# Buchungssystem ## Übersicht Die Plattform enthält ein integriertes System zur Terminbuchung, mit dem Ihr KI-Agent Besprechungen, Beratungen und Veranstaltungen direkt in Unterhaltungen planen kann. Wenn ein Kontakt einen Termin buchen möchte, prüft die KI Ihre Verfügbarkeit, bietet freie Zeitfenster an und bestätigt den Termin – alles, ohne dass Sie einen Finger rühren müssen. **Für wen ist das geeignet?** Jedes Unternehmen, das Termine oder Reservierungen entgegennimmt. Zum Beispiel: - Ein **Friseursalon**, der Styling-Termine über WhatsApp bucht - Eine **Immobilienagentur**, die Besichtigungstermine über Instagram-Direktnachrichten vereinbart - Ein **Restaurant**, das Tischreservierungen über ein Chat-Widget entgegennimmt - Ein **Beratungsunternehmen**, das Erstgespräche direkt aus einem Chat heraus bucht - Eine **Arztpraxis**, die es Patienten ermöglicht, Termine per SMS zu vereinbaren Das Buchungssystem lässt sich mit **Google Calendar** für eine bidirektionale Synchronisierung (siehe [Google Calendar-Integration](google-calendar.md)) sowie mit Restaurant-Buchungsplattformen wie **Formitable** und **Zenchef** verbinden. **Google Calendar ist optional.** Das integrierte Buchungssystem funktioniert völlig eigenständig. Sie legen die Zeiten fest, zu denen Sie für einen Ereignistyp verfügbar sind, und die KI bietet diese Zeiten an und bucht sie, ohne dass ein Kalender verbunden sein muss. Die Verbindung mit Google Calendar bietet drei zusätzliche Vorteile: Jede Buchung landet auch in Ihrem Kalender, alles, was bereits in Ihrem Kalender steht, wird als belegt betrachtet und daher nie angeboten, und es können Google Meet-Links für Sie erstellt werden. Wenn Sie diesen Schritt überspringen, funktioniert alles andere auf dieser Seite weiterhin genau wie beschrieben. ::: tip **Tipp:** Sie können die KI-gestützte Buchung während des geführten Onboarding-Assistenten einrichten – er enthält Schritte zur Auswahl Ihrer Buchungsoption, zur Verknüpfung mit Google Kalender und zur Festlegung Ihrer Verfügbarkeit, damit Sie vom ersten Tag an Termine annehmen können. Siehe [Geführtes Onboarding](../get-started/onboarding.md). ::: Die Einrichtung von Buchungen erfolgt in drei Schritten. Diese Seite führt Sie mit Screenshots durch jeden einzelnen davon: 1. **Erstellen Sie einen Ereignistyp** — die Art von Termin, die Personen buchen können (zum Beispiel „Kostenlose 30-minütige Beratung“). 2. **Aktivieren Sie Buchungen für Ihre KI** — damit sie diese Termine im Chat anbietet. 3. **Beobachten Sie, wie Buchungen eingehen** auf der Seite „Termine“ (und in Ihrem Google Kalender, falls verbunden). --- ## Schritt 1 — Die Seite „Termine“ öffnen Klicken Sie in der Seitenleiste unter der Gruppe **Engage** auf **Appointments**. Die Seite hat zwei Registerkarten: - **Anstehende Termine** — jeder gebuchte Termin, mit Statistik-Karten für **Gesamt**, **Diese Woche**, **Bestätigt** und **Ausstehend**, sowie Suchfunktion, Zeitfilter und Statusfilter. - **Ereignistypen** — die buchbaren Dienste, die Ihre KI anbieten kann. ### Ihren Zeitplan als Kalender anzeigen Der Tab „Anstehende Termine“ kann Ihre Buchungen auf zwei Arten anzeigen – wechseln Sie mit dem Umschalter **Liste / Kalender** rechts in der Filterzeile: - **Liste** – die oben gezeigte Tabelle: eine Zeile pro Buchung, ideal zum schnellen Überblick über das Nächste und für Massenaktionen. - **Kalender** – ein Wochen- oder Monatsraster, ideal, um Ihren Tag oder Ihre Woche auf einen Blick zu sehen und freie Zeitfenster zu finden. In der Kalenderansicht erhalten Sie einen **Woche / Monat**-Umschalter (Woche ist die Standardeinstellung), Pfeile zum Vor- und Zurückblättern in der Zeit sowie eine **Heute**-Schaltfläche, um zur aktuellen Woche oder zum aktuellen Monat zurückzuspringen. Jeder Termin erscheint an seinem Tag als kleine Karte mit der Uhrzeit, dem Namen des Kontakts und einem farbigen Statuspunkt. Ihre Suche und Filter gelten auch hier, sodass Sie beispielsweise nur bestätigte Termine im Kalender anzeigen können. - **Klicken Sie auf einen Termin**, um dasselbe Detailfenster wie in der Listenansicht zu öffnen – verschieben Sie den Termin, öffnen Sie den Chat oder löschen Sie ihn von dort aus. - **Klicken Sie auf einen freien Platz an einem Tag**, um einen neuen Termin für diesen Tag zu buchen – das Buchungsformular öffnet sich mit bereits ausgefülltem Datum. - In der Monatsansicht zeigt ein ausgelasteter Tag die ersten paar Termine und eine Zeile mit **+N weitere** an – klicken Sie darauf, um in die Wochenansicht dieses Tages zu zoomen. ### Selbst einen Termin buchen Die meisten Termine werden von Ihrer KI im Chat gebucht, aber Sie können auch manuell einen Termin buchen – bei einem Telefonanruf oder einem spontanen Besuch – über die Schaltfläche **Termin buchen** oben rechts auf der Seite (oder durch Klicken auf einen freien Tag in der Kalenderansicht). Wählen Sie den Kontakt, den Ereignistyp, ein Datum und eines der verfügbaren Zeitfenster aus; die Verfügbarkeit wird genauso geprüft wie bei der Buchung durch die KI, sodass Sie ein Zeitfenster nicht doppelt belegen können. Klicken Sie auf eine beliebige Zeile, um das Detailfenster des Termins im schreibgeschützten Modus zu öffnen. Dort werden der Kontakt, das Ereignis, Datum und Uhrzeit, der Besprechungsort sowie Schaltflächen zum Öffnen des Chats, zum Verschieben oder zum Löschen angezeigt: --- ### Mehrere Termine gleichzeitig löschen Auf der Registerkarte **Termine** verfügt jede Zeile über ein Kontrollkästchen, und das Kontrollkästchen in der Kopfzeile wählt alle aktuell angezeigten Elemente aus. Wählen Sie die Termine aus, die Sie entfernen möchten. Daraufhin erscheint unten eine Leiste mit einer **Löschen**-Schaltfläche – bestätigen Sie einmal, und die Termine werden zusammen mit den verknüpften Kalenderereignissen entfernt. Drücken Sie die Escape-Taste, um eine Auswahl aufzuheben. ## Schritt 2 — Einen Ereignistyp erstellen Ereignistypen definieren die Arten von Terminen, die Ihre Kontakte buchen können. Betrachten Sie jeden Ereignistyp als einen anderen Dienst, den Sie anbieten – „30-minütige kostenlose Beratung“, „Produktdemo“, „Friseurtermin“, „Restaurantreservierung für 2“. 1. Wechseln Sie auf der Seite **Termine** zum Tab **Ereignistypen**. 2. Klicken Sie oben rechts auf die grüne Schaltfläche **Ereignistyp erstellen**. Ein Fenster mit dem Titel **Neuer Ereignistyp** öffnet sich: 3. Geben Sie unter **Details** einen **Ereignisnamen** ein. Wählen Sie einen kundenfreundlichen Namen – Ihre Kontakte sehen ihn möglicherweise während der Buchung, daher ist „Kostenloses 30-minütiges Strategiegespräch“ besser als „Erstberatung v2“. 