# WhatsApp-Vorlagen ## Was sind WhatsApp-Vorlagen? WhatsApp-Vorlagen sind vorab genehmigte Nachrichtenformate, mit denen Sie Unterhaltungen mit Kontakten beginnen oder wieder aufnehmen können. Im Gegensatz zu regulären Nachrichten muss jede Vorlage von Meta (der Muttergesellschaft von Facebook, zu der auch WhatsApp gehört) geprüft und genehmigt werden, bevor Sie sie verwenden können. **Warum verlangt WhatsApp eine Genehmigung?** Um Nutzer vor Spam zu schützen. WhatsApp ist eine Plattform für persönliche Nachrichten, und Meta prüft jede von Unternehmen initiierte Nachricht, um sicherzustellen, dass sie relevant ist und nicht missbräuchlich verwendet wird. Dieser Genehmigungsprozess sorgt dafür, dass WhatsApp sowohl für Unternehmen als auch für deren Kunden vertrauenswürdig bleibt. Vorlagen sind notwendig, da WhatsApp ein **24-Stunden-Nachrichtenfenster** durchsetzt. Nach der letzten Nachricht eines Kontakts haben Sie 24 Stunden Zeit, um frei zu antworten. Sobald dieses Fenster geschlossen ist, ist die einzige Möglichkeit, den Kontakt wieder zu erreichen, das Senden einer genehmigten Vorlage. --- ## Wo sich Vorlagen befinden Vorlagen haben jetzt eine eigene Seite auf oberster Ebene – klicken Sie in der linken Seitenleiste unter **AI STUDIO** auf **Vorlagen** (früher waren sie unter Einstellungen versteckt). Alles Weitere funktioniert wie gewohnt; nur der Navigationspfad hat sich geändert. --- ## Warum benötigen Sie Vorlagen? - **Ausgehende Konversationen starten** – Wenn Sie eine ausgehende Broadcast-Nachricht starten, muss die erste Nachricht an jeden Kontakt eine Vorlage sein. - **Geschlossene Konversationen wiedereröffnen** – Wenn seit der letzten Nachricht eines Kontakts 24 Stunden vergangen sind, benötigen Sie eine Vorlage, um den Chat fortzusetzen. - **Follow-up-Sequenzen** – Automatisierte Follow-up-Nachrichten verwenden Vorlagen, um Kontakte erneut anzusprechen, die nicht geantwortet haben. - **Compliance wahren** – Meta schreibt vor, dass alle vom Unternehmen initiierten WhatsApp-Nachrichten genehmigte Vorlagen verwenden müssen. Nachrichten, die ohne genehmigte Vorlagen gesendet werden, werden nicht zugestellt. **Praxisbeispiel:** Stellen Sie sich vor, Sie betreiben eine Zahnarztpraxis und ein Patient hat Ihnen gestern eine Nachricht bezüglich einer Zahnaufhellung geschrieben. Heute (mehr als 24 Stunden später) möchten Sie ihm Preisdetails senden. Sie können nicht einfach eine Nachricht tippen – Sie müssen zuerst eine genehmigte Vorlage senden, um die Konversation wieder zu eröffnen. --- ## Erstellen einer Vorlage 1. Klicken Sie in der linken Seitenleiste unter **AI STUDIO** auf **Vorlagen**. 2. Klicken Sie auf die Schaltfläche **Neue Vorlage**. 3. Ein Pop-up mit dem Titel **Neue WhatsApp-Vorlage** öffnet sich. Es gibt zwei Bereiche zum Ausfüllen, mit einer Live-Vorschau an der Seite: - Unter **Identität**: der **Vorlagenname** (Ihr interner Name – wird den Kontakten nicht angezeigt), die **Sprache** und der **Vorlagentyp** – **Allgemein** (eine Standard-Outbound-Vorlage) oder **Intelligentes Follow-up** (eine Vorlage, um Kontakte erneut anzusprechen, die nicht geantwortet haben – siehe [Intelligente Follow-up-Vorlagen](#smart-follow-up-templates)). - Unter **Textkörper**: Geben Sie die eigentliche Nachricht ein, die Ihre Kontakte sehen werden. Maximal **1.024 Zeichen**. 