# Tareas Tasks es un gestor de tareas integrado al estilo CRM (el software CRM es lo que utilizan las empresas para realizar un seguimiento de sus contactos y tareas pendientes en un solo lugar). Úselo para realizar un seguimiento de tareas pendientes, seguimientos, llamadas, correos electrónicos, informes de errores y cualquier otro elemento de acción que surja de sus conversaciones o del trabajo diario de su equipo. Las tareas se pueden crear manualmente, automáticamente mediante la IA o a través de la API, una forma para que otro software se conecte a su cuenta y cree tareas automáticamente. > **How to open Tasks.** In the sidebar, under the **CRM** group, click **Tasks**. (On a phone the menu is hidden — tap the menu icon **☰** in the top corner first, then tap **Tasks**.) > > **Turning Tasks on or off.** Tasks is on by default for every account. If you don't see it in your sidebar, it has been switched off for your account — reach out to [support](mailto:hi@youraiconnector.com) if you'd like it turned back on. On managed accounts, Tasks first needs to be enabled by your provider before you can use it. --- ## Dónde encontrarla El encabezado muestra el recuento total de tareas, con los botones **Etapas** y **Nueva tarea** en la parte superior derecha. --- ## Qué pueden hacer las Tareas por usted - **Realice un seguimiento de todo en un solo lugar**: tareas pendientes, llamadas, correos electrónicos, seguimientos, informes de errores y solicitudes de funciones en todo su equipo - **Vincule tareas a contactos, acuerdos, campañas o mensajes de chat específicos**: para que siempre sepa de qué trata una tarea y pueda volver a la conversación original - **Vistas múltiples**: tablero Kanban (tarjetas ordenadas en columnas, una columna por etapa), vistas de lista, tabla y calendario. Elija la que mejor se adapte al trabajo. - **Tareas creadas por IA**: cuando el bot necesita atención humana, puede crear automáticamente una tarea (sin asignar) para que un compañero de equipo pueda tomarla - **Integración con Webhook + API**: las tareas activan webhooks al crearse/actualizarse para que las herramientas externas puedan mantenerse sincronizadas, y puede crear o consultar tareas a través de la API pública --- ## Tipos de tareas Las tareas vienen con un conjunto predeterminado de tipos y puede agregar los suyos propios. Cada tipo tiene su propio icono y color para que pueda escanear un tablero rápidamente. | Tipo predeterminado | Para qué sirve | |---|---| | **Pendiente** | Pendientes generales que no encajan en otro lugar | | **Llamada** | Llamadas telefónicas para realizar o realizar seguimiento | | **Correo electrónico** | Correos electrónicos salientes para enviar | | **Seguimiento** | Recordatorio para volver a contactar a alguien | | **Actualización de preguntas frecuentes** | Nota de que se debe actualizar una pregunta frecuente basada en una conversación real | | **Alerta humana** | Creado automáticamente cuando la IA marca un chat para atención humana | | **Comentarios de usuario** | Comentarios de clientes para clasificar | | **Informe de error** | Errores reportados por sus clientes | | **Solicitud de función** | Ideas de funciones de clientes o del equipo | Puedes añadir un tipo de tarea personalizado sobre la marcha desde el campo **Tipo** del formulario de Nueva tarea (o del formulario de edición de tareas): abre el selector de Tipo y elige **+ Crear nuevo tipo** en la parte inferior de la lista, luego asígnale un nombre. El tipo se crea justo donde lo estás utilizando. ### Editar, reordenar y eliminar tipos Para cambiar el nombre, el color, el orden o eliminar tipos, abre **Tareas** y haz clic en **Tipos** en la parte superior del tablero (junto a **Etapas**). Esto abre el cuadro de diálogo **Editar tipos de tarea**: cambia el nombre de un tipo escribiendo directamente en su fila, haz clic en el icono de etiqueta para elegir un nuevo color, arrastra el controlador para reordenar, usa **+** para añadir un tipo y utiliza el menú de la fila para **Eliminar** uno. No se guarda nada hasta que haces clic en **Aplicar cambios**. Algunas cosas que debes saber: - **Eliminar un tipo no elimina sus tareas.