4. Wählen Sie eine **Meeting-Art** – wie das Meeting stattfindet. Dies bestimmt, was als Ort in der Kalendereinladung erscheint: - **Persönlich** — der Termin findet an einem physischen Ort statt. Sie geben die Adresse ein, und diese Adresse erscheint im Kalenderereignis (zum Beispiel „123 Main Street, Suite 4“). - **Google Meet** — für jede Buchung wird automatisch ein Google Meet-Videolink erstellt und dem Kalenderereignis hinzugefügt. Der Kontakt wird ebenfalls als Gast zum Ereignis hinzugefügt. Wenn die E-Mail-Adresse bekannt ist (zum Beispiel, weil die KI während des Gesprächs danach gefragt hat), erhält der Kontakt die Google Kalender-Einladung mit dem Meet-Link per E-Mail. Dies erfordert eine Verbindung zu Ihrem Google Kalender – falls diese noch nicht besteht, zeigt das Formular direkt eine Warnung mit einem Link zu **Google Kalender verbinden** an (siehe [Google Kalender-Integration](google-calendar.md)). - **Benutzerdefinierter Link** — Sie fügen Ihren eigenen Meeting-Link einmalig ein (zum Beispiel den Link zu Ihrem persönlichen Zoom-Raum), und derselbe Link wird für jede Buchung dieses Ereignistyps verwendet. 5. Legen Sie unter **Slot** fest, wie Ihre Zeitfenster funktionieren: - **Dauer** — wie lange ein Termin dauert (zum Beispiel 30 Minuten). Möchten Sie eine eingebaute Pause zwischen Terminen? Stellen Sie die Dauer etwas länger ein als das eigentliche Meeting – es gibt keine separate Puffer-Einstellung. - **Vorlaufzeit** — die minimale Vorwarnzeit, die Sie benötigen, bevor eine Buchung beginnen kann (zum Beispiel bedeutet 4 Stunden, dass niemand einen Termin buchen kann, der in 30 Minuten beginnt). - **Buchbar im Voraus** — wie viele Tage in der Zukunft Kontakte buchen können (zum Beispiel 28 Tage). - **Mehrere Buchungen pro Slot** — standardmäßig deaktiviert. Wie die Beschreibung darunter besagt: „Aus bedeutet eine Buchung pro Zeitfenster, so wie Buchungen schon immer funktioniert haben.“ Schalten Sie dies ein, wenn dieselbe Zeit mehr als eine Buchung enthalten kann, woraufhin eine Zahl für **Buchungen pro Slot** erscheint. Dies ist für Plätze gedacht, die austauschbar sind und sich dieselben Stunden teilen; wenn Ihre Ressourcen unterschiedliche Zeitpläne oder eigene Kalender haben, verwenden Sie stattdessen **Räume**. Siehe [Mehreren Personen erlauben, denselben Slot zu buchen](#letting-multiple-people-book-the-same-slot) und [Räume](#rooms-separate-resources-with-their-own-schedules) unten. 6. Legen Sie unter **Wöchentliche Stunden** fest, an welchen Tagen und zu welchen Stunden dieses Ereignis gebucht werden kann. Jeder grüne Tag ist zu den angezeigten Stunden buchbar; klicken Sie auf das **×** neben einem Zeitbereich, um diesen Tag nicht verfügbar zu machen, und auf das **+**, um einen zweiten Bereich zum selben Tag hinzuzufügen (für geteilte Zeitpläne wie 9:00–12:00 und 14:00–17:00). **Tipp:** Stellen Sie Ihre Arbeitszeiten etwas enger ein als Ihren tatsächlichen Arbeitstag. Dies gibt Ihnen etwas Spielraum am Anfang und Ende. 7. Unter **Räume** können Sie die Einstellung belassen, es sei denn, Sie haben mehr als eine buchbare Ressource. Jeder Ereignistyp verfügt bereits über einen Raum, der die soeben festgelegten wöchentlichen Arbeitszeiten verwendet. Wenn zwei Personen, Stühle oder Autos zu unterschiedlichen Zeiten arbeiten, fügen Sie für jeden einen Raum hinzu. Siehe [Räume](#rooms-separate-resources-with-their-own-schedules) weiter unten. 8. Unter **Benachrichtigungen** finden Sie zwei Schalter: - **Buchungen mit Google Kalender synchronisieren** — überträgt jede Buchung in Ihren Google Kalender und prüft sie auf Konflikte. Ausgegraut, bis Ihr Google Kalender verbunden ist (der Hinweis darunter führt Sie zur richtigen Einstellungsseite). - **Termin-E-Mail an Kontakt senden** — standardmäßig aktiviert. Sendet dem Kontakt eine Bestätigungs-E-Mail, wenn ein Termin gebucht wird. Wenn die Buchung auch mit dem Google Kalender synchronisiert wird, steuert derselbe Schalter die Google Kalender-Einladung, die der Kontakt als Gast des Ereignisses erhält. Deaktivieren Sie diese Option, wenn der Kontakt überhaupt keine E-Mail erhalten soll. 9. Klicken Sie auf **Ereignis erstellen**. Sie gelangen zurück zum Reiter „Ereignistypen“, wo Ihr neues Ereignis als Zeile hinzugefügt wurde und eine Bestätigungsmeldung erscheint: Um einen Ereignistyp später zu ändern, klicken Sie auf die entsprechende Zeile – oder verwenden Sie das Stift-Symbol am rechten Ende der Zeile: In beiden Fällen erhalten Sie dasselbe Formular, das mit den aktuellen Einstellungen des Ereignisses vorausgefüllt ist. Es trägt diesmal den Titel **Ereignistyp bearbeiten** und enthält eine Schaltfläche **Ereignis speichern** anstelle von **Ereignis erstellen**. Der Abschnitt für die wöchentlichen Arbeitszeiten bleibt genau so gespeichert, wie er war, sofern Sie ihn nicht ändern: Das Löschen ist nur möglich, wenn dem Ereignis keine Buchungen zugeordnet sind. Wenn einer Ihrer KI-Agenten mit diesem Ereignistyp bucht, zeigt Ihnen das Löschfenster an, welche Agenten ihn verwenden, bevor etwas entfernt wird. So erleben Sie keine Überraschungen. Sie können den Vorgang dennoch fortsetzen, aber diese Agenten nehmen keine Buchungen mehr entgegen, bis Sie unter **Buchungen** einen anderen Ereignistyp für sie auswählen. **Über Zeitzonen:** Ihre Arbeitszeiten werden in der Zeitzone Ihres Kontos gelesen, die unter **Einstellungen → Sicherheit & Allgemeines** (das Dropdown-Menü **Zeitzone**) festgelegt ist. Wenn Ihre angebotenen Zeitfenster zu ungewöhnlichen Zeiten erscheinen, überprüfen Sie zuerst diese Einstellung. --- ## Schritt 3 — Aktivieren Sie Buchungen für Ihre KI Das Erstellen eines Ereignistyps bedeutet noch nicht, dass die KI ihn auch anbietet. Dies ist ein separater Schalter beim Agenten. 1. Klicken Sie in der Seitenleiste auf **KI-Agenten** und öffnen Sie Ihren Agenten. 2. Gehen Sie zum Schritt **KI-Fähigkeiten**. 3. Suchen Sie das Feld **Buchungen** und aktivieren Sie **Diesem Agenten erlauben, Termine zu buchen**. 4. Lassen Sie den Anbieter auf **Integrierter Kalender** (Restaurants, die [Formitable oder Zenchef](#restaurant-booking-platforms-formitable-and-zenchef) nutzen, wählen hier ihren Anbieter aus) und legen Sie unter **Auswählen, was Personen buchen können** fest, welche Termine gebucht werden können. **Sie können mehr als eine Option auswählen.