# E-Mail (Beta) Verwandeln Sie Ihren E-Mail-Posteingang in einen Kanal, der von einer KI beantwortet wird. Verbinden Sie das Postfach, das Sie bereits für den Support nutzen – Gmail, Outlook/Microsoft 365 oder ein beliebiges IMAP-Postfach – und ein KI-Agent liest neue E-Mails und antwortet automatisch direkt von Ihrer eigenen Adresse aus. Bevorzugen Sie eine Einrichtung ohne Aufwand? Sie können stattdessen auch eine fertige Adresse erhalten. > **Beta.** Der E-Mail-Kanal ist jetzt für alle verfügbar, ist aber noch neu – rechnen Sie mit gelegentlichen Unregelmäßigkeiten, während wir ihn weiter verfeinern. Wenn etwas nicht wie beschrieben funktioniert, lassen Sie es den Support wissen. --- ## Was ist der E-Mail-Kanal? Der E-Mail-Kanal überwacht einen Posteingang auf neue Nachrichten. Wenn Ihnen jemand eine E-Mail schreibt, erscheint die Nachricht wie jede andere Konversation in **Chats**, und Ihr KI-Agent antwortet automatisch per E-Mail. Antworten werden unter der ursprünglichen E-Mail gruppiert, sodass der Austausch für Ihren Kunden in einem übersichtlichen Thread bleibt. Es gibt **zwei Möglichkeiten** zur Verbindung: 1. **Verbinden Sie Ihr eigenes Postfach (empfohlen).** Verwenden Sie die Adresse, an die Ihre Kunden bereits schreiben – `support@yourcompany.com`, Ihr Gmail, Ihr Outlook. Antworten kommen von Ihrer echten Adresse. 2. **Verwenden Sie eine verwaltete Adresse.** Erhalten Sie sofort eine Adresse auf unserer verwalteten Mail-Domain – diese wird während der Einrichtung angezeigt – ganz ohne Einrichtungsaufwand Ihrerseits. --- ## E-Mail verbinden 1. Klicken Sie in der linken Seitenleiste unten auf **Einstellungen**. 2. Klicken Sie in der linken Einstellungsleiste unter **Kanäle** auf **Kanäle**. 3. Suchen Sie die Karte **E-Mail** und klicken Sie auf **Verbinden**. 4. Wählen Sie auf dem Bildschirm **E-Mail verbinden** aus, wie Sie die Verbindung herstellen möchten: **Gmail**, **Outlook**, **Benutzerdefiniertes IMAP/SMTP** oder **Verwaltete Adresse verwenden**. ### Option A: Gmail oder Outlook > **Es gibt keine „Mit Google anmelden“- oder „Mit Microsoft anmelden“-Schaltfläche.** Gmail und Outlook werden über ein **App-Passwort** verbunden, nicht über ein Anmeldefenster des Anbieters. Die Auswahl von **Gmail** oder **Outlook** füllt lediglich die Servereinstellungen für Sie voraus. **Gmail** verbindet sich über ein Google-**App-Passwort**. Wählen Sie **Gmail** aus, woraufhin sich das Anmeldeformular mit den bereits ausgefüllten Gmail-Servereinstellungen öffnet – Sie müssen lediglich Ihre Adresse und das App-Passwort eingeben: 1. Aktivieren Sie in Ihrem Google-Konto die **Bestätigung in zwei Schritten** (unter **Sicherheit**), falls Sie dies noch nicht getan haben. 2. Öffnen Sie ebenfalls unter **Sicherheit** den Bereich **App-Passwörter** und erstellen Sie ein neues (der Name ist beliebig). 3. Fügen Sie das 16-stellige Passwort in das Feld **Passwort** ein – verwenden Sie nicht Ihr normales Gmail-Passwort. Stellen Sie außerdem sicher, dass **IMAP in Ihren Gmail-Einstellungen aktiviert** ist. Dies funktioniert sowohl für private Gmail-Adressen als auch für Google Workspace-Konten. Sie können das App-Passwort jederzeit in Ihrem Google-Konto widerrufen, ohne Ihr eigentliches Passwort zu ändern. > **Warum ein App-Passwort?** Google erlaubt es E-Mail-Apps nicht mehr, sich mit Ihrem normalen Passwort anzumelden. Ein App-Passwort ist die von Google bereitgestellte Alternative: ein einmaliges Passwort, das speziell für diese Verbindung generiert wird. Es ist sicherer als Ihr echtes Passwort und kann separat widerrufen werden. **Outlook** funktioniert derzeit auf die gleiche Weise: Wählen Sie **Outlook** aus und verwenden Sie ein App-Passwort in dem sich öffnenden Formular (erstellen Sie dieses in den Sicherheitseinstellungen Ihres Microsoft-Kontos). Viele Geschäftskonten (Microsoft 365) blockieren App-Passwörter – falls das Formular abgelehnt wird, bitten Sie Ihren IT-Administrator, IMAP/SMTP für Ihr Konto zu aktivieren. ### Option B: Benutzerdefiniertes IMAP/SMTP (beliebiger Anbieter) Wählen Sie **Benutzerdefiniertes IMAP/SMTP** und geben Sie Folgendes ein: 1. **E-Mail-Adresse** – das Postfach, das Sie verbinden möchten (z. B. `support@yourcompany.com`). 