaan **Kuka tahansa**, ohjataan vähiten varatulle henkilölle. Peruutukset ja uudelleenvaraukset lasketaan myös mukaan: henkilö, joka menettää varauksen, siirtyy automaattisesti jonon kärkeen seuraavaa varausta varten. ### Huoneet vai useita varauksia per aikaikkuna? Molemmat mahdollistavat sen, että useampi henkilö voi varata saman ajan, joten on hyvä selventää, kumpaa todella tarvitset. Lomake tekee eron **Useita varauksia per aikaikkuna** -kytkimen alla: "Samat aukioloajat ja vaihtokelpoiset paikat? Tämä on kaikki mitä tarvitset. Eri aikataulut tai erilliset kalenterit? Käytä alla olevia huoneita." - **Useita varauksia per aikaikkuna** tarkoittaa **yhtä lukua** paikoille, jotka ovat vaihtokelpoisia ja joilla on samat aukioloajat: kymmenen samanlaista autoa, kaksitoista paikkaa yhdellä kurssilla. Muuta asetettavaa ei ole. - **Huoneet** ovat **erillisiä nimettyjä resursseja, jotka voivat poiketa toisistaan**: niillä on omat päivät ja aukioloajat, oma kalenteri ja oma varausmäärä per aikaikkuna. **Jokainen huone aloittaa tapahtuman luvusta.** Se, minkä asetat kohdassa **Useita varauksia per aikaikkuna**, on oletusarvo jokaiselle huoneelle, ja jokainen huonekortti näyttää, mitä se on perinyt: "Käyttää tapahtuman asetusta (10 per aikaikkuna)" tai "Käyttää tapahtuman asetusta (Rajoittamaton)", kun tapahtuma on rajoittamaton. Muuta tapahtuman lukua, niin jokainen sitä seuraava huone muuttuu samalla. **Huoneella voi olla myös oma luku.** Kytke huonekortin **Ohitus**-asetus päälle, niin kyseiselle huoneelle ilmestyy oma **Varauksia per aikaikkuna** -luku, joka alkaa arvosta 1, ja sen vieressä on oma **Rajoittamaton**-kytkin. Sen alla lukee: "Kuinka monta henkilöä voi varata tämän huoneen samanaikaisesti. Kun tämä määrä on täynnä, huonetta ei enää tarjota kyseiselle ajalle." Huone, jonka asetuksena on **1**, käyttäytyy täsmälleen kuten perinteinen yhden varauksen resurssi tapahtumatyypissä, joka muuten sallisi useita varauksia. **Esimerkki.** Klinikka järjestää yhden tapahtumatyypin nimeltä "Istunto", jossa on kaksi huonetta, ja tapahtuman asetuksena on 12 varausta per aikaikkuna. Ryhmähuone seuraa tätä ja ottaa kaksitoista henkilöä klo 18:00. Hoitohuoneessa on **Ohitus** päällä ja luku **1**, joten se ottaa yhden henkilön klo 18:00 ja lakkaa sen jälkeen olemasta tarjolla kyseiselle ajalle, kun taas ryhmähuone täyttyy edelleen. **Kuinka monta varausta se yhteensä tarkoittaa.** Jos ohituksia ei ole käytössä, tapahtuman luku koskee jokaista huonetta: kaksi huonetta tapahtumassa, jonka asetuksena on 3 per aikaikkuna, tarkoittaa yhteensä 6 varausta samanaikaisesti. Kun huoneella on oma luku, kokonaismäärä on yksinkertaisesti kunkin huoneen oman luvun summa, joten kahdentoista hengen ryhmähuone ja yhden hengen hoitohuone tarkoittavat yhteensä kolmeatoista varausta klo 18:00. **Tapahtumatyypit**-välilehdellä tapahtumatyyppi, jonka huoneilla ei ole samaa lukua, vaihtaa aikaikkunakohtaisen merkintänsä muotoon **Vaihtelee huoneittain**. Avaa tapahtumatyyppi nähdäksesi kunkin huoneen asetukset. **Varaaminen käsin, huone kerrallaan.** Kun luot tapaamisen itse **Tulevat tapaamiset** -välilehdeltä ja tapahtumatyypillä on useampi kuin yksi huone, aikojen yläpuolelle ilmestyy rivi huonevalintoja, joista jokainen näyttää, kuinka monta vapaata aikaa kyseisessä huoneessa on kyseisenä päivänä. Valitse ensin huone ja sitten aika; varaus tallennetaan kyseiselle huoneelle, joten näet sen "2 jäljellä" -merkit ja sen omat aukioloajat. Jos huoneita on vain yksi, valittavaa ei ole ja ajat näkyvät tavalliseen tapaan. ### Varaaminen tietyn henkilön kanssa Jos huoneesi on nimetty oikeiden ihmisten tai asioiden mukaan – parturit, lääkärit, tuolit, autot – tekoäly voi käyttää näitä nimiä keskustelussa. Nimeä huone "Alexiksi", niin Alexia pyytävä yhteyshenkilö saa Alexin. Tässä on mitä tekoäly voi tehdä, kun huoneillasi on asianmukaiset nimet: - **Kerro kuka on vapaana ja milloin.