** Las tareas que tenían ese tipo simplemente pierden su etiqueta de tipo; ábrelas y elige otro tipo cuando quieras. Si un tipo todavía está asignado a alguna tarea, el cuadro de diálogo te indicará cuántas hay antes de que confirmes. - **La IA crea dos tipos que no se pueden eliminar**: **Actualización de preguntas frecuentes** y **Alerta humana** (marcados como **Auto** en el cuadro de diálogo). La IA crea tareas de estos tipos por sí misma y volvería a crear el tipo en su siguiente alerta, por lo que permanecen; aún puedes cambiarles el nombre y el color. - **Mantén al menos un tipo.** Si la lista se vaciara, el conjunto predeterminado volvería a aparecer por sí solo. --- ## Etapas de tareas (Tablero Kanban) Cada tarea se mueve a través de **etapas**: las columnas en su tablero kanban, cada una con su propio icono de estado de color y un recuento en tiempo real. Los valores predeterminados suelen ser algo así como "Por hacer", "En progreso", "Hecho", pero puede cambiar el nombre, volver a colorear, reordenar, agregar y eliminar etapas para adaptarlas a su flujo de trabajo. También puede crear **plantillas de tablero** con conjuntos de etapas preconstruidos para que diferentes equipos o casos de uso tengan cada uno su propio tablero. Para configurar las etapas, abre **Tareas** y haz clic en **Etapas** en la parte superior del tablero. Esto abre el cuadro de diálogo **Editar estados de tarea**, con los estados divididos en dos grupos: **Activo** y **Hecho**, además de un selector de plantillas de estado (General, Ventas, Soporte o Personalizado) a la izquierda. Cambia el nombre de un estado escribiendo directamente en su fila, arrastra el controlador para reordenar, haz clic en el punto de color para cambiar el color y utiliza el menú de la fila para mover un estado entre Activo/Hecho o eliminarlo. Nada se guarda hasta que haces clic en **Aplicar cambios**. Puedes tener **más de un estado de Finalizado**, por ejemplo, "Completado" y "Trato cerrado". Ambos cuentan como terminados: las tareas en cualquiera de ellos se muestran con el título tachado y el recuento de cada columna es independiente. Cuando tienes varios, la acción **Marcar como completada** nombra cada uno, por lo que eliges a cuál te refieres en lugar de que la tarea termine en el primero que aparezca. --- ## Vistas y filtrado Dos filas de chips se sitúan sobre el tablero: - **Vistas guardadas**: **Todas**, **Abiertas**, **Vencidas**, **Vencen hoy**, **Esta semana**, **Prioridad alta** y **Completadas**, cada una con un recuento en tiempo real. Un clic cambia todo el tablero a esa selección. - **Fichas de filtro inteligente**: active cualquier combinación de **Vencidas**, **Vencen hoy**, **Vencen esta semana**, **Sin fecha de vencimiento** o **Prioridad alta** sobre una vista guardada para limitar aún más los resultados. Debajo de eso, un cuadro de búsqueda, un botón **Filtro** para crear sus propias reglas y un selector de vista entre **Kanban**, **Lista**, **Tabla** y **Calendario** (una cuadrícula mensual que muestra las tareas en su fecha de vencimiento). Puede filtrar por tipo, etapa, prioridad, fuente, responsable (consulte "Asignación de tareas a los miembros del equipo" a continuación) y contacto vinculado. También puede filtrar por: - **Campaña**: muestre solo las tareas vinculadas a una campaña específica. El menú desplegable enumera todas las campañas a las que hacen referencia sus tareas actuales, además de una opción "Sin campaña" para las tareas que no están vinculadas a ninguna. - **Canal**: muestre solo las tareas para un canal de mensajería específico (WhatsApp, WhatsApp Web, SMS, Instagram, Messenger, Telegram, LINE, correo electrónico, widget de chat, etc.). El canal se toma del contacto vinculado a la tarea. - **Conexión**: muestre solo las tareas para un número o cuenta conectada específica; por ejemplo, un número de WhatsApp Web, una cuenta personal de Instagram conectada, una cuenta oficial de LINE o una bandeja de entrada de correo electrónico. La conexión proviene de la campaña de la tarea o de su contacto vinculado. Cada regla que creas tiene un interruptor **Es** / **No es** junto al campo, por lo que puedes excluir con la misma facilidad con la que incluyes: **Prioridad no es Baja**, o **Tipo no es Seguimiento**. Cada menú desplegable también tiene una opción **Ninguno** para las tareas que no tienen nada configurado en ese campo. **Tipo → Ninguno** encuentra las tareas sin tipo asignado, lo que incluye cualquier tarea que haya perdido su etiqueta porque eliminaste el tipo en el que estaba. Los filtros de Campaña, Canal y Conexión solo aparecen cuando sus tareas actuales realmente tienen algo por lo que filtrar, por lo que la barra de herramientas permanece despejada. Se combinan con los otros filtros y con la búsqueda: elija una campaña y una prioridad juntas para limitar las cosas rápidamente. Los filtros se aplican a todas las vistas (kanban, lista, tabla, calendario) y a los recuentos de tareas en cada etapa. Nota: una conexión solo se puede mostrar para las tareas en las que podemos determinar en qué número o cuenta se encuentra la conversación. Los chats entrantes de WhatsApp o SMS que no están vinculados a una campaña no tienen un número por tarea, por lo que aparecen en "Sin conexión". --- ## El tablero Cada columna representa una de las etapas de tus tareas. Una tarjeta de tarea muestra su título, una breve descripción, etiquetas de colores para su **tipo** (como **Actualización de preguntas frecuentes** o **Seguimiento**) y su **origen** (una etiqueta **IA** para tareas creadas por el bot, o **Alerta humana** para conversaciones marcadas por el bot), además de un indicador de prioridad, fecha de vencimiento, etiquetas y un icono de responsable en la parte inferior. Arrastra una tarjeta entre columnas para moverla a través de tu flujo de trabajo, o dentro de una columna para reordenarla. El símbolo **+** en la parte superior de una columna abre el formulario completo de Nueva tarea preconfigurado para esa etapa; el campo de adición rápida en la parte inferior de cada columna añade una tarea solo con el título. Haz clic en una tarjeta para abrir sus detalles. --- ## Creación de tareas ### Manualmente 1. En la página de Tareas, haz clic en **Nueva tarea** en la parte superior derecha (o utiliza el botón **+** / adición rápida en una columna, como se indicó anteriormente). 2. Rellena: - **Título** (obligatorio) - **Descripción**: notas de formato libre - **Tipo**: elige entre tus tipos de tarea - **Prioridad**: Ninguna / Baja / Media / Alta / Urgente - **Etapa**: en qué columna comienza - **Fecha de vencimiento**: opcional, y admite tanto una **hora** como una fecha, por lo que puedes establecer "llamar a las 3:00 p. m." en lugar de solo "en algún momento del martes" - **Recordarme**: aparece una vez que estableces una fecha de vencimiento y **comienza en**, configurado en **A la hora de vencimiento**. Cámbialo a **15 minutos antes**, **1 hora antes**, **1 día antes** o **Sin recordatorio** si prefieres que no te avisen. Cuando llega el momento, recibes una notificación (la campana, el correo electrónico y las notificaciones push siguen tus ajustes de notificación de **Tareas**, por lo que si has desactivado esa categoría, no recibirás nada). Reprogramar la tarea mueve su recordatorio junto con ella, y las tareas que arrastras a una columna de finalizadas dejan de recordarte. - **Asignado a**: qué miembro del equipo es responsable de la tarea. Toca el campo para abrir el selector de miembros del equipo (el mismo que se usa para asignar chats), elige un miembro o déjalo como **Sin asignar**. - **Contacto / trato / campaña vinculado**: opcional, pero muy útil para que la tarea tenga contexto - **Etiquetas**: etiquetas de formato libre para filtrar más tarde 3. Haz clic en **Crear tarea**. ### Desde un chat La mayoría de las tareas surgen de una conversación, por lo que puedes crear una sin salir de Chats. Hay cuatro formas de hacerlo: - **El encabezado del chat**: el icono de **verificación** junto a la estrella, en el encabezado de la conversación abierta. - **Una fila de chat**: pasa el cursor sobre una fila en la lista de chats y haz clic en el icono de **verificación** en su borde derecho. - **El panel de contacto**: **Añadir tarea** en la sección **Tareas** del panel a la derecha de una conversación. - **El cuadro de mensaje**: la forma más rápida. Activa el pequeño interruptor de **tareas pendientes** junto al cuadro de mensaje, dale un título a la tarea (se rellena uno automáticamente: "Hacer seguimiento con Ana"), una