4. Fügen Sie bei Bedarf **Variablen** hinzu – `{{token}}` Platzhalter, die beim Versenden der Nachricht mit den jeweiligen Details des Kontakts gefüllt werden, wie unter [Vorlagenvariablen](#template-variables) erläutert. Das Vorschaufenster hat zwei Registerkarten – **Variablen** (die Standardansicht – hebt jedes `{{token}}` direkt in Ihrem Rohtext hervor) und **Vorschau mit Werten** (ersetzt die Platzhalter durch echte Werte eines Beispielkontakts, damit Sie genau sehen, was ein Kontakt erhält). 5. Klicken Sie auf **Vorlage erstellen**. Vorlagen werden zunächst als **Entwurf** gespeichert – nichts wird an Meta gesendet, bevor Sie es nicht einreichen. 6. Klicken Sie in der Vorlagenliste auf **Zur Genehmigung einreichen**, um sie zur Überprüfung an Meta zu senden. ### Smart Follow-up-Vorlagen Eine **Smart follow-up**-Vorlage ermöglicht es der KI, einen Platzhalter mit dem tatsächlichen Thema des Gesprächs auszufüllen, anstatt dass Sie eine feste Zeile zur erneuten Kontaktaufnahme schreiben müssen. Diese müssen einen `{{personal_context|...}}`-Platzhalter **mit einer Anweisung nach dem Pipe-Symbol** enthalten – zum Beispiel `{{personal_context|ask about their order}}` –, die der KI mitteilt, was sie dort schreiben soll. Ein bloßes `{{personal_context}}`-Tag ohne Anweisung bleibt zum Zeitpunkt des Versands leer. Die App warnt Sie und blockiert die Genehmigung, wenn der Platzhalter vollständig fehlt, da Meta die Einreichung ohne ihn ablehnen wird. ### Richtlinien für den Vorlagentext - Halten Sie Ihre Nachricht klar, professionell und relevant für Ihr Unternehmen. - Die maximale Länge des Textkörpers beträgt **1.024 Zeichen**. - Vermeiden Sie aggressive Werbesprache, die zu einer Ablehnung führen könnte (zum Beispiel "KOSTENLOS!!!", übermäßige Großschreibung oder Clickbait-Formulierungen). - Fügen Sie keine Links zu verdächtigen oder nicht verifizierten Websites hinzu. **Tipp:** Halten Sie Ihre Vorlagennachrichten kurz und persönlich, um bessere Genehmigungsraten zu erzielen. Eine prägnante, freundliche Nachricht wird eher genehmigt – und führt eher zu einer Antwort Ihrer Kontakte. --- ## Vorlagenvariablen Mit Variablen können Sie Vorlagen mit dynamischen Inhalten personalisieren. Sie verwenden den Namen des Feldes innerhalb doppelter geschweifter Klammern, zum Beispiel `{{first_name}}`, `{{last_name}}`, `{{company}}`, `{{email}}` und `{{phone_number}}`. Sie können auch jedes benutzerdefinierte Kontaktfeld anhand seines Namens verwenden. Ein paar wichtige Regeln: - Die Namen unterscheiden zwischen Groß- und Kleinschreibung und müssen exakt mit dem Feld übereinstimmen – verwenden Sie `{{company}}`, nicht `{{Company}}`. - Geben Sie **keine** nummerierten Platzhalter wie `{{1}}` oder `{{2}}` ein. Die Plattform gleicht Variablen anhand ihres Namens ab, daher wird `{{1}}` nicht ausgefüllt und erscheint buchstäblich in der Nachricht, die Ihr Kontakt erhält. **Beispiel:** > Hallo {{first_name}}, vielen Dank für Ihr Interesse an unseren Dienstleistungen. Wir würden Ihnen gerne beim Einstieg helfen. Antworten Sie auf diese Nachricht und wir werden uns in Kürze bei Ihnen melden. Wenn die Vorlage gesendet wird, wird `{{first_name}}` automatisch durch den tatsächlichen Vornamen des jeweiligen Kontakts ersetzt. Wenn der Name des Kontakts also Sarah ist, lautet die Nachricht: „Hallo Sarah, vielen Dank für Ihr Interesse...