2. **Passwort** – Ihr Postfach-Passwort oder ein **App-Passwort**, falls Ihr Anbieter eines erfordert. 3. **Absendername** (optional) – der „Von“-Name, den Kunden bei Antworten sehen. 4. **Benutzername** (optional) – nur, wenn er von Ihrer E-Mail-Adresse abweicht. Die meisten bekannten Anbieter füllen die Servereinstellungen automatisch für Sie aus. Für alle anderen Fälle öffnen Sie **Erweitert (Servereinstellungen)** und geben Sie Ihren **IMAP**-Host/Port (normalerweise 993) sowie Ihren **SMTP**-Host/Port ein. Verwenden Sie für den SMTP-Port **587**. Die Hilfeseiten Ihres E-Mail-Anbieters enthalten die Hostnamen. > **Wenn Ihr Anbieter angibt, SMTP-Port 465 zu verwenden, nutzen Sie stattdessen 587.** Es sind zwei Wege, dasselbe zu tun, und 587 ist derjenige, der mit der Plattform funktioniert. Rackspace, Gmail, Yahoo, Fastmail und die meisten anderen unterstützen alle 587. IMAP bleibt auf 993. Klicken Sie auf **Postfach verbinden**. Wir testen sowohl den Empfang (IMAP) als auch den Versand (SMTP), bevor wir die Einstellungen speichern – falls etwas nicht stimmt, erhalten Sie sofort eine klare Fehlermeldung. ### Option C: Eine verwaltete Adresse verwenden Kein Postfach zum Verbinden erforderlich – wählen Sie eine Adresse auf unserer Mail-Domain und Sie sind sofort startklar. 1. Wählen Sie auf dem Verbindungsbildschirm die Option für die verwaltete Adresse. 2. Geben Sie die gewünschte **Posteingangsadresse** ein (den Teil vor dem `@`). Verwenden Sie 3–30 Buchstaben, Zahlen, Punkte, Unterstriche oder Bindestriche – zum Beispiel `support`, `hello` oder `yourbrand`. 3. Legen Sie optional einen **Absendernamen** fest. 4. Klicken Sie auf **Verbinden**. 5. Kopieren Sie die vollständige Adresse, die angezeigt wird – Ihren gewählten Namen auf der im Formular angezeigten verwalteten Mail-Domain. 6. Teilen Sie diese Adresse mit Ihren Leads. --- ## Signatur hinzufügen (optional) Sie können eine Signatur hinzufügen, die an das Ende **jeder** E-Mail angehängt wird, die von diesem Posteingang gesendet wird – sowohl die Antworten der KI als auch die, die Sie selbst in Chats verfassen. 1. Gehen Sie zu **Einstellungen → Kanäle → Kanäle** und klicken Sie auf **Verwalten** auf der **E-Mail**-Karte (wenn Sie die Verbindung gerade erst hergestellt haben, befinden Sie sich bereits auf diesem Bildschirm). 2. Geben Sie Ihre Signatur unter **Signatur (optional)** ein – zum Beispiel Ihren Namen, Ihre Rolle und Ihr Unternehmen. 3. Klicken Sie auf **Signatur speichern**. Ein paar Dinge, die Sie wissen sollten: - **Sie ist optional.** Lassen Sie das Feld leer, und E-Mails werden genau wie zuvor versendet. Um eine Signatur später zu entfernen, leeren Sie das Feld und speichern Sie erneut. - **Sie wird beim Senden der E-Mail hinzugefügt**, daher sehen Sie sie nicht wiederholt bei jeder Nachricht im Chat-Verlauf – und Ihr KI-Agent liest sie nicht als Teil des Gesprächs vor. - **Sie steht ganz unten**, nach der Nachricht und nach allen Links, die der Bot teilt. - **Nur reiner Text**, bis zu 2000 Zeichen. Zeilenumbrüche werden genau so beibehalten, wie Sie sie eingeben. - **Sie ist posteingangsspezifisch.** Wenn Sie mehr als ein Postfach verbinden, hat jedes seine eigene Signatur. --- ## Einrichten eines KI-Agenten für E-Mail 1. Klicken Sie in der linken Seitenleiste unter **AI STUDIO** auf **AI Agents**. 2. Erstellen Sie einen neuen Agenten oder öffnen Sie einen bestehenden. 