** Klicken Sie auf die Auswahl und wählen Sie einen Ereignistyp aus — er erscheint darunter als kleiner Chip mit dem Namen des Ereignisses. Die Auswahl heißt dann **Add another event type**. Fahren Sie so lange fort, bis jeder Service, den dieser Agent buchen können soll, auf der Liste steht. Der **erste** Typ, den Sie auswählen, ist der Standard des Agenten. Sobald zwei oder mehr verknüpft sind, erhält der Standard-Typ eine **default**-Kennzeichnung, damit Sie sehen, welcher dies ist. Um einen Typ von der Liste zu entfernen, klicken Sie auf das **×** auf seinem Chip. Noch kein Ereignistyp vorhanden? **Create a new event type** direkt dort, ohne die Seite zu verlassen — alles, was Sie erstellen, wird sofort zur Liste hinzugefügt. Die Zeile unter der Auswahl fasst zusammen, was das bewirkt: *"The agent can book any of the selected event types in the chat. Name the staff or rooms inside each event type so the AI can book with a specific person."* 5. Klicken Sie auf **Save changes**. Die Buchungsfunktion ist eine Live-Einstellung — sie wird angewendet, sobald Sie speichern, und wartet nicht auf **Veröffentlichen**, wie es bei Bearbeitungen von Anweisungen und Wissen der Fall ist. > **Wenn die Auswahl leer ist oder nichts ausgewählt wurde**, hat die KI keine Zeiten anzubieten und wird darauf zurückgreifen, dem Kontakt mitzuteilen, dass sich jemand bei ihm melden wird. Wählen Sie mindestens einen Ereignistyp aus, bevor Sie sich darauf verlassen. **Wie das in einem Gespräch aussieht.** Die KI kennt jeden von Ihnen verknüpften Ereignistyp, sowohl beim Namen als auch bei der Dauer. Wenn jemand buchen möchte, fragt die KI nach dem gewünschten Service (oder leitet ihn aus dem bereits Gesagten ab — "Ich brauche eine Farbe" wählt den Termin für das Färben), prüft dann die Zeiten für diesen Service und bucht ihn. Umbuchungen und Stornierungen funktionieren für das, was der Kontakt tatsächlich gebucht hat, sodass dem Kunden nichts weiter erklärt werden muss. Sie verknüpfen mehr als einen? Siehe [Booking When You Offer Many Services](#booking-when-you-offer-many-services) weiter unten. Sobald dies gespeichert ist, bietet die KI während der Unterhaltungen automatisch verfügbare Zeitfenster an und übernimmt den gesamten Buchungsablauf – von der Überprüfung der Verfügbarkeit bis zur Bestätigung des Termins. **Beispiel:** Ein Kontakt schreibt: „Ich möchte eine Beratung buchen.“ Die KI antwortet mit verfügbaren Zeitfenstern basierend auf Ihren Ereigniseinstellungen (und dem Google Kalender, falls synchronisiert). Der Kontakt wählt eine Zeit aus und die KI bestätigt die Buchung – alles automatisch. --- ## Kunden selbst buchen lassen (freigabefähige Buchungsseite) Die oben genannten Schritte beziehen sich auf Buchungen, die **in einem Gespräch** getätigt werden, bei dem Ihr KI-Assistent die Zeiten vorschlägt. Jeder Ereignistyp kann auch eine **öffentliche Buchungsseite** haben: ein Link, den jeder öffnen und für eine Buchung nutzen kann, ohne dass ein Konto oder ein vorheriges Gespräch erforderlich ist. Platzieren Sie ihn hinter einer „Jetzt buchen“-Schaltfläche, in Ihrer Biografie, in einer E-Mail-Signatur oder als QR-Code auf einem Flyer. Aktivieren Sie dies im Bereich **Buchungsseite** unten im Formular für den Ereignistyp. Da die Seite **vor** der Anzeige des Kalenders nach einem Namen und einer E-Mail-Adresse oder Telefonnummer fragt, landen Personen, die mit der Buchung beginnen, aber keine Zeit auswählen, trotzdem in Ihren Kontakten und können nachverfolgt werden. Siehe [Freigabefähige Buchungsseite](booking-page.md). --- ## Verwendung eines externen Terminplanungs-Links (Calendly, Cal.com usw.) Nutzen Sie bereits ein Planungstool, das Sie lieben, wie Calendly oder Cal.com? Sie müssen nicht zum integrierten Buchungssystem wechseln – Sie können die KI einfach Ihren bestehenden Planungs-Link teilen lassen, damit Kontakte sich dort selbst buchen können. Es gibt hierfür keine separate Einstellung: Der Link wird einfach in die Anweisungen Ihrer KI eingefügt. 1. Öffnen Sie in der Seitenleiste **KI-Agenten** und wählen Sie Ihren Agenten aus. 2. Gehen Sie zum Reiter **KI-Anweisungen**. 3. Fügen Sie im Bereich **Regeln** eine Zeile hinzu wie: *Wenn jemand einen Termin buchen möchte, teilen Sie diesen Buchungslink mit, damit er selbst buchen kann: https://calendly.com/ihrname* 4. Fügen Sie optional einen entsprechenden Schritt zum Bereich **Konversationsfluss** hinzu, zum Beispiel: *Sobald Interesse besteht, teilen Sie den Buchungslink.* 5. Klicken Sie auf **Änderungen speichern** und dann auf **Live veröffentlichen**, damit die aktualisierten Anweisungen Ihre Kontakte erreichen. Der Reiter **Ausprobieren** testet immer Ihren Entwurf, sodass Sie direkt nach dem Speichern – noch vor der Veröffentlichung – prüfen können, ob die KI den Link korrekt teilt. Das war's – wann immer das Thema Buchung in einem Gespräch aufkommt, sendet die KI Ihren Link. Lassen Sie den integrierten **Bookings**-Schalter (auf dem Tab **AI Abilities**) bei dieser Einrichtung deaktiviert: Wenn er ausgeschaltet ist, versucht die KI nicht, selbst Zeitfenster anzubieten, und durch Ihren Link in den Regeln weiß sie genau, was stattdessen zu tun ist. Wenn Sie während des geführten Onboarding-Assistenten **External booking link** wählen, wird diese Regel automatisch für Sie hinzugefügt. Der Kompromiss im Vergleich zum [integrierten Buchungssystem](#step-3--turn-on-bookings-for-your-ai): Der Kontakt verlässt den Chat, um zu buchen, und der Termin landet nur in Ihrem externen Planungstool – er wird nicht auf der Seite „Appointments“ angezeigt. --- ## Buchungen, wenn Sie viele Dienstleistungen anbieten Sie bieten ein Dutzend verschiedene Behandlungen an? Ihr Agent kann alle davon im Chat buchen. Fügen Sie auf dem Tab **AI Abilities** unter **Choose what people can book** so lange Ereignistypen hinzu, bis jeder Service auf der Liste steht — es gibt kein Limit, und der erste, den Sie hinzufügen, ist der Standard. Siehe [Schritt 3](#step-3--turn-on-bookings-for-your-ai) für die Auswahl selbst. 1. Erstellen Sie für jeden Service auf dem Tab **Event Types** einen Ereignistyp mit einem Namen, den Ihre Kunden verwenden würden ("Haarschnitt", "Farbe & Strähnchen", "Bartpflege"). 2. Öffnen Sie den Tab **AI Abilities** Ihres Agenten, aktivieren Sie **Let this agent book appointments** und fügen Sie jeden dieser Typen unter **Choose what people can book** hinzu. 