fecha de vencimiento de las opciones rápidas (**Más tarde hoy**, **Mañana**, **En 3 días**, **La próxima semana** o una fecha propia) y, si lo deseas, una hora exacta y un trato (vincula el trato abierto del contacto o crea uno con la tarea). Luego haz clic en **Crear tarea**, o envía una respuesta como de costumbre y la tarea se creará al enviarse el mensaje. Las tres primeras opciones abren el mismo formulario de Nueva tarea que el tablero, con el contacto ya vinculado y el tipo establecido en **Tarea pendiente**. Todo lo demás funciona exactamente igual que aquí. Una tarea creada desde el cuadro de mensaje mientras se envía una respuesta también está **vinculada al mensaje que se envió**, por lo que abrir la tarea más tarde te lleva directamente a lo que se dijo. (Las tareas pueden hacer referencia a uno o más mensajes de esta manera; las tareas automáticas de la IA utilizan el mismo enlace.) La sección **Tareas** del panel de contacto enumera las tareas abiertas de ese contacto con sus fechas de vencimiento, las vencidas en rojo, y al hacer clic en una se abre aquí en la página de Tareas. > **Los botones de tareas solo aparecen en Chats** cuando Tareas está activado para tu cuenta y los permisos de tu equipo te permiten editar contactos; consulta [Permisos](#permissions) a continuación. Para ver el recorrido completo de la parte de chat, consulta [Interfaz de chat](../chats/chat-interface.md#creating-a-task-from-a-chat). ### Desde un trato Cuando el seguimiento pertenece a un trato, crea la tarea desde el trato en su lugar: usa el icono de **verificación** en la fila de acciones rápidas de una tarjeta en el tablero, la sección **Tareas** del panel del trato o la pestaña **Tareas** del registro del trato. Cada una muestra una franja de una sola fila (título, fecha de vencimiento rápida, hora exacta, **Crear tarea**) y la tarea se guardará vinculada al trato y a su contacto. Consulta [Agregar una tarea a un trato](../deals/sales-pipeline.md#adding-a-task-to-a-deal). ### Automáticamente Las tareas se pueden crear automáticamente mediante: - **Alertas humanas** — Cuando el bot de IA marca una conversación para la atención de un humano, crea una tarea de alta prioridad `Human Alert` vinculada a esa conversación en la primera columna de tu tablero (sin asignar; recógela o asígnala desde el tablero). - **Llamadas a herramientas de IA** — La IA puede crear tareas durante una conversación cuando determina que se necesita una acción (por ejemplo, "programar una llamada de seguimiento con este cliente potencial la próxima semana") - **API** — Los sistemas externos pueden crear tareas a través de la API pública La **fuente** de cada tarea se registra para que puedas filtrar según su origen. --- ## Asignación de tareas a los miembros del equipo Cada tarea se puede asignar a un miembro del equipo (o dejar sin asignar), exactamente igual que al asignar un chat. El responsable aparece como un pequeño avatar en la tarea para que todo el equipo pueda ver de un vistazo quién es el responsable de qué. Hay dos formas de asignar o reasignar: - **Desde la propia tarea** — Abre una tarea (o el formulario de Nueva tarea) y usa el campo **Responsable** para abrir el selector de miembros del equipo. Elige un miembro o selecciona **Sin asignar**. - **Directamente desde el tablero** — Cada tarjeta de tarea tiene una acción de asignación rápida. Haz clic en ella para abrir el mismo selector y reasignar en un solo paso, sin abrir la tarea. Esto funciona en las vistas de kanban, lista y tabla. El selector solo muestra al propietario de la cuenta y a los miembros del equipo **activos**, por lo que no puedes asignar accidentalmente una tarea a alguien que haya sido eliminado o suspendido. El filtro de **responsable** solo aparece una vez que tu cuenta tiene más de un miembro en el equipo. --- ## Tareas de actualización de preguntas frecuentes (FAQ) Cuando la IA encuentra un vacío en tu base de conocimientos durante una conversación (una pregunta que no puede responder con seguridad), crea una tarea de **Actualización de preguntas frecuentes** en lugar de adivinar. Abre la tarea y verás la pregunta exacta que hizo el contacto más la nota sobre el vacío de conocimiento, con acciones rápidas para **Marcar como