“ Die Registerkarte **Vorschau** zeigt die Nachricht mit einem Beispielkontakt (John Doe, Acme Corp) ausgefüllt – echte Nachrichten verwenden die tatsächlichen Daten des Empfängers. Wenn Sie eine Vorschau aus dem Datensatz eines bestehenden Kontakts anzeigen, werden dessen echte Details verwendet – genau das, was er erhalten würde; ein Feld, für das kein Wert vorhanden ist, wird leer gesendet. **Tipp:** Um geschlossene Unterhaltungen wieder zu öffnen, können Sie einfache Vorlagen ohne Variablen erstellen. Diese werden oft schneller genehmigt, da sie unkompliziert sind. --- ## Zur Genehmigung einreichen Nachdem Sie Ihre Vorlage erstellt haben, klicken Sie auf **Zur Genehmigung einreichen** — die Plattform sendet sie automatisch zur Überprüfung an Meta. Wie sie dort ankommt, hängt von der WhatsApp-Verbindung ab, über die die Nummer läuft: Bei einer verwalteten WhatsApp-Verbindung wird sie über Ihren Messaging-Anbieter eingereicht. Wenn die Nummer über Ihr eigenes WhatsApp Business-Konto läuft, wird die Vorlage direkt in diesem Konto erstellt (siehe [Verwendung von Vorlagen mit Ihrem eigenen Meta WhatsApp-Konto](#using-templates-with-your-own-meta-whatsapp-account) weiter unten). In jedem Fall ist Meta für die Überprüfung zuständig. > **Der Vorlageneditor verfügt über keine Kategorieauswahl – Meta legt die Kategorie fest.** Eine Vorlage, die Sie hier erstellen, wird ohne deklarierte Kategorie übermittelt. Das bedeutet, sie beginnt als **Utility** (Dienstprogramm) und Meta stuft sie um (meistens auf Marketing), wenn der Inhalt werblich klingt. Kostenschätzungen in der App verwenden den Marketing-Tarif, wenn die Kategorie einer Vorlage noch nicht bekannt ist, sodass die Schätzung auf der sicheren Seite liegt. Wenn Sie selbst eine bestimmte Kategorie deklarieren müssen, erstellen Sie die Vorlage über die [Templates API](../api/templates.md). ### Was passiert während der Überprüfung: 1. Der Status Ihrer Vorlage ändert sich auf **Ausstehend**. 2. Meta überprüft den Inhalt, um sicherzustellen, dass er den Messaging-Richtlinien entspricht. 3. Die Vorlage wird entweder **Genehmigt** oder **Abgelehnt**. ### Wie lange dauert die Genehmigung? Die Genehmigung kann von wenigen Minuten bis zu mehreren Tagen dauern – die meisten Vorlagen werden innerhalb einer Stunde überprüft. Folgendes beeinflusst die Dauer: - **Verifizierte Geschäftskonten** erhalten tendenziell schnellere Genehmigungen. - Einfache, unkomplizierte Vorlagen werden schneller genehmigt. - Vorlagen mit stark werblichen Inhalten oder externen Links können länger dauern oder abgelehnt werden. **Tipp:** Reichen Sie Ihre Vorlagen einige Tage vor dem geplanten Start eines Broadcasts ein, damit Sie in letzter Minute nicht auf Genehmigungen warten müssen. --- ## Verwendung von Vorlagen mit Ihrem eigenen Meta WhatsApp-Konto Wenn Ihre WhatsApp-Nummer über Ihr eigenes WhatsApp Business-Konto läuft — egal, ob Sie es über [Verbindung über unsere Meta-App](../messaging-channels/connect-through-our-meta-app.md) oder [Verbindung Ihrer eigenen Meta-App](../messaging-channels/connect-your-own-meta-app.md) eingerichtet haben —, funktioniert die Seite „Vorlagen“ genau wie oben beschrieben, mit ein paar Unterschieden, die Sie kennen sollten. Ein kurzer Hinweis oben auf der Seite zeigt Ihnen an, wann dies der Fall ist, und Vorlagen, die sich in Ihrem WhatsApp Business-Konto befinden, tragen ein kleines **Meta**-Label in der Liste. - **Vorlagen werden in Ihrem eigenen WhatsApp Business Account erstellt.