** "Alex on vapaana klo 10.00 ja 10.30, Luan klo 11.00" – sen sijaan, että listaisit vain kellonajat. - **Varaa sen henkilön kanssa, jota yhteyshenkilö pyytää.** "Voinko saada Alexin torstaina?" varaa Alexin, ja vain Alexin. Jos Alex ei ole vapaana kyseisenä aikana, tekoäly ilmoittaa siitä ja tarjoaa Alexin seuraavia vapaita aikoja sen sijaan, että se hiljaa ohjaisi varauksen jollekin toiselle. - **Pidä sama henkilö, kun varaus siirtyy.** Kun uudelleenvaraat yhteyshenkilön, joka varasi ajan Alexin kanssa, hän pysyy Alexin asiakkaana. Jos uusi aika sopii vain jollekulle muulle, tekoäly kertoo kenelle hänet siirrettäisiin, sen sijaan että vaihtaisi henkilöä selän takana. - **Valitse kuka tahansa, kun yhteyshenkilöllä ei ole mieltymystä.** "Kuka tahansa vapaana klo 3" toimii täsmälleen kuten ennenkin: tekoäly ottaa ensimmäisen huoneen, joka on kyseisenä aikana vapaa. Haluatko, että varaukset jakautuvat tasaisesti henkilöidesi kesken? Kytke **Jaa varaukset tasaisesti** päälle tapahtuman Huoneet-osiossa – katso [Varausten jakaminen tasaisesti](#spreading-bookings-evenly-across-rooms). Kun se on päällä, tekoäly kysyy myös kerran, onko yhteyshenkilöllä jo toivottua henkilöä, ennen kuin se tekee valinnan. **Nimeämisvinkkejä.** Tekoäly tekee täsmäytyksen nimen perusteella, joten pieni huolellisuus tässä auttaa paljon: - Nimeä jokainen huone henkilön (tai asian) mukaan siten kuin asiakkaasi heidät tuntevat – "Alex", "Dr. Bakker", "Tuoli 3 — Sanne", "Kenttä A". - Käytä **täsmälleen samaa kirjoitusasua kaikkialla**: huoneen nimessä, tekoälyn ohjeissa ja kaikessa, mitä lähetät. "Alex Araújo" ja "Alex Araujo" on turvallisinta pitää identtisinä. - Jos kahdella ihmisellä on sama etunimi, lisää jotain, mikä erottaa heidät – sijainti, sukunimi, erikoisala: "Alex — Centro", "Alex — Norte". Muuten tekoäly ei tiedä, kumpaa yhteyshenkilö tarkoittaa, ja kysyy sitä. - Tekoäly käyttää vain nimiä, jotka on todella annettu huoneillesi. Se ei keksi kollegaa, jota ei ole olemassa. **Jätä nimet yleisiksi, niin mikään ei muutu.** Huoneita, joiden nimi on edelleen "Uusi huone", "Huone 1" ja "Huone 2", kohdellaan keskenään vaihdettavina, aivan kuten ennenkin: tekoäly ei koskaan mainitse niitä ja sijoittaa varauksen yksinkertaisesti sinne, missä on tilaa. Tämä on oikea asetus silloin, kun resurssisi ovat asiakkaan näkökulmasta identtisiä – kymmenen samanlaista autoa, kaksi samanlaista hoitohuonetta. **[Varaussivu](booking-page.md) käyttää samoja nimiä.** Kun tapahtumatyypillä on kaksi tai useampi nimetty huone, julkisessa linkissä näkyy **Book with** (Varaa henkilön kanssa) -rivi (Kuka tahansa sekä yksi siru per henkilö) aikojen yläpuolella, jotta vierailijat voivat valita myös henkilön sieltä. Yleisissä huonenimissä tällaista riviä ei näy. --- ## Toistuvat tapaamiset Alusta tukee toistuvia tapaamisia yhteyshenkilöille, jotka tarvitsevat säännöllisiä istuntoja — täydellinen jatkuvaan valmennukseen, terapiaan, koulutukseen tai huoltopalveluihin. - Toistuvuudella on **tiheys** (päivä, viikko tai kuukausi) sekä **väli**. Esimerkiksi joka toinen viikko tapahtuvat istunnot ovat "Viikko" ja väli on 2. - Sarja voidaan rajoittaa niin, että se **päättyy tietyn istuntomäärän jälkeen** (esimerkiksi "toista 10 kertaa"). Toistuvia tapaamisia seurataan sarjana, mikä helpottaa jatkuvien asiakassuhteiden hallintaa ilman, että jokainen kerta tarvitsee varata erikseen. --- ## Varausvahvistus ja ilmoitukset Kun yhteyshenkilö varaa tapaamisen tekoälyn kautta, tapahtuu seuraavaa: 1. Tapaaminen luodaan ja se näkyy **Tulevat tapaamiset** -välilehdellä. 