3. Klicken Sie auf **Save changes**. Das ist alles — die KI fragt, welchen Service der Kontakt wünscht (oder erkennt es aus dem, was ihm bereits mitgeteilt wurde), bietet die Zeiten für diesen Service an und bucht ihn. Jeder Ereignistyp behält seine eigene Dauer, Stunden, Räume und Kalender, sodass sich an den Ereignistypen selbst nichts ändert — Sie verknüpfen sie lediglich alle mit demselben Agenten. Zwei Dinge helfen der KI, es richtig zu machen: - **Die Reihenfolge spielt eine kleine Rolle.** Der erste Ereignistyp auf der Liste ist der Standard: Er ist das, worauf die KI zurückgreift, wenn der Kontakt nicht gesagt hat, welchen Service er wünscht, und es im Gespräch keine Anhaltspunkte gibt. Setzen Sie Ihren häufigsten Service an die erste Stelle. - **Geben Sie ihnen Namen, die ein Kunde wiedererkennen würde.** Die KI gleicht das, was der Kontakt sagt, mit dem Ereignisnamen ab, daher funktioniert "Farbe & Strähnchen" weitaus besser als "Service B". **Möchten Sie lieber Links senden?** Sie können das weiterhin tun, alternativ oder zusätzlich. Aktivieren Sie die [shareable booking page](booking-page.md) für jeden Ereignistyp, sodass jeder Service seinen eigenen Link hat, und fügen Sie dann eine Regel zu den Anweisungen Ihrer KI hinzu, zum Beispiel: *Wenn jemand buchen möchte, teilen Sie den Buchungslink für den Service mit, an dem er interessiert ist: Haarschnitt — https://yourlink/haarschnitt, Färben — https://yourlink/faerben.* Da dies Ihre eigenen Buchungsseiten und kein externer Planer sind, wird der Besucher als Kontakt gespeichert, noch bevor er den Kalender sieht, und jede Buchung landet weiterhin auf Ihrer Appointments-Seite (und in Ihrem Google Kalender, falls verbunden). **Und wenn Leute nach einer bestimmten Person fragen?** Fügen Sie jedes Personalmitglied als benannten Raum innerhalb des Ereignistyps hinzu, und die KI kann diese Person namentlich buchen — siehe [Booking with a specific person](#booking-with-a-specific-person). --- ## Zusätzliche Informationen während der Buchung erfassen Manchmal benötigen Sie etwas mehr als nur eine Uhrzeit. Sie können die KI anweisen, vor der Bestätigung einer Buchung zusätzliche Details vom Kontakt abzufragen – zum Beispiel eine Liefer- oder Wohnadresse, die Anzahl der Gäste, eine Referenznummer oder ein beliebiges benutzerdefiniertes Feld, das Sie verwenden. **Beispiele, wann dies nützlich ist:** - Ein mobiler Autopflegeservice, der die **Wohnadresse** des Kunden benötigt, um zu wissen, wohin er fahren muss. - Ein Restaurant, das die **Anzahl der Gäste** benötigt, bevor der richtige Tisch reserviert wird. - Ein Reparaturservice, der eine **Auftrags- oder Referenznummer** benötigt, um den Auftrag nachzuschlagen. ### Funktionsweise - Klicken Sie in der Seitenleiste auf **KI-Agenten**, öffnen Sie den Agenten, gehen Sie zum Schritt **KI-Fähigkeiten** und aktivieren Sie **KI erlauben, zusätzliche Informationen zu erfassen** (unter **Kontaktaktualisierungen**). Daraufhin erscheint eine Karte namens **Zusätzliche Informationen während der Buchung erfassen**, in der Sie auswählen können, welche Ihrer **benutzerdefinierten Felder** die KI abfragen soll, und jedes davon als **erforderlich** oder **optional** markieren können. Erforderliche Felder müssen beantwortet werden, bevor die Buchung bestätigt wird – die KI wird so lange nachfragen, bis sie die Informationen erhalten hat. - Die gesammelten Antworten werden **beim Kontakt** gespeichert (sodass Sie sie im Kontaktdatensatz haben) **und** zum **Google Kalender-Ereignis** hinzugefügt, damit Sie alles auf einen Blick sehen können, ohne die App zu öffnen. - Sie können eines dieser Felder als **Treffpunkt** markieren. Wenn Sie dies tun, wird die Antwort des Kunden (zum Beispiel seine Adresse) zum Ort im Kalenderereignis – ideal für Dienstleistungen, die zum Kunden reisen. Dies funktioniert Hand in Hand mit dem Ereignistyp **Persönlich**, den Sie beim Ereignistyp auswählen. ### Bevor Sie beginnen - Die Felder, aus denen Sie wählen können, sind dieselben **benutzerdefinierten Felder**, die Sie für Kontakte verwalten (siehe [Benutzerdefinierte Kontaktfelder](../get-started/custom-contact-fields.md)). Wenn ein Feld, das Sie erfassen möchten, noch nicht existiert, erstellen Sie es zuerst; danach steht es hier zur Auswahl bereit. - Stellen Sie sicher, dass **Kontaktnamen/Felder aktualisieren** im selben Schritt **KI-Fähigkeiten** erlaubt ist. Die KI benötigt diese Berechtigung, um die erfassten Informationen zu speichern; ist sie deaktiviert, werden die Antworten nicht gespeichert. - **Dies gilt nicht nur für Buchungen.** Mit denselben zwei Einstellungen kann die KI Details speichern, die sie an beliebiger Stelle im Gespräch aufnimmt – einen Geburtstag, eine diätetische Anforderung, eine Präferenz –, selbst wenn kein Termin involviert ist. Siehe [KI benutzerdefinierte Felder für Sie ausfüllen lassen](../get-started/custom-contact-fields.md#letting-the-ai-fill-custom-fields-for-you). **Beispiel:** Sie betreiben einen mobilen Tierpflegeservice. Sie erstellen ein benutzerdefiniertes Feld namens „Wohnadresse“, weisen die KI an, es als Pflichtfeld abzufragen, und markieren es als Treffpunkt. Wenn nun ein Kontakt bucht, fragt die KI nach der Adresse, speichert sie beim Kontakt und trägt sie als Ort im Google Kalender-Ereignis ein – damit Ihr Pfleger genau weiß, wohin er fahren muss. ### Unterschiedliche Fragen je nach Antwort stellen Sie müssen nicht jedem dieselben Fragen stellen. Wählen Sie in der Karte **Zusätzliche Informationen während der Buchung erfassen** alle Felder aus, die die KI erfassen darf, und beschreiben Sie dann in Ihren KI-Anweisungen (im Schritt **KI-Anweisungen** des Agenten), wann welches Feld relevant ist. Die KI liest diese Anweisungen in natürlicher Sprache, sodass eine Frage davon abhängen kann, was der Kontakt gerade mitgeteilt hat. **Beispiel:** ein Flughafentransfer-Service. Erstellen Sie benutzerdefinierte Felder für "Flugnummer" und "Meet & Greet", haken Sie beide in der Feldauswahl an und schreiben Sie in Ihre Anweisungen: "Fragen Sie immer nach der Abholadresse. Wenn die Abholadresse ein Flughafen ist, fragen Sie auch nach der Flugnummer und ob ein Meet & Greet gewünscht ist." Jemand, der eine Fahrt durch die Stadt bucht, wird nie nach Flügen gefragt; jemand, der eine Flughafenabholung bucht, wird vor der Bestätigung der Buchung nach beidem gefragt. --- ## Wie Zeitfenster angeboten werden Ein paar nützliche Dinge, die Sie darüber wissen sollten, wie die KI Ihre Einstellungen in angebotene Zeiten umwandelt: - Slots werden **direkt hintereinander** innerhalb Ihrer wöchentlichen Arbeitszeiten angeboten: Ein 30-minütiger