** Wenn Sie eine Vorlage einreichen, wird sie in diesem Konto erstellt und direkt von Meta überprüft – dieselbe Vorlage erscheint in Ihrem WhatsApp Manager. - **Genehmigungen erfolgen durch Meta.** Die Status **Approved** (Genehmigt), **Pending** (Ausstehend) und **Rejected** (Abgelehnt), die Sie hier sehen, sind Metas eigene Entscheidungen. Sie werden auf dieser Seite aktualisiert, sobald Meta sie trifft (einschließlich des Grundes für eine Ablehnung). - **Metas Namensregeln werden für Sie angewendet.** Meta akzeptiert für Vorlagennamen nur Kleinbuchstaben, Zahlen und Unterstriche. Geben Sie ein, was am besten lesbar ist – die App konvertiert es bei der Erstellung der Vorlage, sodass `agendar-01` zu `agendar_01` wird. - **Vorlagen, die Sie bereits haben, werden automatisch angezeigt.** Alles, was bereits in Ihrem WhatsApp Manager existiert, erscheint in der Liste, wenn Sie die Vorlagenseite öffnen. Sie müssen also nichts neu erstellen. Wenn Sie während der Arbeit eine Vorlage im WhatsApp Manager hinzufügen oder ändern, klicken Sie auf **Sync from Meta**, um sie sofort zu übernehmen. - **Das Löschen entfernt sie auch bei Meta.** Das Löschen einer Vorlage hier löscht sie auch aus Ihrem WhatsApp Business Account. Stellen Sie daher sicher, dass alles, was sie noch verwendet, zuerst auf eine andere Vorlage umgestellt wird. - **Kategorie:** Vorlagen, die Sie in der App erstellen, werden ohne deklarierte Kategorie übermittelt – sie beginnen als **Utility** und Meta stuft werbliche Inhalte bei der Überprüfung um (meistens auf Marketing). Eine spezifische Kategorie kann bei der Erstellung einer Vorlage über die [Templates API](../api/templates.md) deklariert werden. - **Der Versand bleibt unverändert.** Genehmigte Vorlagen werden genau wie zuvor verwendet – in Broadcasts, Follow-ups und um eine Konversation außerhalb des 24-Stunden-Fensters wieder zu öffnen. Nur genehmigte Vorlagen können versendet werden. **Wenn Sie auf der Seite aufgefordert werden, Ihre Verbindung abzuschließen**, ist Ihr WhatsApp Business-Konto noch nicht vollständig verknüpft — gehen Sie zurück zu **Einstellungen → Kanäle**, schließen Sie die Verbindung ab, und die Vorlagen sind sofort verfügbar. --- ## Nachverfolgung des Vorlagenstatus Die Seite **Vorlagen** zeigt jede Vorlage mit ihrem aktuellen Status sowie Statistik-Kacheln für Gesamt, Genehmigt, In Überprüfung und Abgelehnt. Suchen und filtern Sie nach Status, um eine bestimmte Vorlage zu finden. | Status | Bedeutung | |---|---| | **Entwurf** | Erstellt, aber noch nicht bei Meta eingereicht. | | **Ausstehend** | Eingereicht und wartet auf die Überprüfung durch Meta. | | **Genehmigt** | Hat die Überprüfung bestanden und ist bereit für Broadcasts und Konversationen. | | **Abgelehnt** | Hat die Überprüfung nicht bestanden. Lesen Sie das Feedback von Meta, überarbeiten Sie Ihre Nachricht und reichen Sie sie erneut ein. | Falls eine Vorlage abgelehnt wird, machen Sie sich keine Sorgen – Sie können den Inhalt bearbeiten und so oft wie nötig erneut einreichen. ### Bearbeiten einer genehmigten Vorlage Eine genehmigte Vorlage kann nicht direkt