completada**, **Añadir a preguntas frecuentes** y **Enviar seguimiento**. Haz clic en **Añadir a preguntas frecuentes** para resolverla. Esto abre un único cuadro de diálogo **Resolver preguntas frecuentes** con todo lo que necesitas: - **Si ya existe una pregunta frecuente similar**: el cuadro de diálogo busca coincidencias cercanas en tu base de conocimientos y muestra las principales con un botón **Usar esto**, para que puedas vincular la tarea a una pregunta frecuente existente con un solo clic en lugar de volver a escribir la respuesta. También puedes hacer clic en **Explorar preguntas frecuentes existentes** para buscar en la biblioteca completa por tu cuenta y usar **Vincular pregunta frecuente seleccionada y completar**. - **Publicar como una nueva pregunta frecuente**: escribe la respuesta en el campo **Respuesta**. La nueva pregunta frecuente se guarda en la base de conocimientos de tu agente de IA, de modo que la IA maneje la misma pregunta correctamente la próxima vez. Cuando la tarea tiene un contacto vinculado, aparece un interruptor de **Enviar la respuesta al contacto ahora**; está **activado de forma predeterminada**, por lo que la IA responde a la pregunta original del contacto tan pronto como publicas; desactívalo primero si prefieres actualizar la base de conocimientos de forma silenciosa. Haz clic en **Publicar pregunta frecuente y completar**. Cualquiera de estas tres acciones (vincular una coincidencia sugerida, vincular una pregunta frecuente explorada o publicar una nueva) marca la tarea como completada automáticamente. Si la tarea está vinculada a un contacto, haz clic en **Abrir registro completo** en el panel de tareas y, a continuación, en **Abrir chat** en la página completa de la tarea para ir directamente a la conversación original en una ventana modal, ver lo que se dijo y decidir a partir de ahí. --- ## Permisos El acceso a las tareas utiliza el permiso de **Contactos** de tu equipo (no existe un permiso de Tareas independiente). Los miembros con Contactos configurados en **Editar** o **Total** pueden crear, editar, mover, eliminar y asignar tareas; los miembros configurados en **Ver** pueden ver el tablero pero no pueden cambiar nada; los miembros configurados en **Ninguno** no tienen acceso a las Tareas. Todos los que pueden ver las Tareas ven todas las tareas de la cuenta, pero puedes limitar el tablero a una sola persona con el filtro de **Responsable** (consulta "Asignación de tareas a los miembros del equipo" más arriba). Ajusta los permisos en **Configuración → Equipo**. --- ## Webhooks y API En los planes que incluyen webhooks y acceso a la API, Tareas se integra por completo: - Los **eventos de Webhook** se activan al **crear, actualizar y completar una tarea** (3 eventos). Reasignar o mover una tarea activa **Tarea actualizada**; mover una tarea a una etapa de finalización activa **Tarea completada**. - Los **endpoints de la API** te permiten crear, leer, actualizar y eliminar tareas mediante programación. - Consulta [Webhooks](../integrations/webhooks.md) y la [Referencia de la API](../api/reference.md) para obtener los detalles técnicos (la sección de la API es compartida: se aplica a ambas interfaces). --- ## Mejores prácticas 1. **No intente usar las Tareas para todo desde el primer día.** Empiece con un tipo de tarea que resuelva un problema real (por ejemplo, seguimientos). Familiarícese. Añada más. 2. **Vincule las tareas a los contactos.** Las tareas sin un contacto vinculado pierden contexto rápidamente. Vincúlelas siempre que haya una persona relevante. 3. **Utilice etiquetas para filtros transversales.** Las etapas le indican "en qué punto del flujo de trabajo me encuentro"; las etiquetas le indican "de qué tipo es esto". No las confunda. 4. **Deje que la IA cree tareas por usted.** El objetivo principal es eliminar el trabajo rutinario. Si el bot puede detectar "este cliente potencial pidió una llamada de vuelta el martes a las 2 p. m.", deje que cree la tarea. 5. **Revise diariamente la cola de alertas humanas.** Todo lo que la IA no pudo manejar termina aquí. Si el mismo tipo de pregunta sigue apareciendo, solucione el problema en el nivel de preguntas frecuentes o instrucciones para que la IA lo maneje la próxima vez.