Termin wird um 9:00, 9:30, 10:00 Uhr usw. angeboten. - Sobald eine Zeit gebucht wurde, wird sie nicht mehr angeboten, sodass die KI niemals Doppelbuchungen vornimmt. - Ereignistypen, die **mehrere Buchungen pro Slot** erlauben, sind die Ausnahme: Diese Zeiten werden so lange angeboten, bis sie voll sind, und die KI kann einem Kontakt mitteilen, wie viele Plätze noch frei sind (zum Beispiel: „Um 17:00 Uhr sind noch 3 Plätze frei“). Siehe [Mehreren Personen erlauben, denselben Slot zu buchen](#letting-multiple-people-book-the-same-slot) direkt unten. - Ereignistypen mit mehr als einem **Raum** werden Raum für Raum berechnet: Jeder Raum hat seine eigenen Arbeitszeiten, kann einen eigenen Kalender haben und eine eigene Anzahl an Buchungen pro Slot aufweisen. Siehe [Räume](#rooms-separate-resources-with-their-own-schedules). - Alles, was in Ihrem synchronisierten Google Kalender steht, wird als belegt behandelt und aus den Angeboten der KI entfernt, unabhängig davon, was der Ereignistyp zulässt. - Die Einstellung **Vorlaufzeit** entfernt Slots, die zu kurzfristig beginnen; **Buchbar im Voraus** begrenzt, wie weit in der Zukunft die KI Zeiten anbietet. - **Tage, an denen Sie geschlossen haben, werden als geschlossen und nicht als ausgebucht beantwortet.** Wenn jemand nach einem Samstag fragt und Ihr Ereignistyp keine Samstagszeiten hat, sagt die KI, dass Sie an diesem Tag geschlossen haben, und bietet Ihren nächsten offenen Tag an, anstatt zu sagen, dass Sie ausgebucht sind. Dasselbe gilt für einen Tag, an dem einfach keine Zeit mehr verfügbar ist: Sobald der letzte Termin, der heute noch hätte beginnen können, verstrichen ist, sagt die KI, dass der heutige Tag vorbei ist, anstatt dass er voll ist. Ein Tag erhält nur dann eine „ausgebucht“-Antwort, wenn er Arbeitszeiten hat, noch Zeit an diesem Tag verfügbar ist und jeder Slot belegt ist. --- ## Mehreren Personen erlauben, denselben Slot zu buchen Normalerweise füllt eine Buchung ein Zeitfenster: Sobald jemand 17:00 Uhr nimmt, wird 17:00 Uhr niemand anderem mehr angeboten. Viele Unternehmen arbeiten jedoch anders, daher kann ein Ereignistyp so eingestellt werden, dass er mehrere Buchungen zur gleichen Zeit akzeptiert. **Für wen ist das geeignet:** - Ein **Chauffeur- oder Taxiunternehmen** mit einer Flotte von 10 Autos. Zehn verschiedene Kunden können alle um 17:00 Uhr abgeholt werden, da Sie zehn Fahrer haben. - Ein **Fitnessstudio oder Workshop**, der einen Kurs mit 12 Plätzen anbietet. - Eine **Klinik oder ein Salon** mit drei Stühlen, wo drei Personen in derselben Stunde behandelt werden können. - Eine **Tour, Verkostung oder ein Tag der offenen Tür**, bei dem eine Gruppe zur gleichen Zeit erscheint. ### Aktivierung 1. Öffnen Sie den Ereignistyp auf dem Tab **Ereignistypen** (klicken Sie auf die Zeile oder auf den Stift am rechten Ende) oder erstellen Sie einen neuen. 2. Aktivieren Sie im Abschnitt **Slot** die Option **Mehrere Buchungen pro Slot**. Die Zeile darunter erklärt die Standardeinstellung: „Aus bedeutet eine Buchung pro Zeitfenster, so wie Buchungen schon immer funktioniert haben.“ 3. Eine Zahl für **Buchungen pro Slot** erscheint. Geben Sie ein, wie viele Buchungen diese Zeit aufnehmen kann, von 2 bis 500. Eine Flotte von zehn Autos entspricht 10; ein Kurs mit zwölf Plätzen entspricht 12. 4. Kein Limit? Aktivieren Sie den kleinen Schalter **Unbegrenzt** neben der Zahl. Die Zahl wird ausgegraut und zeigt **Unbegrenzt** an, und der Termin wird weiterhin angeboten, egal wie viele Personen ihn bereits gebucht haben. 5. Klicken Sie auf **Ereignis speichern** (oder **Ereignis erstellen** bei einem neuen Ereignis). Zurück auf dem Tab **Ereignistypen** zeigt die Spalte **Kapazität** dies an: **10 pro Zeitfenster** oder **Unbegrenzt**. Wenn der Ereignistyp [Räume](#rooms-separate-resources-with-their-own-schedules) hat und einer davon eine eigene Anzahl erhalten hat, steht dort stattdessen **Variiert je nach Raum**. ### Was passiert, sobald es aktiviert ist - **Die Zeit wird weiterhin angeboten, bis sie voll ist.** Bei 10 pro Slot wird 17:00 Uhr auch dem zweiten Kontakt angeboten, der anfragt, und dem dritten, bis hin zum zehnten. Dem elften wird eine andere Zeit angeboten. - **Die KI kann sagen, wie viele Plätze noch frei sind**, zum Beispiel „17:00 Uhr hat noch 3 Plätze frei“, wenn dies dem Kontakt bei der Entscheidung hilft. Dies geschieht nur bei Ereignistypen, die mehrere Buchungen akzeptieren. Bei einem normalen Ereignistyp mit einer Buchung wird nichts über Plätze gesagt und niemals eine Zahl erfunden, und bei einem unbegrenzten gibt es keine Zahl zu erwähnen. - **Stornieren macht den Platz sofort wieder frei.** Wenn eine Ihrer zehn 17:00-Uhr-Buchungen storniert wird, wird 17:00 Uhr dem nächsten Kontakt, der anfragt, wieder angeboten. Dasselbe gilt für das Verschieben einer Buchung auf eine andere Zeit. - **Jede Buchung ist immer noch ein eigener Termin.** Zehn Buchungen um 17:00 Uhr sind zehn Zeilen auf dem Tab **Bevorstehende Termine**, jede mit ihrem eigenen Kontakt, und zehn separate Ereignisse in Ihrem Google Kalender, falls die Synchronisierung aktiviert ist. Das ist es, was Sie wollen: zehn Autos, zehn Jobs. - **Manuelle Buchung zeigt dieselbe Anzahl.** Wenn Sie einen Termin manuell buchen, trägt jeder Zeit-Chip ein kleines Abzeichen mit den noch freien Plätzen, sodass ein 9:00-Chip bei einem Ereignis mit zwei Plätzen pro Slot **09:00 2 frei** anzeigt. - **Bei mehr als einem Raum zählt die Anzahl pro Raum.** Zwei [Räume](#rooms-separate-resources-with-their-own-schedules) bei einem Ereignis, das auf 3 pro Slot eingestellt ist, bedeuten bis zu 6 Buchungen zur gleichen Zeit, es sei denn, ein Raum überschreibt dies mit einer eigenen Zahl. - **Beschäftigte Zeit in Ihrem Kalender blockiert immer noch den gesamten Slot.** Wenn sich etwas in Ihrem synchronisierten Google Kalender mit 17:00 Uhr überschneidet, verschwindet diese Zeit für alle, egal wie viele Buchungen der Ereignistyp erlaubt. Ein Meeting in Ihrem Kalender bedeutet, dass Sie überhaupt nicht verfügbar sind, nicht, dass nur einer Ihrer Plätze belegt ist. - **Das Deaktivieren** setzt den Ereignistyp auf eine Buchung pro Zeitfenster zurück. Bereits getätigte Buchungen bleiben genau dort, wo sie sind. Wenn zwei Kontakte zufällig im selben Moment den letzten freien Platz ergattern, erhält nur einer von ihnen diesen. Dem anderen wird mitgeteilt, dass die Zeit gerade vergeben wurde, und es werden stattdessen die nächsten verfügbaren Zeiten angeboten, sodass Sie niemals eine elfte Buchung für einen Slot mit zehn Plätzen erhalten. --- ## Räume: Separate Ressourcen mit eigenen Zeitplänen Ein **Raum** ist eine separate buchbare Ressource. Trotz des Namens muss es kein physischer Raum sein: Es kann ein Mitarbeiter, ein Stuhl, ein Auto, ein Platz oder eine Behandlungsliege sein. Das Formular fasst es in einer Zeile zusammen: „Räume sind separate buchbare Ressourcen: ein Mitarbeiter, ein Stuhl, ein Auto, ein Platz. Jeder Raum hat seine eigenen wöchentlichen Stunden und kann seinen eigenen Google Kalender haben, sodass sich Räume unterscheiden können. Dr. A arbeitet Montag bis Mittwoch, Dr. B arbeitet Donnerstag und Freitag.