3. Weisen Sie den Agenten der E-Mail als **Einstiegspunkt** (Entry Point) zu – dies leitet neue E-Mail-Konversationen an ihn weiter. 4. Neue Personen, die eine E-Mail an Ihren Posteingang senden, werden in die Konversationen dieses Agenten geleitet oder in Ihren Standard-Eingangsfluss, falls einer festgelegt ist – siehe [AI Agents](../ai-agents/ai-agents.md) und [Moving from Campaigns to Broadcasts & Agents](../moving-from-campaigns.md). ### Den Bot testen 1. Senden Sie von einem beliebigen anderen E-Mail-Konto eine Nachricht an Ihr verbundenes Postfach. 2. Öffnen Sie die App und gehen Sie zu **Chats** — die E-Mail erscheint als neue Konversation. 3. Wenn die KI für den entsprechenden Agenten aktiviert ist, sehen Sie, wie sie **automatisch per E-Mail im selben Thread antwortet**. --- ## Wie schnell sind die Antworten? E-Mail ist kein Instant Messaging, und wir halten keine permanente Live-Verbindung zu Ihrem Postfach aufrecht. Stattdessen **prüfen wir alle paar Minuten auf neue E-Mails**. Eine Antwort erfolgt daher in der Regel innerhalb von ein oder zwei Minuten nach Eingang der E-Mail – das ist für E-Mails normal und wird Ihren Kunden nicht weiter auffallen. --- ## Kosten E-Mail ist ein **kostenloser** Kanal – es gibt keine Gebühren pro Nachricht und keine monatliche Verbindungsgebühr. Die normale Nutzung von KI-Credits für die Generierung von Antworten gilt wie bei jedem anderen Kanal auch. --- ## Mediennachrichten Der Bot liest den **Text** eingehender E-Mails. Anhänge (Bilder, PDFs usw.) werden in dieser Version nicht in die Unterhaltung heruntergeladen. Ausgehende Antworten sind **reiner Text** (ein Link wird eingefügt, falls der Bot eine Datei teilen muss). E-Mails, die nur aus HTML oder Anhängen ohne lesbaren Text bestehen, werden übersprungen. --- ## Verbindungsstatus & Trennen der Verbindung Ihr E-Mail-Verbindungsstatus wird auf der **E-Mail**-Karte angezeigt: | Status | Bedeutung | |---|---| | **Verbunden** | Aktiv — E-Mails werden empfangen und gesendet | | **Fehler** | Das Postfach konnte bei der letzten Überprüfung nicht erreicht werden — meist liegt dies an einem geänderten oder widerrufenen App-Passwort. Verbinden Sie es erneut mit neuen Anmeldedaten | | **Nicht verbunden** | Kein Postfach verbunden | Wenn Ihr Postfach nicht mehr funktioniert, liegt das meist daran, dass Ihr Passwort/App-Passwort geändert wurde oder der Zugriff widerrufen wurde — verbinden Sie es einfach erneut mit neuen Anmeldedaten. Zum Trennen der Verbindung: Gehen Sie zu **Einstellungen → Kanäle → Kanäle**, suchen Sie die **E-Mail**-Karte und klicken Sie auf **Trennen**. Wir hören auf, das Postfach zu überprüfen, und löschen die gespeicherten Anmeldedaten. --- ## Einschränkungen - **Textantworten.** Die KI antwortet in einfachem Text; Anhänge werden als Links statt als Datei-Uploads geteilt. - **Ein Gespräch pro Absender.** Jede Person, die Ihnen eine E-Mail schreibt, wird zu einem einzelnen Kontakt, der über ihre E-Mail-Adresse identifiziert wird. - **Ein Besitzer pro Postfach.** Ein bestimmtes Postfach kann jeweils nur mit einem Konto gleichzeitig verbunden sein. - **Automatisierte E-Mails werden ignoriert.** Unzustellbarkeitsbenachrichtigungen, Auto-Responder und E-Mails von Ihren eigenen verbundenen Adressen werden herausgefiltert, um Antwortschleifen zu vermeiden. - **Wir lesen nur neue E-Mails.** Wenn Sie die Verbindung zum ersten Mal herstellen, bleibt Ihr bestehender Posteingang unberührt – nur E-Mails, die *nach* der Verbindung eingehen, werden beantwortet. - **Antworten werden von dem verbundenen Postfach gesendet, nicht von einem Alias.** Wenn für Ihr Gmail-Konto „Senden als“-Aliase eingerichtet sind, stehen diese hier nicht zur Verfügung: Die Absenderadresse ist immer die Adresse des verbundenen Postfachs selbst. Sie können den **Anzeigenamen**, der daneben angezeigt wird, ändern, aber nicht die Adresse. Um von einer anderen Adresse aus zu antworten, verbinden Sie dieses Postfach als eigenen Kanal. - **Keine automatische Transkript-E-Mail.