2. Yhteyshenkilölle lähetetään vahvistusviesti chatissa (esimerkiksi "Tapaamisesi on vahvistettu tiistaille klo 14:00"). 3. Jos yhteyshenkilöllä on sähköpostiosoite tiedoissaan, hän saa myös vahvistussähköpostin (vastaukset menevät tilisi sähköpostiin). Tätä ohjataan tapahtumatyypin **Lähetä tapaamissähköposti yhteyshenkilölle** -kytkimellä, joka on oletuksena päällä. Huomaa: tätä sähköpostia ei lähetetä tuoduille tai Formitable-varauksille. 4. Tapaaminen synkronoidaan Google-kalenteriisi (jos yhdistetty — katso [Google-kalenterin integrointi](google-calendar.md)). 5. Saat ilmoituksen [Ilmoitukset](../settings/notifications.md) -asetustesi perusteella. --- ## Peruutusten käsittely Sekä yhteyshenkilöt että järjestelmänvalvojat voivat peruuttaa tapaamisia: - **Peruutussyyn seuranta** — Kun tapaaminen peruutetaan, syy tallennetaan, jotta voit havaita kaavoja (esimerkiksi jos monet yhteyshenkilöt peruvat aikatauluristiriitojen vuoksi). - **Tilan päivitykset** — Tapaamisen tila muuttuu "Vahvistettu"-tilasta "Peruttu"-tilaan. - **Kalenterin synkronointi** — Peruutukset synkronoituvat automaattisesti takaisin Google-kalenteriin, mikä vapauttaa ajan muille varauksille. - **Formitable-peruutukset** — Formitable-ravintolavarauksille tarjotaan erillinen peruutuslinkki. Avaa tapaaminen **Tulevat tapaamiset** -välilehdeltä muuttaaksesi tai peruuttaaksesi sen. --- ## Ravintolavarausalustat: Formitable ja Zenchef [Formitable](https://www.formitable.com/) ja [Zenchef](https://www.zenchef.com/) ovat ravintoloiden varausalustoja, joita tekoäly voi käyttää pöytävarausten hoitamiseen suoraan chat-keskusteluissa – tarkistaen vapaat pöydät ja ajat reaaliajassa sekä luoden varauksen samanaikaisesti sekä alustalle että ravintolajärjestelmään. Zenchef tukee usean ravintolan yhdistämistä yhdelle tilille, ja jokainen niistä voidaan aktivoida tai deaktivoida itsenäisesti. Kaikki kolme — Google Calendar, Formitable ja Zenchef — yhdistetään, katkaistaan ja niiden tila näytetään kohdassa **Asetukset → Varaukset ja kalenteri**: Katso ravintolakohtaiset asennusvaiheet kohdista [Zenchef](../integrations/zenchef.md#connecting-zenchef) ja [Formitable](../integrations/formitable.md#connecting-formitable). Jos haluat tekoälysi tekevän varauksia Formitablen tai Zenchefin kautta, avaa **Tekoälyagentit**, avaa agentti, siirry sen **Tekoälyn kyvyt** -vaiheeseen ja valitse alusta varauspalveluntarjoajaksi **Varaukset**-osiossa (katso [Ota varaukset käyttöön tekoälyllesi](#step-3--turn-on-bookings-for-your-ai)). --- ## Kalenteritapahtumien tuominen > **Ei tällä hetkellä käytettävissä käyttöliittymässä.** Tämä ominaisuus on kuvattu viitteeksi, mutta se ei ole vielä käytettävissä sovelluksessa. Ota yhteyttä tukeen, jos sinun on tuotava olemassa olevia tapaamisia. Olemassa olevien varausten tuominen hakee tapahtumia yhdistetystä Google-kalenteristasi. Yhdistä ensin Google-kalenteri, valitse sitten, mihin tapahtumatyyppiin varaukset liitetään, ja määritä, täsmäytetäänkö yhteystiedot **sähköpostin** vai **puhelinnumeron** perusteella. Alusta lukee tapahtumia linkitetystä kalenteristasi ja yhdistää jokaisen yhteystietoon, luoden tarvittaessa uuden yhteystiedon. Tämä on hyödyllistä siirryttäessä toisesta ajanvarausjärjestelmästä tai kun haluat tuoda olemassa olevia kalenteritapahtumia sovellukseen. --- ## Tarvitsetko apua? If you have questions about the booking system or integrations, reach out via our [email support](mailto:hi@youraiconnector.com).