“ Jeder Ereignistyp hat bereits einen Raum, daher gibt es hier nichts zu tun, bis eine zweite Ressource zu anderen Zeiten arbeitet oder einen eigenen Kalender benötigt. Räume haben ihren eigenen Abschnitt **Räume** im Ereignistyp-Formular, zwischen **Wöchentliche Stunden** und **Benachrichtigungen**. Geben Sie Ihren Räumen echte Namen — der Friseur, der Arzt, der Stuhl — und die KI kann einen Kontakt bei der Person buchen, nach der er fragt. Siehe [Booking with a specific person](#booking-with-a-specific-person) weiter unten. **Für wen ist das geeignet:** - Eine **Klinik oder Praxis**, in der Dr. A Montag bis Mittwoch und Dr. B Donnerstag und Freitag arbeitet. - Ein **Salon** mit drei Stühlen, von denen einer nur am Nachmittag besetzt ist. - Eine **Fahrschule oder Vermietung**, bei der jedes Auto seine eigene Verfügbarkeit hat. - Ein **Club** mit zwei Plätzen, die jeweils in einem eigenen Kalender geführt werden. ### Räume hinzufügen, umbenennen und entfernen 1. Öffnen Sie den Ereignistyp auf dem Tab **Ereignistypen** (klicken Sie auf die Zeile oder auf den Stift am rechten Ende) oder erstellen Sie einen neuen. 2. Scrollen Sie nach unten zu **Räume**. **Raum 1** ist bereits vorhanden; dies ist der Raum, für den Sie bisher die Zeiten festgelegt haben. Der Hinweis dazu lautet genau: „Dieser Raum verwendet die oben genannten wöchentlichen Stunden. Räume, die Sie unten hinzufügen, legen ihre eigenen Stunden fest.“ 3. Klicken Sie auf **Raum hinzufügen**. Eine neue Karte erscheint mit einem eigenen Namensfeld und einem Editor für **Stunden für diesen Raum**, der genauso funktioniert wie die wöchentlichen Stunden oben im Formular. 4. Geben Sie jedem Raum einen Namen. Zwei Räume können sich keinen Namen teilen: Wenn dies der Fall ist, zeigt das Formular die Meldung „Zwei Räume haben denselben Namen. Geben Sie jedem einen eigenen Namen, sonst landen Buchungen für beide auf demselben Raum.“ Das dient nicht nur der Ordnung. Buchungen werden einem Raum anhand seines Namens zugeordnet, daher verhalten sich zwei Räume mit demselben Namen wie eine einzige Ressource. 5. Klicken Sie auf **Ereignis speichern** (oder **Ereignis erstellen** bei einem neuen Ereignis). Um einen Raum **umbenennen**, überschreiben Sie seinen Namen. Eine Sache, die Sie wissen sollten, bevor Sie dies tun: Das Umbenennen eines Raums benennt keine Buchungen um, die bereits unter dem alten Namen getätigt wurden. Diese Termine behalten den Namen, mit dem sie gebucht wurden, und der umbenannte Raum beginnt wieder bei Null zu zählen. Benennen Sie früh um oder lassen Sie den Namen unverändert. Um einen Raum zu **entfernen**, klicken Sie auf das Papierkorb-Symbol auf seiner Karte und bestätigen Sie den Vorgang. Die Bestätigung erläutert, was passiert: "Dieser Raum wird nicht mehr für neue Buchungen angeboten. Bereits getätigte Buchungen behalten ihren Raumnamen und bleiben in Ihrem Kalender." Raum 1 hat kein Papierkorb-Symbol, da seine Zeiten die **Wöchentlichen Zeiten** oben im Formular sind. Zurück auf dem Tab **Ereignistypen** erscheint eine Spalte **Räume**, sobald ein Ereignistyp mehr als einen Raum hat, und zeigt die Anzahl der Räume für jedes Ereignis an. ### Ein Kalender pro Raum Sobald Ihr Google Kalender verbunden ist, erhält jede Raumkarte auch eine **Google Kalender**-Auswahl mit dem Hinweis: "Belegte Zeiten in diesem Kalender blockieren diesen Raum, und die Buchungen dieses Raums werden dort hinzugefügt." Weisen Sie den Raum von Dr. A dem Kalender von Dr. A zu und den Raum von Dr. B dem von Dr. B. Jeder Raum wird dann gegen seinen eigenen Kalender geprüft und trägt seine eigenen Buchungen dort ein. Lassen Sie einen Raum auf **Kein Kalender**, wenn er überhaupt nicht synchronisiert werden soll. Die Auswahl erscheint erst, wenn der Google Kalender im Konto verbunden ist (siehe [Google Kalender-Integration](google-calendar.md)). Bis dahin funktionieren die Räume genau gleich, es gibt lediglich keine Kalender zur Auswahl. Ein Google-Konto kann mehrere Kalender enthalten, daher benötigen Sie selten mehr als eine Verbindung. **Wenn der Kalender eines Raums nicht gelesen werden kann.** Der Kalender eines Raums muss für das von Ihnen verbundene Google-Konto lesbar sein. Ist dies nicht der Fall (der Kalender wurde gelöscht, wurde nie für dieses Konto freigegeben oder es wurde der falsche ausgewählt), kann die KI die Belegungszeiten dieses Raums nicht prüfen und wird daher keine Zeiten für dieses Ereignis vorschlagen, bis das Problem behoben ist. Sie erhalten eine E-Mail und eine In-App-Benachrichtigung, in der das Ereignis und der Kalender genannt werden (maximal alle sechs Stunden). Um das Problem zu beheben, geben Sie den Kalender für das verbundene Google-Konto frei oder öffnen Sie das Ereignis und wählen Sie einen anderen Kalender für diesen Raum. ### Buchungen gleichmäßig auf Räume verteilen Wenn eine Buchung eingeht und niemand nach einem bestimmten Raum oder einer bestimmten Person gefragt hat, wurde sie bisher immer dem **ersten Raum in Ihrer Liste** zugewiesen, der zu diesem Zeitpunkt frei ist. Für viele Konfigurationen ist das das richtige Verhalten – sortieren Sie Ihre Räume nach Präferenz, und der oberste wird zuerst belegt, während die anderen als Überlauf dienen. Wenn Ihre Räume jedoch Kollegen sind, die jeweils einen fairen Anteil an der Arbeit erhalten sollten, bedeutet „Wer zuerst kommt, mahlt zuerst“, dass die Person ganz oben voll ausgelastet ist, während die anderen halb leer sitzen. Der Schalter **Buchungen gleichmäßig verteilen** behebt dies. Er befindet sich oben im Bereich **Räume** und erscheint erst, wenn der Ereignistyp zwei oder mehr Räume umfasst: - **Aus** (Standardeinstellung für jeden Ereignistyp): Jede Buchung geht an den ersten freien Raum in Ihrer Liste, sodass der oberste Raum zuerst belegt wird. - **An**: Jede Buchung geht an den Raum mit den **wenigsten Buchungen**, wobei aktuelle und zukünftige Termine gezählt werden – so werden die Buchungen gleichmäßig auf alle verteilt. Drei Dinge bleiben in beiden Fällen gleich: - **Ein Kontakt, der nach einer bestimmten Person fragt, bekommt diese Person weiterhin.