bearbeitet werden – Meta sperrt die genehmigte Version. Um eine zu ändern, **duplizieren** Sie sie, bearbeiten die Kopie und reichen die Kopie zur Genehmigung ein; Ihre Sendungen verwenden weiterhin die alte genehmigte Vorlage, bis die neue genehmigt ist. Entwürfe und abgelehnte Vorlagen können frei bearbeitet werden. ### Senden einer Vorlage direkt an einen Kontakt Klicken Sie auf der Seite „Vorlagen“ auf die Sendeaktion einer beliebigen **Genehmigten** Vorlage, um sie direkt an einen Ihrer kürzlich kontaktierten Personen zu senden – nützlich für eine einmalige Wiederaufnahme des Kontakts, ohne einen vollständigen Broadcast zu erstellen. Dies versendet eine echte WhatsApp-Nachricht, öffnet eine Chat-Sitzung und verbraucht Credits, daher bittet Sie die App vor dem Senden um eine Bestätigung. ### Erneutes Einreichen einer abgelehnten Broadcast-Begrüßungsnachricht Die erste Nachricht eines ausgehenden Broadcasts ist eine Vorlage und durchläuft daher ebenfalls die Genehmigung durch Meta. Wenn sie als **Abgelehnt** zurückkommt, können Sie sie korrigieren und erneut einreichen, ohne den Broadcast-Assistenten zu verlassen: 1. Öffnen Sie den Broadcast. 2. Klicken Sie auf den Schritt **Nachricht**. 3. Die Begrüßungsnachricht zeigt den Ablehnungsgrund von Meta an. 4. Bearbeiten Sie den von Meta beanstandeten Wortlaut. 5. Reichen Sie die Nachricht von diesem Schritt aus erneut ein. Die Begrüßungsnachricht wechselt wieder auf **Ausstehend**, während Meta sie erneut prüft. ::: warning **Wichtig:** Das bloße Umschreiben der Begrüßungsnachricht und Speichern reicht **nicht** aus, um sie zur Genehmigung einzureichen – verwenden Sie die Sendeaktion des Schritts, damit die neue Version tatsächlich an Meta übermittelt wird. Bis eine neue Version genehmigt ist, kann der Broadcast keine Nachrichten an Kontakte außerhalb des 24-Stunden-Fensters senden. Sie können dieselbe Vorlage auch über die Seite **Vorlagen** verwalten und erneut einreichen. ::: --- ## KI-gestützte Vorlagenerstellung Die Plattform kann mithilfe von KI automatisch Vorlagen für Sie erstellen. Dies spart Zeit und hilft Ihnen, Nachrichten zu verfassen, die mit höherer Wahrscheinlichkeit genehmigt werden. KI-generierte Vorlagen sind besonders nützlich für: - **Begrüßungsnachrichten** – Wenn Sie einen Broadcast erstellen und Ihre Website oder Verkaufsseiten angeben, generiert die Plattform eine passende Begrüßungsvorlage basierend auf Ihrem Unternehmen. - **Follow-up-Sequenzen** – Die KI erstellt eine Reihe von Follow-up-Vorlagen, die darauf ausgelegt sind, Kontakte in verschiedenen Abständen erneut anzusprechen (zum Beispiel nach 1, 3 und 7 Tagen). - **Optimierung** – Wenn Sie einen bestehenden Broadcast oder Agenten optimieren, können Vorlagen neu generiert werden, um sie an Ihre aktualisierte Messaging-Strategie anzupassen. --- ## Wiedereröffnung geschlossener Unterhaltungen Wenn das 24-Stunden-WhatsApp-Messaging-Fenster schließt, zeigt die Chat-Oberfläche in „Chats“ eine Benachrichtigung an, dass das Gespräch beendet ist. Um es wieder zu öffnen: 1. Im Chat sehen Sie eine Nachricht, dass das Unterhaltungsfenster geschlossen wurde. 2. Klicken Sie auf die Schaltfläche **Wiedereröffnen** oder wählen Sie eine Vorlage aus dem Dropdown-Menü. 3. Wählen Sie eine genehmigte Vorlage aus der Liste aus. 4. Die Vorlage wird an den Kontakt gesendet und die Unterhaltung wird wiedereröffnet. 