** Es gibt keine Einstellung, die eine Kopie eines Gesprächs an Sie oder den Kontakt sendet, wenn ein Chat endet. Wenn Sie Gespräche außerhalb der App benötigen, exportieren Sie diese oder rufen Sie sie über die API ab – siehe [Exportieren Ihrer Kontakte](../get-started/exporting-contacts.md) und [API-Zugriff](../integrations/api-access.md). --- ## Fehlerbehebung ### „Verbindung zum IMAP/SMTP-Server konnte nicht hergestellt werden“ - Überprüfen Sie die **E-Mail-Adresse und das Passwort**. Wenn Ihr Anbieter ein **App-Passwort** verlangt (Gmail, Yahoo, iCloud und viele andere), erstellen Sie eines und fügen Sie dieses anstelle Ihres normalen Passworts ein. - Stellen Sie sicher, dass **IMAP** in Ihren Postfacheinstellungen **aktiviert** ist (bei Gmail und einigen anderen Anbietern ist dies standardmäßig deaktiviert). - Überprüfen Sie bei einem benutzerdefinierten Anbieter erneut den **Host und Port** unter „Erweitert“ – IMAP ist normalerweise 993, und für SMTP verwenden Sie **587** (wenn Ihr Anbieter 465 angibt, verwenden Sie stattdessen 587 – dies ist der Port, der hier funktioniert). ### Outlook / Microsoft 365 lässt sich nicht mit einem Passwort verbinden Viele Microsoft 365-Konten blockieren passwortbasiertes IMAP/SMTP. Es gibt hier keine „Mit Microsoft anmelden“-Option — E-Mails werden ausschließlich über ein App-Passwort verbunden — bitten Sie daher Ihren IT-Administrator, IMAP und SMTP für Ihr Konto zu aktivieren (und App-Passwörter zuzulassen), oder verbinden Sie ein anderes Postfach. ### „Diese Adresse ist bereits vergeben“ (verwaltete Adresse) Jemand (möglicherweise Sie selbst über eine andere Verbindung) verwendet diese Adresse bereits. Wählen Sie eine andere – Adressen sind auf der gesamten Plattform eindeutig. ### Bot antwortet nicht auf eine E-Mail - Bestätigen Sie, dass der E-Mail-Kanal **für einen Agenten aktiviert** ist (oder als Ihr standardmäßiger eingehender Ablauf festgelegt wurde). - Bestätigen Sie, dass die KI für diesen Agenten **aktiv** ist. - Denken Sie daran, dass Antworten in einem **~2-Minuten-Zyklus** gesendet werden — geben Sie dem System eine Minute Zeit. - Überprüfen Sie, ob der Absender keine automatisierte Adresse ist (Bounces und Auto-Responder werden absichtlich herausgefiltert). ### „Nachricht konnte nicht gesendet werden. Bitte versuchen Sie es erneut.“ Das Verfassen einer eigenen Antwort in **Chats** innerhalb einer E-Mail-Konversation schlug früher mit dieser Meldung fehl, egal wie oft Sie es erneut versuchten. Das wurde behoben – öffnen Sie die Konversation und senden Sie wie gewohnt. Falls die Meldung weiterhin erscheint, überprüfen Sie, ob Ihr Postfach auf der Seite „Kanäle“ einen Fehler anzeigt. ### Kunde hat die Antwort nicht erhalten - Bitten Sie den Kunden, seinen **Spam-Ordner** zu überprüfen und Ihre Adresse zuzulassen. - Wenn Ihr Postfach auf der Kanäle-Seite einen Fehler anzeigt, verbinden Sie es erneut — der Versand könnte gestoppt worden sein, weil die Anmeldedaten abgelaufen sind. --- ## Best Practices - **Verbinden Sie das Postfach, das Kunden bereits nutzen**, damit Antworten von einer vertrauten Adresse kommen, der sie vertrauen. - **Verwenden Sie ein App-Passwort**, sofern Ihr Anbieter eines anbietet – es ist sicherer als Ihr Hauptpasswort und lässt sich leicht widerrufen. - **Legen Sie einen Absendernamen fest**, damit bei Antworten ein freundlicher "Von"-Name angezeigt wird. - **Fügen Sie eine Signatur hinzu**, damit jede Antwort mit Ihrem Namen und Unternehmen schließt, so wie Ihre Kunden es von E-Mails erwarten. - **Aktivieren Sie E-Mail für den richtigen Agenten**, damit eingehende E-Mails mit den korrekten Anweisungen beantwortet werden.