** Der Schalter entscheidet nur über den Fall ohne Präferenz. - **Einem Raum wird niemals eine Buchung zugewiesen, die er nicht annehmen kann.** Seine eigenen Arbeitszeiten, die belegten Zeiten in seinem Kalender und die Anzahl der Buchungen pro Zeitfenster werden respektiert – wenn die am wenigsten gebuchte Person zu diesem Zeitpunkt geschlossen oder ausgebucht ist, übernimmt die nächstweniger gebuchte Person. - **Wiederkehrende Buchungen bleiben bei einer Person.** Eine wöchentliche Serie wird einmal beim ersten Termin ausgeglichen und bleibt dann für den Rest der Serie bei dieser Person. Wenn der Schalter eingeschaltet ist, wird die KI auch etwas rücksichtsvoller: Bevor sie jemanden bucht, der keinen Namen genannt hat, fragt sie einmal nach, ob bereits eine bevorzugte Person vorhanden ist. Wenn dies nicht der Fall ist, bucht sie und Ihr Kalender übernimmt die Verteilung. Die [Buchungsseite](booking-page.md) folgt derselben Regel – ein Besucher, der die Zeile **Buchen bei** auf **Jeder** belässt, wird der Person mit den wenigsten Buchungen zugewiesen. Stornierungen und Umbuchungen zählen ebenfalls: Eine Person, die eine Buchung verliert, rückt automatisch in der Warteschlange für die nächste Buchung nach vorne. ### Räume oder mehrere Buchungen pro Slot? Beide Optionen ermöglichen es mehr als einer Person, dieselbe Zeit zu buchen, daher lohnt es sich, klarzustellen, welche Sie tatsächlich benötigen. Das Formular zieht die Grenze direkt unter dem Schalter **Mehrere Buchungen pro Slot**: "Gleiche Zeiten und austauschbare Plätze? Das ist alles, was Sie brauchen. Unterschiedliche Zeitpläne oder separate Kalender? Verwenden Sie unten Räume." - **Mehrere Buchungen pro Slot** ist **eine Zahl** für Plätze, die austauschbar sind und sich dieselben Zeiten teilen: zehn identische Autos, zwölf Plätze in einem Kurs. Es gibt nichts weiter einzurichten. - **Räume** sind **separate, benannte Ressourcen, die sich unterscheiden dürfen**: eigene Tage und Zeiten, ein eigener Kalender und eine eigene Anzahl an Buchungen pro Slot. **Jeder Raum beginnt mit der Anzahl des Ereignisses.** Was auch immer Sie als **Mehrere Buchungen pro Slot** festlegen, ist der Standard für jeden Raum, und jede Raumkarte zeigt an, was sie geerbt hat: "Verwendet die Ereigniseinstellung (10 pro Slot)" oder "Verwendet die Ereigniseinstellung (Unbegrenzt)", wenn das Ereignis unbegrenzt ist. Ändern Sie die Anzahl des Ereignisses, und jeder Raum, der diesem folgt, ändert sich entsprechend. **Ein Raum kann stattdessen eine eigene Anzahl haben.** Aktivieren Sie **Überschreiben** auf der Karte des jeweiligen Raums, und eine **Buchungen pro Slot**-Zahl erscheint nur für diesen Raum, beginnend bei 1, mit einem eigenen **Unbegrenzt**-Schalter daneben. Die Zeile darunter lautet: "Wie viele Personen diesen Raum gleichzeitig buchen können. Sobald diese Anzahl erreicht ist, wird dieser Raum für diese Zeit nicht mehr angeboten." Ein Raum, der auf **1** eingestellt ist, verhält sich genau wie eine klassische Ressource mit einer Buchung nach der anderen, innerhalb eines Ereignistyps, der ansonsten mehrere zulässt. **Ein Beispiel.** Eine Klinik führt einen Ereignistyp namens "Sitzung" mit zwei Räumen, und das Ereignis ist auf 12 pro Slot eingestellt. Der Gruppenraum folgt dem und nimmt um 18:00 Uhr zwölf Personen auf. Der Behandlungsraum hat **Überschreiben** mit der Zahl **1** aktiviert, nimmt also um 18:00 Uhr eine Person auf und wird dann für diese Zeit nicht mehr angeboten, während der Gruppenraum weiter belegt wird. **Wie viele Buchungen das insgesamt ergibt.** Ohne Überschreibungen gilt die Anzahl des Ereignisses für jeden Raum: Zwei Räume bei einem Ereignis mit 3 Plätzen pro Slot ergeben bis zu 6 Buchungen zur gleichen Zeit. Sobald ein Raum eine eigene Zahl hat, ist die Gesamtzahl einfach die Summe der jeweiligen Raumzahlen. Ein Gruppenraum mit zwölf Plätzen neben einem Behandlungsraum für eine Person ergibt also dreizehn Buchungen um 18:00 Uhr. Auf dem Tab **Ereignistypen** ersetzt ein Ereignistyp, dessen Räume nicht alle die gleiche Anzahl haben, seinen Pro-Slot-Chip durch **Variiert je nach Raum**. Öffnen Sie den Ereignistyp, um zu sehen, worauf jeder Raum eingestellt ist. **Manuelle Buchung, Raum für Raum.** Wenn Sie selbst einen Termin über den Reiter **Anstehende Termine** erstellen und der Veranstaltungstyp mehr als einen Raum umfasst, erscheint eine Reihe von Raum-Chips über den Uhrzeiten. Jeder Chip zeigt an, wie viele freie Termine dieser Raum an dem Tag noch hat. Wählen Sie zuerst den Raum und dann die Uhrzeit aus; die Buchung wird für diesen Raum gespeichert, sodass Sie dessen „Noch 2 verfügbar“-Anzeigen und die spezifischen Öffnungszeiten sehen. Bei nur einem Raum gibt es nichts auszuwählen und die Uhrzeiten werden wie gewohnt angezeigt. ### Buchung bei einer bestimmten Person Wenn Ihre Räume nach echten Personen oder Dingen benannt sind – Friseure, Ärzte, Stühle, Autos –, kann die KI diese Namen im Gespräch verwenden. Nennen Sie einen Raum „Alex“, und ein Kontakt, der nach Alex fragt, bekommt Alex. Hier ist, was die KI tun kann, sobald Ihre Räume richtige Namen haben: - **Sagen Sie, wer wann frei ist.** „Alex ist um 10:00 und 10:30 Uhr frei, Luan um 11:00 Uhr“ – anstatt nur eine Liste von Zeiten anzugeben. - **Buchen Sie bei der Person, nach der der Kontakt fragt.** „Kann ich am Donnerstag Alex haben?“ bucht Alex, und nur Alex. Wenn Alex zu diesem Zeitpunkt nicht frei ist, teilt die KI dies mit und bietet Alex' nächste freie Zeiten an, anstatt die Person stillschweigend jemand anderem zuzuweisen. - **Behalten Sie dieselbe Person bei, wenn eine Buchung verschoben wird.** Buchen Sie einen Kontakt um, der bei Alex gebucht hat, und er bleibt bei Alex. Wenn die neue Zeit nur bei jemand anderem funktioniert, teilt die KI dem Kontakt mit, zu wem er verschoben würde, anstatt die Personen hinter seinem Rücken auszutauschen. - **Wählen Sie jemanden aus, wenn es dem Kontakt egal ist.** „Wer auch immer um 3 Uhr frei ist“ funktioniert genau wie immer: Die KI nimmt den ersten Raum, der zu diesem Zeitpunkt frei ist. Möchten Sie, dass diese Buchungen gleichmäßig auf Ihre Mitarbeiter verteilt werden? Aktivieren Sie **Buchungen gleichmäßig verteilen** im Bereich „Räume“ des Ereignisses – siehe [Buchungen gleichmäßig verteilen](#spreading-bookings-evenly-across-rooms). Wenn diese Option aktiviert ist, fragt die KI außerdem einmal nach, ob der Kontakt bereits eine bevorzugte Person hat, bevor sie eine Auswahl trifft. **Tipps zur Benennung.