5. Sobald der Kontakt antwortet, wird das 24-Stunden-Fenster zurückgesetzt und Sie können wieder frei Nachrichten senden. --- ## Follow-up-Vorlagen Follow-up-Vorlagen binden Kontakte automatisch wieder ein, die auf eine ausgehende Nachricht nicht reagiert haben. Die Plattform unterstützt bis zu **9 Follow-up-Vorlagen**, die in von Ihnen konfigurierten Intervallen versendet werden (zum Beispiel 1 Tag, 3 Tage und 7 Tage nach der ersten Nachricht). - Nachfass-Vorlagen werden auf dem Tab **Nachfassaktionen** des KI-Agenten eingerichtet, der den Kanal verwaltet. Dieser Tab verfügt über keine Schaltfläche zur KI-Vorlagengenerierung. Schreiben Sie daher jedes Nachfassen selbst oder wählen Sie eine bestehende, genehmigte Vorlage aus. - Jedes Nachfassen ist eine separate genehmigte Vorlage. - Die KI passt jedes Nachfassen individuell an, um einen natürlichen Nachrichtenverlauf zu erzeugen – damit Ihre Kontakte nicht wiederholt dieselbe Nachricht erhalten. **Tipp:** Es ist meist effektiver, Ihre Follow-ups über mehrere Tage zu verteilen, anstatt sie direkt hintereinander zu senden. Geben Sie den Kontakten Zeit zu antworten, bevor das nächste Follow-up versendet wird. --- ## Best Practices für die Genehmigung von Vorlagen 1. **Seien Sie direkt** – Schreiben Sie Nachrichten, die klar und professionell sind. Vermeiden Sie aggressive Verkaufssprache wie „Jetzt kaufen!“ oder „Zeitlich begrenztes Angebot!!!“ 2. **Bleiben Sie relevant** – Vorlagen sollten sich direkt auf eine erwartete Interaktion mit dem Kontakt beziehen. Wenn sich jemand für Ihren Newsletter angemeldet hat, ist ein Follow-up zu Ihren Dienstleistungen sinnvoll. Eine willkürliche Werbenachricht ist es nicht. 3. **Verwenden Sie korrekte Grammatik** – Gut geschriebene Nachrichten bestehen die Prüfung eher. 4. **Vermeiden Sie übermäßige Formatierung** – Verwenden Sie keine Großbuchstaben, übermäßig viele Ausrufezeichen oder ganze Reihen von Emojis. 5. **Begrenzen Sie externe Links** – Wenn Sie Links einfügen, stellen Sie sicher, dass diese zu legitimen, verifizierten Seiten führen. 6. **Fangen Sie einfach an** – Wenn Sie neu bei Vorlagen sind, beginnen Sie mit einer einfachen Begrüßung oder einem Follow-up, bevor Sie komplexe Werbeinhalte versuchen. 7. **Passen Sie zu Ihrem Unternehmen** – Stellen Sie sicher, dass der Inhalt der Vorlage mit der Kategorie Ihres verifizierten Meta Business-Kontos übereinstimmt. --- ## WhatsApp Web-Vorlagen Wenn Ihr Broadcast nur **WhatsApp Web** (nicht die WhatsApp Business API) verwendet, werden Vorlagen automatisch ohne Meta-Prüfung genehmigt. Dies liegt daran, dass WhatsApp Web-Nachrichten über Ihre persönliche oder geschäftliche WhatsApp-Verbindung gesendet werden, die nicht denselben Genehmigungsprozess durchläuft. **Was das für Sie bedeutet:** Wenn Sie WhatsApp Web verwenden, können Sie Vorlagen sofort erstellen und nutzen, ohne auf eine Genehmigung warten zu müssen. WhatsApp Web hat jedoch andere Einschränkungen (wie z. B. die Verbindungsstabilität), weshalb viele Unternehmen die Business API für den Versand großer Nachrichtenmengen bevorzugen. --- ## Benötigen Sie Hilfe? If your templates are consistently being rejected or you need guidance on template creation, reach out via our [email support](mailto:hi@youraiconnector.com).