** Die KI gleicht den Namen ab, daher ist hier ein wenig Sorgfalt sehr hilfreich: - Benennen Sie jeden Raum nach der Person (oder dem Ding), wie Ihre Kunden sie kennen – „Alex“, „Dr. Bakker“, „Stuhl 3 – Sanne“, „Platz A“. - Verwenden Sie **überall exakt dieselbe Schreibweise**: im Raumnamen, in Ihren KI-Anweisungen und in allem, was Sie versenden. „Alex Araújo“ und „Alex Araujo“ sollten am besten identisch gehalten werden. - Wenn sich zwei Personen einen Vornamen teilen, fügen Sie etwas hinzu, das sie unterscheidbar macht – den Standort, den Nachnamen, das Fachgebiet: „Alex – Centro“, „Alex – Norte“. Andernfalls kann die KI nicht unterscheiden, wen der Kontakt meint, und wird nachfragen. - Die KI verwendet nur Namen, die tatsächlich für Ihre Räume vergeben sind. Sie erfindet keinen Kollegen, der nicht existiert. **Lassen Sie die Namen generisch, und es ändert sich nichts.** Räume, die weiterhin „Neuer Raum“, „Raum 1“ und „Raum 2“ heißen, werden wie bisher als austauschbar behandelt: Die KI erwähnt sie nie und weist die Buchung einfach dort zu, wo Platz ist. Das ist die richtige Einstellung, wenn Ihre Ressourcen aus Sicht des Kunden identisch sind – zehn identische Autos, zwei identische Behandlungsräume. **Die [Buchungsseite](booking-page.md) verwendet dieselben Namen.** Wenn ein Ereignistyp zwei oder mehr benannte Räume hat, zeigt der öffentliche Link eine Zeile **Buchen bei** (Jeder, plus ein Chip pro Person) über den Zeiten an, sodass Besucher dort auch ihre Person auswählen können. Generische Raumnamen zeigen keine solche Zeile an. --- ## Wiederkehrende Termine Die Plattform unterstützt wiederkehrende Termine für Kontakte, die regelmäßige Sitzungen benötigen – perfekt für fortlaufendes Coaching, Therapie, Training oder Wartungsdienste. - Eine Wiederholung hat eine **Häufigkeit** von Tag, Woche oder Monat sowie ein **Intervall**. Zum Beispiel sind zweiwöchentliche Sitzungen eine Woche mit einem Intervall von 2. - Eine Serie kann begrenzt werden, sodass sie **nach einer bestimmten Anzahl von Sitzungen endet** (zum Beispiel „10-mal wiederholen“). Wiederkehrende Termine werden als Serie nachverfolgt, was die Verwaltung laufender Kundenbeziehungen erleichtert, ohne jedes Mal neu buchen zu müssen. --- ## Buchungsbestätigung und Benachrichtigungen Wenn ein Kontakt einen Termin über die KI bucht, geschieht Folgendes: 1. Der Termin wird erstellt und erscheint auf dem Tab **Anstehende Termine**. 2. Eine Bestätigungsnachricht wird an den Kontakt im Chat gesendet (zum Beispiel: „Ihr Termin ist für Dienstag um 14:00 Uhr bestätigt“). 3. Wenn der Kontakt eine E-Mail-Adresse hinterlegt hat, erhält er zusätzlich eine Bestätigungs-E-Mail (Antworten gehen an Ihre Konto-E-Mail-Adresse). Dies wird über den Schalter **Termin-E-Mail an Kontakt senden** beim Ereignistyp gesteuert, der standardmäßig aktiviert ist. Hinweis: Diese E-Mail wird nicht für importierte oder Formitable-Buchungen versendet. 4. Der Termin wird mit Ihrem Google-Kalender synchronisiert (falls verbunden – siehe [Google-Kalender-Integration](google-calendar.md)). 5. Sie erhalten eine Benachrichtigung basierend auf Ihren [Benachrichtigungseinstellungen](../settings/notifications.md). --- ## Umgang mit Stornierungen Sowohl Kontakte als auch Administratoren können Termine stornieren: - **Nachverfolgung von Stornierungsgründen** — Wenn ein Termin storniert wird, wird der Grund aufgezeichnet, damit Sie Muster erkennen können (zum Beispiel, wenn viele Kontakte aufgrund von Terminkonflikten stornieren). - **Status-Updates** — Der Terminstatus ändert sich von „Bestätigt“ zu „Storniert“. - **Kalender-Synchronisierung** — Stornierungen werden automatisch mit dem Google-Kalender synchronisiert, wodurch der Zeitfenster für andere Buchungen wieder frei wird. - **Formitable-Stornierungen** — Für Restaurantbuchungen über Formitable wird ein spezieller Stornierungslink bereitgestellt. Öffnen Sie einen Termin über den Tab **Anstehende Termine**, um ihn zu verschieben oder zu stornieren. --- ## Restaurant-Buchungsplattformen: Formitable und Zenchef [Formitable](https://www.formitable.com/) und [Zenchef](https://www.zenchef.com/) sind Plattformen für Restaurantreservierungen, die die KI nutzen kann, um Tischreservierungen direkt in Chat-Unterhaltungen abzuwickeln – dabei werden verfügbare Tische und Zeitfenster in Echtzeit geprüft und die Reservierung sowohl auf der Plattform als auch im Restaurantsystem gleichzeitig erstellt. Zenchef unterstützt die Verbindung mehrerer Restaurants unter einem Konto, und jedes kann unabhängig aktiviert oder deaktiviert werden. Alle drei — Google Calendar, Formitable und Zenchef — lassen sich unter **Einstellungen → Buchung & Kalender** verbinden, trennen und ihr Status einsehen: Siehe [Zenchef](../integrations/zenchef.md#connecting-zenchef) und [Formitable](../integrations/formitable.md#connecting-formitable) für die Einrichtungsschritte pro Restaurant. Damit Ihre KI mit Formitable oder Zenchef bucht, öffnen Sie **KI-Agenten**, wählen Sie den Agenten aus, gehen Sie zum Schritt **KI-Fähigkeiten** und wählen Sie die Plattform als Buchungsanbieter im Bereich **Buchungen** aus (siehe [Buchungen für Ihre KI aktivieren](#step-3--turn-on-bookings-for-your-ai)). --- ## Kalenderereignisse importieren > **Derzeit nicht in der Benutzeroberfläche verfügbar.** Diese Funktion wird zu Referenzzwecken beschrieben, ist jedoch noch nirgendwo in der App anklickbar. Wenden Sie sich an den Support, wenn Sie bestehende Termine importieren müssen. Der Import bestehender Termine übernimmt Ereignisse aus Ihrem verbundenen Google Kalender. Verbinden Sie zuerst den Google Kalender, wählen Sie dann aus, welchem Ereignistyp die Termine zugeordnet werden sollen, und legen Sie fest, ob Kontakte anhand der **E-Mail-Adresse** oder **Telefonnummer** abgeglichen werden sollen. Die Plattform liest Ereignisse aus Ihrem verknüpften Kalender und verknüpft jedes mit einem Kontakt; falls nötig, wird ein neuer Kontakt erstellt. Dies ist nützlich bei der Migration von einem anderen Terminplanungssystem oder wenn Sie bestehende Kalenderereignisse in die App übernehmen möchten. --- ## Benötigen Sie Hilfe? If you have questions about the booking system or integrations, reach out via our [email support](mailto:hi@youraiconnector.com).